skip to Main Content

Uit onderzoek van brancheorganisatie AIIM blijkt dat ca. 60 procent van de grote organisaties erkent dat het verliezen of uitlekken van vertrouwelijke informatie een behoorlijk risico is. Zo’n 13 procent ziet het zelfs als een ramp als dat gebeurt. Het geeft eens te meer aan hoe belangrijk het is om een goed systeem te hebben dat erop toeziet dat vertrouwelijke en gevoelige informatie beschermd wordt tegen onbevoegde ogen. Dus bescherm vertrouwelijke documenten.

Een van de grootste uitdagingen voor organisaties: bescherm vertrouwelijke documenten

Het is echter niet alleen voor de grote bedrijven van belang om een goed beleid te implementeren over wie wat mag zien, doen of veranderen in specifieke informatie. Gezien de ontwikkelingen in wet- en regelgeving omtrent privacy, datalekken enz., geldt voor iedere organisatie dat hij zijn zaakjes op orde moet hebben. Metadata vervullen een cruciale rol in die bescherming en dus in een slimme, betrouwbare en intelligente informatiebeheerstrategie.

Bescherming vertrouwelijke documenten is een uitdaging

Bescherming documentenTraditioneel wordt in een document management systeem het principe van bescherming van de document directory toegepast. Op zo’n directory zijn rechten van toepassing zoals een Access Control List (ACL), om vast te stellen wie toegang heeft tot die directory, maar die rechten gelden vervolgens voor alle documenten in die directory.

Dit soort ‘beveiliging’ is niet erg flexibel, te grofmazig en biedt geen zekerheid. Er zullen in veel gevallen namelijk meerdere versies van een document worden bewaard en hoe is het dan met de toegangsrechten in een andere directory?

Metadata voor afscherming

Het toekennen van metadata aan documenten, zoals in een modern document management systeem mogelijk is, biedt een betere oplossing. Documenten kunnen daarmee worden afgeschermd voor gebruikers die niet gerechtigd zijn die documenten te zien. Of ze wel mogen zien, maar niet mogen bewerken. Dat kan zowel dynamisch als automatisch worden toegepast. Deze manier van door metadata gestuurde toegang en de daarbij horende monitoring biedt de vereiste zekerheid om – ook achteraf – te kunnen traceren wie welke acties heeft uitgevoerd op het document. Daarmee kan het ingestelde beleid daadwerkelijk worden gehandhaafd.

Bescherm documenten

In zo’n metadata gestuurde oplossing kan content worden gecontroleerd door een combinatie van object-specifieke rechten met de ACL’s die automatisch kunnen worden vastgelegd, gebaseerd op die metadata. Het idee daarachter is dat door die toekenning van metadata een enkel document zijn eigen rechten krijgt toebedeeld. Daarmee kunnen gebruikers uit verschillende projecten, van andere afdelingen of zelfs externen toegang krijgen tot zo’n document. Mits een en ander overeenkomt met de rechten die van toepassing zijn op hun functie in combinatie met de metadata van het document. Die rechten kunnen bovendien worden aangepast naarmate de status van een document verandert; op een moment dat het nog in ontwikkelfase is, kunnen meer mensen toegang krijgen tot het document (bijvoorbeeld voor reviewing) dan nadat het de definitieve versie heeft gekregen. Het enige wat daarvoor nodig is, is de metadata van het document aanpassen.

Specifieke rechten toekennen

Op een vergelijkbare manier kun je de documenten in een specifiek project behandelen en metadateren. Je kunt zo op een dynamische manier de toegang tot documenten aanpassen of leden van een projectgroep wijzigen, die vervolgens per direct wel of geen toegangsrechten hebben. Simpelweg door de juiste koppeling van metadata aan documenten. Het kan zelfs nog verder gaan: koppeling van metadata aan documenten in combinatie met rollen en functies. Dan ziet de projectleider alleen die documenten die voor hem relevant zijn en dat geldt voor alle groepsleden.

M-Files biedt de juiste functionaliteit

beveiliging documenten

Toegangscontrole op gevoelige en vertrouwelijk informatie is cruciaal binnen organisaties. M-Files voorziet in de juiste functionaliteit om die rechten flexibel en traceerbaar toe te passen. In andere ECM-systemen wordt veelal gebruik gemaakt van een rigide en arbeidsintensieve toepassing van gebruikersrechten op documenten. Weliswaar aan de hand van metadata, maar niet op de manier zoals wij dat met M-Files doen. Met M-Files kan elke vorm van attribuut of eigenschap toegekend aan een document functioneren als trigger om toegangsrechten toe te passen en te beheren. Zowel op documentniveau als op niveau van documentklasse (bijvoorbeeld projectdocumenten gedurende een x-periode). Er kunnen ook meerdere metadata eigenschappen worden toegepast op eenzelfde set documenten, zoals toegang tot ‘alle projectdocumenten’, behalve die met het label ‘budget’.

Deze benadering elimineert het ‘raadwerk’ met toegangscontrole en geeft gebruikers meer ruimte om documenten en -klassen te definiëren op basis van toekenning van metadata. Dat leidt tot efficiënter en effectiever beheer van toegangsrechten, alsmede een beter werkbare en dynamische Enterprise Content Management omgeving. Wacht niet langer en bescherm vertrouwelijke documenten nu.

Volg gratis demonstratie snelst groeiende DMS ter wereld.

Ontdek hoe u documenten en informatie eenvoudig en rotsvast beveiligt met M-Files.

Back To Top