skip to Main Content

Breng licht in de duisternis van Dark Data

De term Dark Data is best wat vaag. Dat geeft daarmee wel meteen aan waar het over gaat: de vergeten bestanden en informatie die op allerlei plaatsen in de organisatie zijn opgeslagen, maar waarvan niemand meer weet dat ze er zijn. Laat staan wat je er aan hebt.

Wat is Dark Data eigenlijk? Voor velen staat het synoniem voor eenmalig gebruikte of aangemaakte informatie. Zoals bijvoorbeeld een .zip bestand dat wordt uitgepakt en gebruikt, maar waar verder niemand meer naar omkijkt. Zelfs content die actief is gebruikt kan veranderen in Dark Data op het moment dat de prioriteiten binnen een organisatie veranderen. Dergelijke informatie krijgt in veel gevallen letterlijk ‘op de plaats rust’ en wordt vervolgens vergeten. Wat erger is, we zien vaak dat informatie die niet snel genoeg wordt gevonden opnieuw wordt aangemaakt door (dure) gebruikers. Daarmee wordt het risico op en de hoeveelheid Dark Data alleen maar groter, nog los van het kostenaspect van het opnieuw creëren van informatie die er al is.

Grote zorg

Die grote volumes ongebruikte en vergeten informatie kunnen net zo snel groeien als informatie die er wél toe doet. Maar het overzicht verdwijnt volledig. Dat is een grote zorg voor veel bedrijven. De kosten voor eDiscovery – het (juridisch) doorzoeken van digitale data – stijgen daardoor eveneens explosief. Iedere organisatie die rekening houdt met of anticipeert op mogelijke schadeclaims heeft daarmee te maken. Dark Data heeft ook grote invloed op data-analyses die worden gemaakt. Er zit niet alleen veel ruis in de te doorzoeken data, het duurt allemaal langer voor alles is geanalyseerd. De uitkomsten worden tevens beïnvloed door gedateerde informatie die toch wordt meegenomen.

Metadata toekennen brengt licht in de zaak

Voordat Dark Data in het licht kan worden gezet, moeten we die eerst identificeren. Daarna kan een goed ECM-systeem met de juiste metadatering weer nieuw en intelligent leven geven aan die informatie. Of je besluit er voorgoed afscheid van te nemen als er echt geen waarde meer aan toe te kennen is.

Dark DataDoor het toekennen van ‘attributen’ of ‘tags’ aan content kan een intelligent en op metadata gebaseerd ECM-systeem de informatie direct identificeren en aan elkaar relateren. Dat geldt zowel voor de ongestructureerde als de gestructureerde data. Voorbeeld: een offerte (ongestructureerde informatie) kan door een metadata worden gekoppeld aan het CRM-account voor Klant A. Daarmee wordt het zichtbaar in het CRM-systeem op het moment dat iemand iets met Klant A gaat doen. Op die manier voegt metadata opnieuw waarde toe aan Dark Data. Alle aan Klant A gerelateerde informatie wordt immers volledig weergegeven in het CRM.

Leren kijken in het donker

Wanneer organisaties op die manier leren kijken naar Dark Data en er daadwerkelijk wat mee kunnen doen, wordt de uiteindelijke waarde van de beschikbare informatie veel groter. Het is verstandig aandacht te besteden aan Dark Data; in potentie zit er nog altijd veel waarde voor de business in. Veel meer dan u denkt….

 

Bastiaan Brefeld
Manager Business Development
bastiaan.brefeld@geone.nl

Download nu de gratis 30-dagen M-Files trial.

Zet de eerste stap naar het aanbrengen van structuur in uw documenten en informatie chaos.

Back To Top