skip to Main Content

In het huidige digitale tijdperk hebben organisaties te maken met een groeiende hoeveelheid informatie. Van contracten, klantgegevens en facturen tot aan tekeningen, correspondentie en dossiers. De digitalisering van informatie brengt bedrijven veel voordelen. Denkend aan snelheid, inzetbaarheid en de mogelijkheid om informatie oneindig te bewaren. Het brengt echter ook een nieuwe uitdaging met zich mee: het managen van deze berg aan informatie. Informatie dient geen lastpak te worden, maar iets waar je als organisatie je voordeel mee kunt doen. In dit blog licht ik aan de hand van vier factoren toe je voorkomt dat informatie onbeheersbaar wordt. Succesvol informatiemanagement begint bij het ontwikkelen van een informatiestrategie.

1. Informatiestrategie ontwikkelen

Een informatiestrategie dient voort te vloeien uit de bedrijfsdoelstellingen en -strategie. Dit betekent dat bedrijven dienen te kijken naar hoe werknemers met informatie omgaan. Speerpunt hierbij is dat medewerkers eigenaarschap krijgen en zich vooral verantwoordelijk voelen voor de informatie waar zij mee werken. Verwerkt een medewerker contracten? Dan dient hij of zij het verwerken, opslaan en beheren van deze documenten als verantwoordelijkheid te dragen.

Wat moet er met die informatie gebeuren? Dienen de contracten, uit het voorbeeld, lang opgeslagen te worden of is het juist de bedoeling dat deze op een gedefinieerde termijn verdwijnen? En hoe dient de medewerker deze contracten op te slaan? Misschien moet de medewerker wel eigenschappen of een status aan het document toevoegen.

Het gaat er in ieder geval om dat er een visie ligt over de omgang met informatie. Medewerkers dienen die visie te dragen. Zet deze informatiestrategie dan ook samen met medewerkers op, zodat eigenaarschap van informatie ook daadwerkelijk ontstaat.

2. Een levenscyclus voor informatie ontwikkelen

succesvol informatiemanagement

Levenscyclus documenten

Innovatieve organisaties maken een duidelijk onderscheid tussen informatie (classificatie). Bijvoorbeeld goedgekeurde en niet-goedgekeurde informatie. Of denk aan een voorstel dat klaar is om te versturen of juist nog niet. Een ander voorbeeld is een actieve of niet actieve klant. Kortom, een document moet uit te lezen zijn op bijvoorbeeld een bepaalde status of eigenschap. Die eigenschappen of statussen noem je meta-data (informatie over informatie). Hoe medewerkers om moeten gaan met de meta-data dient vastgelegd te zijn in de eerder genoemde informatiestrategie.

Medewerkers dienen deze meta-data in te voeren, zodat informatie en documenten een leven krijgen. Een factuur dient als meta-data bijvoorbeeld een betaalstatus te hebben. Daardoor beheer je informatie eenvoudiger omdat in dit geval duidelijk wordt of de factuur betaald is en zo ja, je de factuur kunt archiveren. Wanneer dankzij meta-data blijkt dat een klant al vijf jaar inactief is, dan kan men actie ondernemen. Dit geldt voor alle soorten documenten en informatie.

De juiste balans tussen de diverse meta-data-eisen en het gebruikersgemak is daarbij noodzakelijk. Er dient een levenscyclus te komen, waarbij medewerkers met meta-data werken en tegelijkertijd het voordeel er van voelen. Zonder dat zij daarbij het idee krijgen dat zij te veel informatie moeten invoeren. Door het toekennen van meta-data kan tevens op een vastgestelde manier informatie bewaard of juist vernietigd worden.

3. Structureer informatie

Verantwoordelijkheden worden altijd hiërarchisch ingedeeld.  Waarom informatie niet? Organisaties moeten hun informatie in een hiërarchisch georganiseerde structuur plaatsen, die reflecteert aan hoe gebruikers over informatie denken. Het salesteam bekijkt een voorstel via de klant, terwijl iemand van inkoop in zijn denkwijze dit voorstel koppelt aan een leverancier. Betrek de gebruiker dus bij de (zijn) structurering van informatie.

De betrokkenheid van gebruikers zorgt voor input bij het organiseren van meta-data (labels, tags), zodat termen en relaties de manier weergeven waarop informatie in de organisatie wordt gebruikt. Om te zorgen dat zoekresultaten en informatiesuggesties op een gecoördineerde manier tevoorschijn komen dient er een duidelijke analyse te komen. Begin op papier, schematisch, voordat de structuur uitgerold wordt.

4. Succesvol informatiemanagement valt of staat met bewustwording

Samen met de medewerkers een structuur opzetten is één ding, het duurzaam managen is een tweede. Organisaties moeten hun medewerkers leren zoeken en informatie leren te gebruiken zoals in de strategie bepaald. Het structuren van informatie kan voor veel medewerkers ogen openen over hun eigen manier van werken. Slimme organisaties controleren en evalueren hun informatiestrategie doorlopend. Medewerkers bewust laten worden van het gebruik van informatie en de bijbehorende strategie is essentieel voor succesvol informatiemanagement.

 

Bastiaan Brefeld
Manager Business Development
bastiaan.brefeld@geone.nl

Back To Top