skip to Main Content

Vandaag de dag besteedt 30 procent van de kenniswerkers 30 procent van hun werktijd aan het zoeken naar informatie, in plaats van aan winstgevende werkzaamheden. Dit is het directe gevolg van inefficiënties in het beheren van documenten en informatie.

Metadata is het begrip wat staat voor informatie over data. Het geeft gemeenschappelijke “sleutels” voor het vinden van informatie op basis van wat het is, in plaats van waar het zich bevindt.

Met metadata kan informatie op een gemeenschappelijke, efficiënte manier gecategoriseerd worden, zodat iedereen er toegang toe heeft. Metadata levert de organisatie al veel voordelen op, maar is nog maar één stap op weg naar meer efficiëntie in het beheer van documenten en informatie.

Om alle bedrijfsinformatie en -documenten efficiënt te beheren, heeft een organisatie een methode nodig voor het vinden, identificeren, beheren en verwerken van deze informatie, ongeacht de locatie. Een organisatie heeft connectoren nodig om toegang te krijgen tot informatie en documenten in andere applicaties. Kenniswerker hebben intelligente tools nodig om hun informatie en documenten te vinden en te beheren.

Webopedia legt intelligent informatiemanagement uit als een set van processen en onderliggende technologische oplossingen die organisaties in staat stellen om allerlei datatypes te begrijpen, te organiseren en te beheren.

Intelligent informatiemanagement komt voort uit een metadatagestuurde benadering van document- en informatiemanagement in combinatie met de mogelijkheid om informatie over systemen en opslagplaatsen heen te beheren zonder de noodzaak van migratie. Daarnaast maakt kunstmatige intelligentie deel uit van het pakket om de gerelateerde processen te automatiseren.

Informatiemanagement is de sleutel tot meer winstgevendheid en naleving van wet- en regelgeving. Intelligent informatiemanagement zorgt daarbovenop voor transparantie in de workflows en helpt organisaties om gemakkelijker aan de compliance-eisen te voldoen.

Intelligent informatiemanagement biedt organisaties zwaarwegende voordelen. Hieronder vindt u tien voordelen van intelligent informatiemanagement:

  1. Elimineer de noodzaak voor het migreren van geïsoleerde bedrijfsinformatie, documenten en data
    Organisaties kunnen werken met bedrijfsinformatie, documenten en data ongeacht de locatie waar deze zich bevinden.
  2. Vind informatie en documenten op basis van de juiste context
    Dezelfde informatie en documenten kunnen op aan de hand van meerdere zoekcriteria en contexten gevonden worden
  3. Vaarwel dubbele documenten en informatie
    Iedereen in de organisatie gebruikte de juiste, meest recente en enige versie van een document
  4. Beheer bedrijfskritische informatie
    Schijn licht op bedrijfskritische informatie die zich bevindt in ondoorgrondelijke opslaglocaties
  5. Voeg metadata toe om informatie te categoriseren en te verrijken
    Documenten kunnen getagd worden met werkelijk elke denkbare relevante informatie: documenttype, verloopdatum, klantgegevens en nog veel meer.
  6. Gebruik metadata voor workflows en toegangsbeheer
    Medewerkers kunnen notificaties krijgen op basis van metadata, zoals aflopende contracten. Tevens kan de toegang gebaseerd worden op deze metadata.
  7. Verhoog de productiviteit
    Laat medewerkers zich focussen op daar waar ze goed in zijn: hun werk. Voorkom dat medewerkers veel tijd kwijt zijn met het zoeken en vinden van documenten en informatie.
  8. Verbeter naleving en risicomanagement
    Intelligent informatiemanagement oplossingen helpen organisaties met het voldoen aan wet- & regelgeving, industriestandaarden en andere reguleringen.
  9. Verbeter gebruikersadoptie
    Eén universele gebruikersinterface op alle apparaten en alle schermen, over alle applicaties, systemen en opslagplaatsen heen.
  10. Een boost voor samenwerking
    Werk eenvoudig en intuïtief intern en extern samen aan documenten en informatie.

Nieuwsgierig hoe dit in de praktijk eruitziet? Neem deel aan de informatieve webinar over intelligent informatiemanagement.

 

Bastiaan Brefeld
Intelligent Informatiemanagement Specialist
bastiaan.brefeld@geone.nl

Back To Top