Accountancybureau’s staan voor nieuwe uitdagingen op het gebied van databeveiliging door tools zoals ChatGPT, Google Gemini en Microsoft Copilot.

Sommige medewerkers delen klantgegevens met openbare AI-platforms, ondanks het beleid van hun organisatie.

Het delen van informatie met deze platforms is alleen al om privacyoverwegingen geen goed idee.

Om AI veilig en effectief te integreren dienen bureau’s hun personeel een veilige tool te bieden. Een die wel rekening houdt met privacy, of sterker nog: data binnen de organisatie houdt.

Met M-Files Aino tackelen bureau’s deze uitdaging.

Bespaar tijd met AI-gestuurde boekhouding

Doordat wij als GeONE veel ervaring hebben in de accountancysector, weet ik hoe het is om honderden documenten voor meerdere klanten te beheren binnen strakke deadlines.

Het doorzoeken van deze documenten om te begrijpen of ze voldoen aan de vereisten is een terugkerende uitdaging.

Daar moet een betere manier voor zijn.

Met de AI-technologie van M-Files, brengt Aino kenniswerk naar een hoger niveau door informatie binnen handbereik te plaatsen. Aino organiseert informatie, begrijpt de context van documenten en maakt interactie met die content eenvoudig. Aino bespaart tijd door administratieve taken te automatiseren. Denk aan samenvatten, onderzoek doen en gegevensinvoer.

Dankzij het taalmodel van Aino is interactie met eigen content en het platform eenvoudig.

Het voordeel van Natural Language Processing (NLP)

NLP-technieken zorgen ervoor dat computers menselijke taal begrijpen. Ze overbruggen de kloof tussen wat mensen zeggen en schrijven en wat computers kunnen verwerken.

Aino kan tekst vertalen en genereren, antwoorden verschaffen en documenten automatisch taggen met metadata.

En dat allemaal in gespreksvorm.

Aino bespaart tijd

Dat klinkt mooi natuurlijk, maar hoe ziet dat er in de praktijk uit?

Ik licht hieronder 3 concrete voorbeelden toe:

Controleren op volledigheid

Als het gaat om opdrachtbevestigingen en contracten, gaan accountants in de eerste plaats na of ze volledig zijn uitgevoerd door de bevoegde ondertekenaars. Ten tweede zullen ze ervoor zorgen dat de tijdsperiode en de vergoedingen voor de gedekte diensten correct worden vermeld. Aino kan snel identificeren wie een document heeft ondertekend en wanneer. Het kan ook de totale kosten voor die opdracht identificeren.

In het onderstaande voorbeeld bevragen we Aino met drie vragen die enorm veel tijd besparen bij zo’n controle.

Voorbeeldvragen aan Aino:

• Wie heeft dit document ondertekend?
• Aino: Kyle Gillette
• Wanneer is deze verklaring ondertekend?
• Aino: 01/04/24
• Wat zijn de kosten voor de diensten?
• Aino: $50,000

Om deze antwoorden te bevestigen, kunnen gebruikers het document bekijken via de previewfunctie of door het document te openen. Gebruikers kunnen zo controleren of de antwoorden van Aino overeenkomen met de inhoud van het document of dossier.

Documenten samenvatten

Klanten leveren vaak lange huurovereenkomsten in verschillende talen. Dit kost accountants veel tijd om te beoordelen. Met M-Files Aino kun je een samenvatting van het document in je eigen taal aanvragen. Zo weten accountants snel of de documentatie correct is.

Voorbeeldvragen aan Aino:

• Wie zijn de verhuurder en de huurder in deze huurovereenkomst?
• Aino: Verhuurder: Real Estate Inc. Lessee: Acme
• Hoeveel kost de huur in jaar 1 ?
• Aino: Huurkosten jaar 1: $60.000,00
• Hoeveel stijgt de huur jaarlijks tussen jaar 1 en jaar 2?
• Aino: Huurverhoging per jaar tussen jaar 1 en jaar 2: $10.000,00
• Zijn er nog andere huurverhogingen in deze huurovereenkomst?
• Aino: Er zijn andere huurescalaties in deze huurovereenkomst, waarbij de huur jaarlijks met $10.000,00 stijgt.

Klantgegevens beheren

Klanten leveren gegevens in verschillende formaten, zoals Excel en PDF. Aino kan specifieke vragen beantwoorden over deze gegevens, wat accountants tijd bespaart.

Voorbeeldvragen aan Aino:

• Wat zijn de totale advertentiekosten?
• Aino: $125,000
• Welke periode dekt dit schema?
• Aino: Voor het jaar eindigend op 31/12/23

Drie concrete voorbeelden die direct besparingen opleveren, maar…

Hoe waarborgt Aino de veiligheid en vertrouwelijkheid van klantinformatie?

Aino volgt de veiligheidsinstellingen van je M-Files vault. Gebruikers kunnen alleen documenten opvragen waarvoor ze toegangsrechten hebben. Informatie blijft binnen de beveiligde omgeving van het kantoor.

Is er een leercurve voor het effectief gebruiken van NLP-technologie?

Aino kan direct worden gebruikt dankzij metadata en OCR-technologie. De database waaruit Aino informatie haalt, bestaat al in je eigen vault. Hierdoor kan Aino snel en efficiënt ondersteuning bieden.

Met Aino wordt accountancy niet alleen veiliger, maar ook een stuk efficiënter en leuker.

Heb je eigen use cases die je wilt testen of andere vragen? Plan een online demo in en ontdek wat M-Files Aino voor jouw organisatie kan betekenen!