Bedrijven die actief zijn in de bouwsector hebben dagelijks te maken met een grote verscheidenheid aan documenten en informatie. Het organiseren en beheren van documenten, tekeningen, contracten, planningen, etc. brengt genoeg uitdagingen met zich mee. In dit artikel nemen we een kijkje naar de huidige stand van zaken in de bouwsector en bespreken we de uitdagingen.

Document- en informatievoorziening zijn misschien niet de meest populaire onderwerpen in de bouwsector, maar ze zijn wel van cruciaal belang.

Het niet goed beheren van documenten en informatie leidt tot veel verwarring onder personeel, hoog oplopende faalkosten en gebrek aan inzicht om intelligente beslissingen te maken.

De stand van zaken in de bouwsector

In 2022 deed M-Files onderzoek onder medewerkers in de bouwsector om van hen te horen waar zij last van hebben als het gaat om documenten en informatie. 

Daaruit kwamen deze vijf bevindingen:

• 67 procent geeft aan dat zij een document moeilijk kunnen vinden vanwege verwarrende bestandsnamen of omdat ze slecht gecategoriseerd zijn
• 68 procent klaagde over het niet kunnen vinden van de meest recente en/of juiste versie van een document
• 58 procent vertelt dat het benaderen van documenten en informatie vanaf een mobiel apparaat cruciaal is. Bijna de helft (46 procent) ondervindt daar problemen mee en lukt dat vaak niet.
• 55 procent ervaart repeterende taken rondom documenten als een last en een derde (34 procent) maakt wel eens een fout 
• Meer dan de helft (57 procent) ondervindt problemen met het uitwisselen van documenten met externen

Waar bouwbedrijven tegenaan lopen

We bespreken deze 5 document uitdagingen voor bouwbedrijven hieronder.

Documenten niet kunnen vinden

Veel documenten worden georganiseerd door in de bestandstitel aan te geven om welk document het gaat. Dit kan leiden tot enorm veel verwarring bij jezelf of onder collega’s. Simpelweg omdat iedereen andere omschrijvingen gebruikt voor dezelfde dingen. Dat geldt ook voor de bestandsmap waarin een document terechtkomt. Want iedere medewerker hanteert zijn eigen structuur aan mappen. Kijk maar eens hoeveel moeite het kost wanneer je door andermans mappen een document zoekt.

Met M-Files behoren deze problemen tot de verleden tijd omdat het platform alle documenten organiseert op basis van metadata. De naam van het document of de locatie (welk mapje) wordt daardoor irrelevant. Wanneer iemand een document opslaat, vinden collega’s deze op een Google-achtige manier eenvoudig terug via bijvoorbeeld:

• Het type document (bijv. contract of projectvoorstel)
• Het bijbehorende project
• De gekoppelde klant
• Degene die het document creëerde
• Via een bepaalde status van het document 

Onduidelijk wat de laatste en juiste versie van een document is

Om nog even terug te komen op de eerdergenoemde bestandstitels, vaak wordt daar ook nog de versie van een document in verwerkt. Onderstaande voorbeelden zullen veel mensen wel herkennen:

• Projectplan 2020_final.docx
• Projectplan 2020_mei.docx
• Projectplan 2020 V2.docx
• Projectplan 2020_final_DEF.docx

Als je dit document zoekt, kun je aardig in de problemen raken om de meest recente en juiste versie te vinden. 

Bovendien kunnen deze documenten ook nog eens dubbel bestaan. Eén document wordt gemiddeld vier keer onnodig gedupliceerd. 

Hoe weet je zeker wanneer je het juiste document hebt? En wat te denken van een collega?

Bouwbedrijven die met M-Files werken kennen dit probleem niet, omdat M-Files van elk document altijd maar 1 exemplaar heeft. De verschillende bewerkingen, versies en wijzigingen koppelt M-Files aan dat ene document.

Het vinden van documenten gebeurt op die manier snel en bouwbedrijven krijgen zo grip op en inzicht in het versiebeheer.

Op deze manier ontstaat er maar één bron van waarheid, de welbekende ‘single point of truth‘. Misschien wel het allerbelangrijkste thema voor bouwbedrijven ter voorkoming van faalkosten.

Benaderen van documenten vanaf mobiele apparaten

Veel mensen in de bouwsector zijn regelmatig buiten het kantoor aan het werk en dan kan toegang tot informatie het verschil maken.

Met de M-Files applicaties voor iOS en Android krijgen alle gebruikers een informatiegoudmijn in hun broekzak. Vanaf elk apparaat is alle informatie vindbaar en te beheren. Projecten, klanten, contracten en meer direct inzichtelijk in de handpalm.  

Dat sommige medewerkers buiten kantoor last ondervinden van een gebrekkige internetverbinding vormt geen probleem meer. Met M-Files stellen bedrijven documenten eenvoudig offline beschikbaar, net als met Spotify.

Repeterende taken zijn saai en foutgevoelig

Jij creëert een document en stuurt deze naar een collega, hij of zij dient deze dan goed te keuren en aan jou terug te sturen. Dit proces gebeurt in een jaar talloze keren en maakt mensen niet per se gelukkig. Bovendien vergeet men het nog wel eens en iedereen maakt wel eens een fout.

Met M-Files creëren bouwbedrijven slimme workflows die zulke processen automatiseren. Hierdoor starten workflows automatisch en worden veel handelingen overbodig. 

Omdat M-Files is gebouwd op metadata zijn de mogelijkheden van processen eindeloos.   

Documenten delen met externen

Als er een soort bedrijf veel te maken heeft met externen, dan zijn het wel bouwbedrijven. Aannemers, onderaannemers, overheden, stakeholders en ga zo maar door. Vaak bestaat er een grote behoefte om documenten en informatie op een gecontroleerde manier uit te kunnen wisselen. 

Het liefst met de mogelijkheid om procesmatig documenten heen en terug uit te wisselen. Tools als Dropbox, Google Drive of WeTransfer bieden dit helaas niet.

Met M-Files kan dat wel en krijgen bouwbedrijven grip op hun documentuitwisselingen met externen via slimme document transmittals en projectportalen.

Hiermee delen bouwbedrijven eenvoudig en gecontroleerd een document of een set documenten via een landingspagina met de juiste personen en stakeholders.

Document management voor bouwbedrijven

Het documentmanagement van bouwbedrijven kan zonder centraal uitgangspunt een tijdrovend thema zijn. Met M-Files bezitten bouwers, architecten en engineers een slim platform om documenten en informatie centraal te beheren. Dit maakt documenten en informatie vindbaar, beheersbaar en veilig. 

U kunt zelf deze mogelijkheden ontdekken, M-Files is gratis te downloaden.

DMS oplossingen vergelijken

Er bestaan talloze software oplossingen die beloven bouwbedrijven verder te helpen. Dat maakt het lastig precies te achterhalen welke oplossing nou echt past en aan de verwachtingen voldoet.

De DMS checklist van GeONE is een handige tool om verschillende document management oplossingen met elkaar te vergelijken. 

Partner van het jaar GeONE is bedreven met bouwprocessen en hielp eerder bijvoorbeeld Heilijgers en Den Hollander. Lees hoe Heilijgers informatie slim beheert en hoe Den Hollander faalkosten voorkomt.