Een document management systeem is een must have voor elk accountantskantoor. In deze blog leggen we niet alleen uit waarom een DMS noodzaak is, maar ook waarom dit een lang gekoesterde wens is van al uw collega’s.

Accountantskantoren zijn documentintensieve bedrijven met bijkomende problemen

De meeste accountancyorganisaties zijn vertrouwd met digitale boekhoudsoftware en -oplossingen. Een accountantskantoor zal waarschijnlijk meer dan één oplossing gebruiken om de verschillende boekhoudkundige taken te uit te voeren, zoals het opstellen van rekeningen, het bijhouden van de boekhouding, belastingaangifte en meer. Elk van deze systemen produceert verschillende rapporten en andere documenten. Deze rapporten en de werkdocumenten die accountants voortdurend opstellen en gebruiken, moeten worden beheerd. Hoe beheert u de creatie en opslag van zoveel documenten? 

Denk eraan, het zijn niet alleen de rapporten en werkdocumenten. Er zijn ook documenten zoals overeenkomsten, algemene e-mailcorrespondentie, klantdocumenten en meer. Uw collega’s zullen ook documenten opslaan en waarschijnlijk op verschillende opslaglocaties en in hun eigen mappenstructuren, waardoor belangrijke documenten nog moeilijker terug te vinden zijn. E-mailsilo’s kunnen ook leiden tot drastische problemen, waar e-mail correspondentie wordt weggestopt en niet zichtbaar of toegankelijk is voor anderen. Al deze problemen zorgen voor onnodige druk, vooral wanneer er met korte deadlines moet worden gewerkt of wanneer men niet in staat is het juiste document te vinden wanneer er bijvoorbeeld met een klant wordt gesproken.

Waar heb je dat opgeslagen? 

We weten allemaal dat het organiseren en beheren van al die verschillende documenten een heel gedoe is, tijd in beslag neemt en veel onderlinge afspraken (waar heb je dat opgeslagen?) kan vergen die beter kunnen worden geïnvesteerd in andere, meer productieve taken. Een traditioneel documentmanagementsysteem kan een aantal problemen verminderen, maar een slim informatieplatform zoals M-Files brengt de digitale journey van een accountantskantoor pas echt naar het volgende level. 

Informatie wordt een lust in plaats van een last

Een informatieplatform kan de archiveringsprocedure volledig automatiseren en het terugvinden van documenten zo eenvoudig maken als een Google-zoekopdracht. Voer gewoon een klantnaam in en alle documenten die bij deze klant horen worden weergegeven. Met de krachtige zoekfunctie van M-Files kunt u documenten zoeken op basis van eenvoudige criteria als de naam van de klant, type dienstverlening of betrokken medewerkers. Maar het gaat veel verder, documenten zijn ook toegankelijk op basis van een bepaalde stap in de workflow, via een full-text zoekopdracht en zelfs via elk denkbare ingang die past bij uw werkwijze.

M-Files brengt een evolutie naar accountancykantoren die ontzettend veel zaken zoveel gemakkelijker en veiliger maakt:  

• Creëer complete dossiers waarin geen enkele informatie ontbreekt (rapporten, documenten, e-mailcorrespondentie, het proces en nog veel meer) 
• Nooit meer rondslingerende of niet te traceren informatie en correspondentie
• Zoek naar informatie in jouw organisatie alsof je Google gebruikt
• Vind en open dossiers waar je ook bent, via elk denkbaar scherm. Zelfs via je smartphone.
• Sla automatisch e-mailcorrespondentie op bij het betreffende dossier en maak dit inzichtelijk en makkelijk vindbaar
• Stel klantdossiers of bijvoorbeeld specifieke documenten eenvoudig en gecontroleerd beschikbaar via een veilig klantportaal
• Geen zorgen meer over de veiligheid van informatie dankzij enterprise data beveiliging.
• Governance en privacy volledig onder controle met geavanceerde permissies en automatische workflows

Zorg dat informatie voor nu en altijd beheersbaar, vindbaar en veilig is. Voor iedereen in uw accountancykantoor. 

Uw collega’s blij maken? Download M-Files gratis en probeer het 30 dagen uit. Zonder betalingen of verplichtingen.

De Jong & Laan, Arag en BDO gingen u al voor.