Gartner meldde onlangs dat 85 procent van de informatie in een bedrijf ongestructureerd is en dat de hoeveelheid informatie van een bedrijf elke 18 maanden verdubbelt. Bovendien worstelt volgens onderzoek bijna 50 procent van de professionals met documenten en content verspreid over verschillende toepassingen en opslaglocaties. Hoe gaan we dit ooit tackelen?

Om die exponentiële groei van de hoeveelheid informatie bij te houden moet het paradigma van kennis- en informatiebeheer in de huidige digitale werkplek verschuiven naar contextueel begrip. Kunstmatige intelligentie (AI) speelt hierbij een belangrijke rol en de industrie gaat in drie stappen in de richting van volledig geautomatiseerde digitale assistenten die een intelligente werkplek mogelijk maken.

In 3 stappen dichterbij een werkomgeving met AI.

Stap 1: Context in content

De zoektocht naar een intelligente werkplek begint met de informatie zelf

Een intelligente werkplek moet niet zozeer draaien om waar (of in welk systeem) informatie wordt opgeslagen, maar juist om wat informatie is en waar die informatie betrekking op heeft. Artificial Intelligence (AI) kan automatisch de belangrijkste kenmerken bepalen van elk stukje informatie. Bijvoorbeeld de klant, het project of de case waar de informatie betrekking op heeft. Maar ook het type document of informatie, zoals een contract, een factuur, een verkooporder, etc. Hiermee organiseren en verwerken organisaties informatie naar de behoeften van de verschillende mensen die er mee werken.

Met deze geïdentificeerde context kiest men een aanpak die dynamischer en flexibeler is dan de traditionele map- of bibliotheekgebaseerde hiërarchische methode. In combinatie met een moderne metadatagestuurde aanpak kan AI automatisch de metadata en contextuele relaties van een stukje content genereren. Hierbij kun je denken aan de rol van een individuele gebruiker, de levenscyclus van informatie of bijvoorbeeld de urgentie van bepaalde informatie. Eenvoudig gezegd: AI geeft context aan documenten en content.  Met deze aanpak zal informatie in meer dan één zoekopdracht ‘verschijnen’ en opduiken op het moment dat het relevant is. Zo zal een contract niet alleen gevonden worden als gezocht wordt op de partijen uit het document, maar bijvoorbeeld ook wanneer men zoekt naar contracten die dit jaar aflopen. AI leest immers de data uit de content en maakt zo de context op. Zo wordt informatie goed vindbaar en is men niet afhankelijk van één top-down bepaalde structuur.

Deze aanpak minimaliseert ook de hindernissen van datamigratie en verandermanagement. Bovendien geeft deze aanpak ruimte voor organisaties om zich aan te passen aan hoe ze informatie inzetten om innovatie te stimuleren.

Step 2: Logische helpers

Zodra AI context toevoegt aan content, zetten logische helpers content in beweging. Vroege voorbeelden van logische helpertoepassingen zijn eigenlijk de bekende spelling- en grammaticacontroles. Deze toepassingen zijn later geëvolueerd naar systemen die gebruikers nuttige aanwijzingen geven. Iedereen kent de meldingen zoals ‘Verzenden zonder onderwerp?’ en ‘U bent misschien vergeten een bestand toe te voegen’ wel.

Recente ontwikkelingen leverden zelfs logische helpers op die zijn ontworpen ter ondersteuning van alledaagse activiteiten. Denk aan ons dagelijkse woon-werkverkeer, navigatiesystemen kunnen een chauffeur vertellen ‘Uw rit naar huis duurt 38 minuten met normaal verkeer’ en alternatieve routes voorstellen. Er zijn zelfs hulpmiddelen die automatisch registreren waar mensen parkeren.

Het is slechts een kwestie van tijd voordat dat niveau van intuïtie zich vertaalt van uw woon-werkverkeer naar uw werkdag.

Step 3: Proactieve digitale assistenten

Dankzij de vooruitgang in AI zal de digitale werkplek de komende twee of drie jaar niet alleen beschikken over reactieve logische helpers, maar ook over proactieve digitale assistenten. Om content op een intelligente manier op te slaan en te beheren zal AI automatisch metadata creëren voor elk stukje informatie, zodat gebruikers hun content niet handmatig hoeven te categoriseren. Van daaruit analyseert AI metadata tags en relaties om proactief acties uit te voeren. Systemen kunnen bijvoorbeeld relevante documenten en bedrijfsobjecten (zoals een klant, account, contactpersoon, project en/of zaak) tonen, zonder expliciete zoekopdracht.

AI-gebaseerde systemen kunnen ook voorstellen geven om relevante content via e-mail bij te sluiten of te delen of gebruikers ertoe aan te zetten om gerelateerde content te bekijken omdat er een deadline nadert. Ze kunnen zelfs in staat zijn om medewerkers te verhinderen vertrouwelijke documenten van buitenaf te delen of zich in te laten met andere gedragingen die het bedrijfsbeleid niet te laat.

Nieuwe tools kunnen ook workflows verfijnen. Bijvoorbeeld door informatie aan de achterkant automatisch te beheren en relevante content met intelligente suggesties naar de gebruiker te brengen op precies die tijdstippen dat het nodig is.

AI zal ons leiden naar de intelligente werkplek

De exponentiële groei van informatie in de hedendaagse economie maakt een slimmer, flexibeler en dynamischer informatiebeheer noodzakelijk. Een sleutel tot efficiënte bedrijfsproces- en workflowautomatisering is bepalen welke informatie het meest relevant is in een gegeven context en ervoor zorgen dat de nieuwste en meest nauwkeurige versie van die informatie altijd beschikbaar is voor degenen die ze nodig hebben, op het moment dat ze dat nodig hebben.

Daarnaast verwachten mensen eenvoudige en slimme gebruikerservaringen. Worden deze verwachtingen niet waargemaakt? Dan zie je automatisch een groei in de onbeheersbare shadow-IT door BYOB (Bring Your Own Device). Dat wil geen enkele organisatie.

AI heeft een enorme potentie om een intelligente werkplek te creëren, gemeenschappelijke taken te automatiseren, workflows te optimaliseren, fouten te verminderen en het werk voor alledaagse gebruikers te vereenvoudigen. En de dag waarop die potentie werkelijkheid wordt, is niet ver weg. Mensen willen op hun eigen unieke manier werken. Op een manier die voor hen eenvoudig, nuttig en vertrouwd is. Dat is precies wat AI teweeg zal brengen in de weg naar de intelligente werkomgeving..