BDO Belastingadvies heeft gekozen voor M-Files als centrale oplossing voor het document- en informatiebeheer. Met M-Files kunnen medewerkers tijdswinst boeken, wordt dossiervorming geoptimaliseerd en is BDO Belastingadvies in staat haar klanten beter en sneller te bedienen. BDO voert de implementatie samen uit met GeONE, specialist in het optimaliseren van document- en informatiemanagement.

Met M-Files kiest BDO Belastingadvies voor een centrale plaats waar klantdossiers, taakafhandeling en kennisdocumenten bijeenkomen. Dankzij de unieke metadata-aanpak, die zowel klant, opdracht, medewerkers en de inhoud van documenten omschrijft alsook aan elkaar verbindt, ontstaat een efficiëntere manier van werken. Bovendien ondersteunt M-Files de interne processen optimaal dankzij het gebruik van de functierijke mobiele applicaties voor alle platformen.

Intelligent informatiemanagement platform

Marnix Weusten, partner en Head of Knowledge Management & Tax Innovation, over de keuze voor M-Files: “We waren op zoek naar een platform waarmee we een compleet dossier konden vormen met informatie uit verschillende bronnen en in verschillende formaten. Dankzij de metadata-aanpak zijn er straks eenvoudig dwarsdoorsnedes te maken van onze informatie, verschillende zoekingangen naar dezelfde objecten en zijn alle objecten aan elkaar gekoppeld. Onze kennisdocumenten worden op dezelfde manier ontsloten. Door de geautomatiseerde hulp bij het metadateren, worden de gebruikers niet erg belast bij het opslaan van documenten. De volledige integratie met Outlook is een groot voordeel. Omdat documenten niet hoeven te worden gemigreerd van het oude documentmanagementsysteem naar M-Files is de doorlooptijd van de invoering beperkt en is uitgebreid testen niet nodig. Ook gaat de tijd die medewerkers kwijt zijn met het zoeken naar informatie drastisch verminderen. Dankzij M-Files gaan we op een intelligente manier onze informatie beheren en benutten. Bovendien bezit M-Files een aantal Artificial Intelligence-mogelijkheden waar we gebruik van maken. Allemaal functionaliteiten die onze dienstverlening weer een niveau omhoog brengen.”

Dankzij jarenlange ervaring heeft GeONE efficiënte best practices ontwikkeld waar BDO Belastingadvies nu de vruchten van gaat plukken. Weusten is enthousiast over de samenwerking: “Van begin af aan maakte de aanpak van GeONE indruk. Zij begrijpen onze processen en werkwijzen en voelen haarfijn aan waar onze uitdaging ligt. Daaraan merk je dat GeONE ervaring heeft in zowel onze sector als in intelligent informatiemanagement. De mogelijkheden, eenvoud en toekomstvastheid van M-Files gecombineerd met de aanpak en kennis van GeONE zal ons een grote efficiëntieslag opleveren.”