Het is niet zo gebruikelijk in die branche, maar voor infra-specialist Leeuwenstein Groep was de keuze heel duidelijk: ze wilden een ICT-manager met verantwoordelijkheid voor de héle ICT. Dus hardware, software en support. De eigenzinnige Tim Heiland, de ICT-manager dus, maakt daarbij bewuste keuzes om vooral als organisatie veel in eigen hand te houden. ‘Maar dan wel met de beste hulpmiddelen voor specifieke doelen’, aldus Heiland. ‘Zo kwamen we bij M-Files en premium partner GeONE voor het optimaliseren in inrichten van ons informatiebeheer op projectniveau. Nog geen dag spijt van gehad…’

Leeuwenstein Groep uit Geldermalsen is een infra-specialist in het middensegment zoals ze dat noemen. ‘Dankzij onze compacte en diverse samenstelling kunnen wij een breed spectrum van opdrachtgevers bedienen’, begint Tim Heiland zijn verhaal. Leeuwenstein Groep is onderverdeeld in een vijftal ondernemingen, allemaal gelieerd aan de familie Van Doorn: Van Doorn Geldermalsen, Signa Terra Dover Verkeer, Ecoleon en IMS. Van Doorn zorgt voor een schone en veilige infrastructuur, Signa Terra voor stedelijk en particulier groen, Dover Verkeer voor de inzet van verkeersmaatregelen, Ecoleon voor een verduurzaming van de buitenruimte en IMS voor een snelle en adequate oplossingen bij calamiteiten, schades en storingen. Heiland: ‘Belangrijk onderdeel van onze bedrijven is dat we kennis en expertise delen en elkaar versterken bij het werk. Dat doen we door innovatief te zijn. In totaal werken er zo’n 325 medewerkers bij ons familiebedrijf. Alle vijf ondernemingen staan in nauw contact met elkaar, enerzijds omdat ze allemaal onderdeel zijn van de familiebedrijven van de familie Van Doorn, anderzijds omdat het veelal aanvullende werkzaamheden en diensten zijn die worden geleverd. Door de familiebanden bestaan er korte lijnen. Dat maakt het samenwerken erg prettig en ook onderscheidend van werken met ‘gewone’ zakenpartners.’

Ondersteunen

Opdrachtgevers voor Leeuwenstein Groep zijn instellingen van de rijksoverheid, zoals Rijkswaterstaat, provincies en gemeenten. Al die verschillende werkzaamheden vragen maximale ondersteuning en zijn vooral project georiënteerd. Heiland: ‘Dit werk vraagt een grote mobiliteit en flexibiliteit van mensen en materieel. Als ergens een calamiteit gebeurt, bijvoorbeeld een vrachtwagen die kantelt en de lading ligt op de weg, worden wij ingeschakeld om de zaak te regelen. Dan is er opeens grote dynamiek. Er moeten verkeersmaatregelen worden genomen, er moet materieel heen om schoon te maken en materiaal af te voeren, het wegdek moet misschien worden gerepareerd, er moeten mensen beschikbaar zijn, kortom, weinig van die zaken zijn direct voorspelbaar, maar veel komen wel regelmatig voor, dus je kunt er wel op inspelen. Zeker met de ervaring die wij hebben.’

“Structuur aanbrengen in informatiestromen, met een flexibel product dat meegroeit”

Maar daarmee alleen kom je er niet (altijd). Ervaring is goed, informeren en kennis delen nog beter. Voor Heiland was het een wens om meer structuur aan te brengen in de informatiestromen tussen de verschillende ondernemingen. En zoals veel zaken wilde hij dat intern kunnen regelen. ‘Intussen heb ik met mijn aanpak laten zien dat die aanpak werkt. Dan is het echter wel zaak om te werken met standaarden, met producten en diensten die flexibel zijn, die kunnen meebewegen met de ontwikkelingen in de markt. Dat geldt voor alle ICT-voorzieningen waarvan Leeuwenstein Groep gebruik maakt. Gebruikers eisen tegenwoordig steeds meer en dan vind ik het prettiger om zelf aan de touwtjes te kunnen trekken.’

Stappen maken

Maar dan wel de juiste touwtjes. Touwtjes die niet breken als je eraan trekt. Heiland: ‘De bouw- en infrawereld is best traditioneel in een aantal zaken. ICT is zo’n zaak. Je moet altijd eerst laten zien dat het echt werkt voor je toestemming krijgt om weer een stap te mogen zetten. In de afgelopen jaren heb ik kunnen aantonen dat het met de ontwikkelingen van en ondersteuning door ICT binnen Leeuwenstein Groep de goede kant opgaat. Het uiteindelijke doel is de hele organisatie op te lijnen als het ware, om als bedrijf de volgende stappen te kunnen maken met de juiste ondersteuning van ICT.’

Informatiebeheer naar volgende niveau

Waar nog wel grote kansen lagen was het informatiebeheer en de informatietoegankelijkheid rondom de vele projecten binnen de Leeuwenstein Groep. Heiland had de ambitie dat naar een volgend, hoger niveau te brengen. ‘we zijn gegroeid doordat we betrouwbare partner zijn gebleken en een goede prijs/prestatie-verhouding te leveren. Daarnaast wordt binnen weg- en waterbouwprojecten van aannemers steeds vaker gevraagd na afronding van een project het hele onderhoud op zich te nemen. Zo’n onderhoudsplicht geldt dan in de regel voor minstens tien jaar. De (rijks)overheid neemt vervolgens alleen nog de rol als opdrachtgever/regisseur aan en doet verder geen (of steeds minder) uitvoerende taken. Voor het vervolg, het onderhoud van de weg of de buitenruimte bijvoorbeeld, worden wij dan gevraagd. Echter, het is nogal wat om alle informatie rondom zo’n project zo lang geordend bij elkaar te hebben, toegankelijk te houden, de relaties te onderhouden en dat alles te beheren. Er zijn veel verschillende bronnen en uiteenlopende type documenten, ook veel technische documenten, certificeringen, etc. Die zijn vaak aan elkaar gerelateerd. Deze informatie stond voorheen op netwerkschijven en dan is zowel de informatie als de relatie tussen documenten, tekeningen, certificaten etc. na verloop van tijd niet meer terug te vinden. Bovendien is tien jaar behoorlijk lang. In die periode wisselt het veel van personeel op de specifieke projecten en we werken regelmatig met externen. Het beheer van en de toegang tot relevante informatie begon daardoor steeds meer te knellen.’

M-Files sluit naadloos aan

Heiland zocht een oplossing die aansloot bij de wensen en eisen van Leeuwenstein met betrekking tot de toegang tot, het beheer van en vooral de vindbaarheid van informatie. ‘Daarbij wilden we dat informatie goed beveiligd zou zijn tegen onbevoegde ogen. Het is belangrijke informatie die niet voor iedereen ‘zomaar’ in te zien mag zijn of gedeeld mag worden.’

M-Files bleek de oplossing te zijn die naadloos aansloot op al die wensen en eisen en premium partner GeONE paste goed bij de mentaliteit en aanpak van Leeuwenstein Groep. Heiland: ‘De intelligentie in de software om informatie eenvoudig te kunnen beheren zonder dat dat ten koste gaat van de veiligheid en vindbaarheid sprak mij zeer aan.’ Eigenlijk was het pleit snel beslecht. ‘Een lijst EIM-oplossingen werd via een shortlist met de eisen en wensen van Leeuwenstein verder teruggebracht en bracht M-Files snel in the spotlights’, aldus Heiland. ‘Eén van de aanleidingen was de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Toen we zo’n anderhalf, twee jaar geleden deze zoektocht deden, bleek M-Files daar al helemaal klaar voor te zijn. Voeg daarbij de manier waarop M-Files omgaat met informatie, het onderscheid tussen wát informatie is en niet wáár het staat opgeslagen en de rechten rondom het gebruik van specifieke informatie en de keuze voor M-Files was snel gemaakt.’

Alle gerelateerde informatie boven water

‘Met M-Files zijn gebruikers veel beter in staat om álle relevante informatie te vinden. Neem het voorbeeld van de omgevallen vrachtwagen en de verloren lading: dan zijn er vastgestelde protocollen over hoe te handelen, welke andere partijen moeten worden geïnformeerd en meegenomen in het proces, welk materieel nodig is, welke aanvullende (technische) informatie over weg/wegdek/wegafscheidingen, welke materialen en machines we nodig hebben voor het herstel van eventuele beschadigingen aan de weg, wat nodig is voor het verwijderen van de lading etc. Dat gaat om veel, complexe en vaak ook technische en onderling gerelateerde informatie. Die wil je op het moment suprême niet moeten zoeken op allerlei netwerkschijven, je afvragend over hoe iemand een specifiek document zou hebben benoemd bij het opslaan. Die informatie moet snel, volledig en actueel voorhanden zijn voor de uitvoerders die zo snel mogelijk naar de plek van het voorval moeten. Met M-Files zijn we in staat om al die informatie consistent en consequent te beheren en in relatie met elkaar te bewaren, zodat onze mensen er direct mee aan de slag kunnen en het (veilig) kunnen delen met andere betrokkenen. Ook andere relevante informatie die te maken zou kunnen hebben met een dergelijk voorval, komt via de intelligentie in M-Files direct naar voren, ook als dat in andere bronnen is opgeslagen. Ten slotte, met M-Files laat je voor jezelf altijd de weg open naar nieuwe ontwikkelingen. Het is een consistente manier van werken en bovendien zeer flexibel.’

Met M-Files alle informatie snel, volledig en actueel beschikbaar

Verder uitrollen

De eerste fase van het project bestond uit het inzetten van M-Files voor zo’n 50 mensen. ‘Het begint goed op gang te komen. Doordat we de overgang in gepast tempo doen, is het niet zo’n rigoureuze omslag voor de gebruikers. Je ziet nu duidelijk dat de mensen die gewend zijn aan M-Files niet meer anders willen. Door als gebruiker aan de voorkant informatie op een slimme en intelligente manier op te slaan, kun je er aan de achterkant maximaal van profiteren. De M-Files software is zo intelligent dat het zelf verbanden legt tussen de bestaande informatie. Informatie is nu beschikbaar (voor hen die daar de rechten toe hebben) via al onze platformen, die integratie is heel goed. Als ICT-afdeling gebruiken we alleen nog maar M-Files, ook om de anderen te laten zien dat het echt werkt. Wij gebruiken het systeem voor al onze documenten, dus ook voor de contracten met leveranciers. Daardoor kunnen we veel sneller en efficiënter afspraken met leveranciers volgen, beheren, controleren en raadplegen.’

M-Files past helemaal in de filosofie van hoe de gebruiker wil werken

‘De komende tijd zullen we binnen Leeuwenstein Groep M-Files verder uitrollen naar andere functiegroepen, zoals HR, wagenparkbeheer, etc. en zo uiteindelijk de hele organisatie rond. De intelligentie en integratiemogelijkheden van M-Files hebben ons flinke stappen laten zetten op het gebied van informatiebeheer. M-Files past helemaal in onze filosofie om te werken zoals de gebruiker dat wil en niet de gebruiker laten werken zoals wij dat als ICT of management willen. Het gaat niet om hard werken, maar om slim werken. Met M-Files dus.’