Sinds zes jaar is vliegtuigontwikkelaar Netherlands Aircraft Company b.v. (NAC) een nieuw project gestart om de nieuwe Fokker 130 (F-130) te ontwikkelen: iets langer dan de Fokker 100, met nieuwe zuinige motoren en een nieuwe state-of-the-art cockpit. De documentatie rondom dit project, in combinatie met al bestaande documentatie uit het verleden wordt op intelligente wijze beheerd en ontsloten via M-Files. Samen met partner GeONE heeft NAC niet alleen alle relevante informatie op intelligente wijze vindbaar gemaakt, maar wordt binnenkort ook Artificial Intelligence binnen M-Files ingezet.

Het op Schiphol-Oost gevestigde Netherlands Aircraft Company b.v. is voortgekomen uit de failliete boedel van Fokker. Waar Fokker Services de onderhoudsrechten heeft verkregen, heeft NAC de rechten op het intellectueel eigendom van Fokker voor wat betreft de (door)ontwikkeling van nieuwe vliegtuigen op basis van de Fokker 100. Juriaan Kellermann, managing director NAC: ‘Deze F-130 wordt het beste toestel in zijn klasse als we die in productie gaan nemen. We hopen dit jaar zover te komen dat het digitale ontwerp klaar is, dat we afspraken hebben gemaakt met de belangrijkste leveranciers ten aanzien van motoren en systemen en daarna starten we het programma om het vliegtuig gecertificeerd te krijgen. Over ongeveer vijf jaar zal er dan een nieuwe F-130 van ‘de band rollen’ in Nederland. Het uiteindelijke idee is om per jaar zo’n 75 van deze toestellen te leveren.’

ICT opwaarderen

Kellermann kwam zo’n vier jaar geleden binnen de gelederen van NAC. ‘Fokker is (deels) failliet gegaan door een achterstand in ICT. Mij werd gevraagd om – nu zo’n 20 jaar later– die ICT op orde en up-to-date te brengen. Dat vroeg in het begin vooral veel tijd om processen en informatiestromen te analyseren. Het voordeel was wel dat we met NAC ongeveer opnieuw konden beginnen. Dat betekent een nieuwe systematiek bedenken en uitrollen om op een zorgvuldige manier met informatie en -processen om te gaan. Mét toepassing van Artificial Intelligence waar dat gewenst en haalbaar is. We hebben voor dit project de hele zaak opnieuw ingericht qua processen en informatiebeheer.’

“De processen zijn veel complexer geworden en een computer is veel beter in staat die structuren in een document te herkennen”

Inmiddels is Kellermann opgeklommen tot managing director. ‘Toen ik eenmaal al die processen was doorgekropen, leek het de investeerders logisch dat ik me met de leiding ging bezighouden, om ervoor te zorgen dat de ideeën die waren ontstaan daadwerkelijk zouden worden uitgevoerd. NAC is vervolgens aan de slag gegaan met de nieuwe aanpak. Kellermann: ‘Voorheen moesten de mensen die hier werkten de processen daadwerkelijk begrijpen en zelf een nieuwe indexstructuur invullen, bijvoorbeeld een nieuwe versie van een document met specifieke kenmerken. Inmiddels zijn de processen veel complexer geworden en is een computer veel beter in staat die structuren in een document te herkennen en te gebruiken. Het consequent toepassen van dergelijke complexe documentclassificering is niet (meer) weggelegd voor mensen. Elk onderdeeltje van een vliegtuig moet aan strenge kwaliteitseisen voldoen en die worden vervolgens in certificeringen vastgelegd. In het oude archief van Fokker zat bovendien ook nog eens een grote hoeveelheid relevante informatie uit het verleden van de Fokker 100 – grotendeels op papier – die ook gerelateerd moest kunnen worden aan de nieuwe informatie rond de F-130. Dat ging om honderdduizenden documenten en technische tekeningen, inclusief beschrijvingen, controles en checks (handtekeningen) dat het proces helemaal juist is gevolgd. En de informatiestroom rondom de F-130 moest toen nog beginnen.’

Terugvinden informatie cruciaal

De kans op een fout is in dit werk heel snel té groot. Kellermann: ‘We hebben het over de ontwikkeling van een nieuw vliegtuig. Alles moet kloppen, 100 procent. Het terugvinden van de juiste informatie op het juiste moment met de zekerheid dat het inderdaad de juiste informatie is, is cruciaal voor elke onderneming. Helemaal bij de ontwikkeling van een nieuw vliegtuig. We zochten daarom een systeem dat op basis van zoektermen op intelligente wijze voor ons de documenten zou kunnen metadateren en vinden. Ook als de zoekterm wat minder exact zou zijn. We hebben ons daarbij laten leiden door de onderzoeken van Gartner en daarin kwam M-Files als beste naar voren. We waren vervolgens aangenaam verrast over de mogelijkheden van de software. Essentieel voor ons was de principiële aanpak: het gaat om de inhoud van een document in plaats van waar een document zich bevindt.’

Intelligentie in zoeken

Wat voor gebruikers heel prettig is, volgens Kellermann, is de intelligentie in M-Files, die slimme suggesties aangeeft voor documenten waarnaar je wellicht op zoek bent gezien de termen die je ingeeft. Ook als je niet helemaal precies meer weet wat het was. Kellermann: ‘Dat soort intelligentie was precies wat we zochten voor ons informatiebeheer. M-Files ziet verbanden en legt zelf eventueel nieuwe verbanden tussen de termen die je aangeeft. Dat scheelt zoveel kostbare zoektijd, alleen daarmee al verdienen we het systeem moeiteloos terug.’

M-Files ziet verbanden en legt zelf eventueel nieuwe verbanden tussen de termen die je aangeeft

NAC wil nog meer gebruik gaan maken van die intelligentie in de M-Files software, middels de Intelligent Metadata Layer. Kellermann: ‘Naast dat het systeem documenten automatisch kan classificeren en metadata kan uitlezen is het ook ‘lerend’. Het herkent documenttypen en concludeert op basis daarvan zelf dat het bij andere vergelijkbare documenten  hoort. Intelligentie die we op die manier kunnen toevoegen aan de metadatering van informatie biedt ons extra voordelen. Die Artificial Intelligence vermindert zo niet alleen de zoektijden, maar voorkomt ook dat mensen een document niet meer kunnen vinden en daardoor nieuwe informatie zouden moeten creëren. Ook het achteraf (her)indexeren van bestaande documenten om ze te laten aansluiten op de verzameling nieuwste documenten kan met M-Files een stuk slimmer.’

Ontwikkelingen gaan snel

Het concept van de Intelligent Metadata Layer toepassen op technische tekeningen geeft NAC eveneens een groot voordeel. ‘Het is een stuk lastiger om dergelijke technische documenten eenduidig te indexeren, zodanig dat ook die documenten op eenzelfde manier kunnen worden getraceerd. Het integreren van Microsoft Azure functionaliteit met de M-Files Intelligent Metadata Layer heeft voor ons het gewenste resultaat opgeleverd.’

GeONE is een innovatieve organisatie, die het maximale uit M-Files weet te halen.

Kellermann: ‘Doordat alle processen moeten zijn gecertificeerd, ligt elke processtap op en rond de organisatie en het product onder een loep. Met M-Files hebben we de informatieprocessen zodanig kunnen organiseren dat we op elk moment in control zijn. Er is een heldere rechtenstructuur voor wie wat mag met welke informatie; het is transparant en controleerbaar. De flexibele (virtuele) mappenstructuur in M-Files heeft ons bovendien in staat gesteld voor iedereen een werkbaar systeem te creëren. We hebben te maken met verschillende generaties werknemers en ieder wil het eigenlijk op zijn eigen manier. Binnen M-Files is dat prima in te regelen, waarbij ze in feite allemaal gebruik maken van hetzelfde onderliggende systeem. Elke route leidt tot hetzelfde document. M-Files scheelt ons veel tijd en dus geld. Partner GeONE heeft goed meegedacht over en met onze organisatie, zoals over die mappenstructuur en hoe we de Intelligent Metadata Layer het beste konden inzetten. GeONE is een innovatieve organisatie, die het maximale uit M-Files weet te halen. Dat tonen ze onder meer door de geïntegreerde Artificial Intelligence (AI) en inzet van Robotic Process Automation (RPA). Bovendien zijn ze in staat informatie via andere bronnen en systemen via dezelfde metadatastructuur te ontsluiten, zoals de netwerkschijven die er nog altijd zijn. Met M-Files kunnen we die ook (virtueel) intelligent doorzoeken. We beschikken nu over één omgeving voor het vinden van onze meest kritieke informatie. Het is allemaal bereikbaar binnen M-Files.’

Waar Kellermann nog naartoe wil is de zoekopties toepassen op de oude archieven en iets vergelijkbaars creëren voor het zoeken tussen de 2D- en 3D-tekeningen. ‘De toepassingen van AI binnen ons werk zal alleen maar toenemen. Met M-Files hebben we alvast een mooie stap in die richting gezet. Het geeft ons de ruimte om concurrerend bezig te zijn in de vliegtuigontwikkeling. Dáár zijn wij goed in. Die andere zaken laten we graag aan M-Files over.’

—

M-Files is een intelligent informatiemanagementsysteem voor het opslaan, beheren en delen van documenten en informatie. Nieuwsgierig geworden naar M-Files? Lees wat M-Files uniek maakt of waarom u voor M-Files zou moeten kiezen. U kunt ook gratis een webinar volgen waarin de kracht van M-Files live wordt gedemonstreerd.