In het Rotterdamse Botlek-gebied staan talloze tanks voor de opslag en overslag van onder meer gevaarlijke vloeistoffen en stookolie. Eén van de exploitanten van een deel van die tanks is Rubis Terminal. Asset manager Ed Kool heeft als taak ervoor te zorgen dat alle processen rondom het vullen, legen, schoonmaken en weer ‘klaar voor gebruik’ opleveren van de tanks veilig, efficiënt en effectief verlopen. Daar is veel en belangrijke informatie en documentatie mee gemoeid. Met hulp van premium M-Files partner GeONE krijgt Kool alle informatieprocessen echter volledig onder controle.

M-Files voor meer grip op documenten en veiligheidsprotocollen

Rubis Terminal is van origine een Frans bedrijf en speelt met meerdere locaties in Europa een belangrijke rol binnen de terminal-markt. ‘Het kenmerk van Rubis Terminal is dat we flexibel zijn en een hoge klanttevredenheid genereren’, aldus Kool. ‘Contracten met onze klanten kunnen bij ons binnen anderhalf tot twee weken geregeld zijn. Dat is echt uitzonderlijk in deze branche. Die flexibiliteit vereist echter dat we alle processen en informatie rondom de opslag en overslag van deze zogenaamde K1-vloeistoffen volledig in de vingers hebben. Je kunt je voorstellen dat met deze gevaarlijke stoffen daarop streng wordt toegezien door verschillende controlerende instanties.’

Beschikbaarheid informatie cruciaal

Hoe werkt het eigenlijk bij zo’n bedrijf als Rubis Terminal? Kool: ‘Onze klanten willen voor kortere of langere tijd hun stookolie of K1-vloeistoffen, opslaan om daarna verder te kunnen distribueren naar afnemers of bedrijven die als tussenhandel fungeren. Rubis Terminal heeft in Nederland 38 tanks voor de K1-vloeistoffen en dan nog een zestal stookolietanks. Die stoffen kunnen niet direct vanaf een schip of tankwagen in de tanks worden gepompt. Daarom worden er leidingen en koppelingen aangelegd om vanuit de haven waar het schip ligt die vloeistoffen van het schip over te pompen naar de betreffende tank van Rubis Terminal. Alles – van afnamepunt tot eindbestemming in de tank – met betrekking tot leidingen, koppelingen, vloeistoffen, tanks, vloeistoftransport, onderhoudsstatus etc. wordt begeleid met veel (vooral technische) informatie.

Een goed functionerend ‘ecosysteem’ is cruciaal voor optimale risicobeheersing

Wij moeten alle processen en ‘hardware’ documenteren en veel ervan zelfs certificeren. Dit in verband met veiligheid en risico’s die gepaard gaan met het transport en de op- en overslag van die gevaarlijke chemische stoffen. Zo hebben we in totaal 46 tanks en in principe horen daar 46 verschillende beheersystemen bij. Het is een bijna militaire operatie om ervoor te zorgen dat zowel het proces van opslag en overslag veilig gebeurt, terwijl tegelijkertijd processen inzichtelijk zijn en alle bijbehorende informatie actueel, volledig en beschikbaar is voor de mensen die het nodig hebben. Het goed functioneren van het hele ‘ecosysteem’ van infrastructuur en techniek is cruciaal met betrekking tot optimale risicobeheersing.’

Oplossing

De acute beschikbaarheid van informatie was een aandachtspuntje. ‘Alles was er en het was volledig en beschikbaar, maar de plaats en manier waarop informatie werd opgeslagen was niet voor iedereen altijd even logisch. Als een techneut iets volgens zijn logica opslaat, is dat niet per se even logisch voor iemand anders. Dat zou lastig kunnen zijn in geval van nood. Vandaar dat ik daar graag een oplossing voor wilde zien: informatie moest altijd en overal beschikbaar zijn voor de direct betrokkenen, in de meest actuele versie en liefst gelijk met alle andere relevante informatie daarbij.’

Grip op risico’s

Het hoofdproces bij Rubis Terminal is het steeds weer ‘ombouwen’ van een gevulde tank naar een lege tank, klaar om weer te worden gebruikt voor een volgende klant. Kool: ‘Daar zitten de grootste risico’s: zitten er nog reststoffen in omdat de tank niet goed schoon is; zijn de koppelingen goed onderhouden; klopt de documentatie over de tank en de stoffen die erin hebben gezeten, etc. Daar moeten we 100% zekerheid over hebben. Ook met betrekking tot de manipulatie van de stoffen. Het is complexe materie waar aanzienlijke risico’s mee zijn gemoeid en met mogelijk grote gevolgen als het fout gaat.’

Veel van de risico’s zijn op voorhand bekend en daarop is ingespeeld. Kool: ‘Maar die laatste 5% is afhankelijk van bijvoorbeeld een operator, die heeft informatie nodig om controles adequaat en snel te kunnen uitvoeren. Ons soort bedrijf valt in de categorie BRZO-bedrijven (Bedrijfs Risico Zware Ongevallen). Daar wordt dus veel gecontroleerd en alles moet op elk moment op orde zijn. Maar dan geldt nog steeds dat voortdurend en blijvend moet worden gecontroleerd of alles daadwerkelijk functioneert zoals het moet functioneren en dat moet geordend en vindbaar worden vastgelegd. Tot voor kort maakten we gebruik van Windows Verkenner, met een recht-toe-recht-aan mappenstructuur. Dat is geschikt voor degene die hem heeft ingericht, maar als je er als buitenstaander inkomt, is het soms lastig om snel iets terug vinden. Deze terminal staat hier inmiddels 10 jaar en er zijn talloze projecten geweest. Als ik zichtbaarheid, transparantie en verantwoording moet kunnen garanderen, wil ik niet dat al die informatie in een relatief ongestructureerd systeem als Windows Verkenner staat. We hebben daarom eerst de zaak eens op een rij gezet: wat willen we, welke eisen en wensen horen daarbij en welke keuze vloeit daar dan uit voort? Vervolgens zouden we de bestaande informatie overzetten naar het nieuwe systeem.’

Kennis en ervaring bij GeONE

Op de achtergrond speelde daar nog bij dat het hoofdkantoor in Frankrijk ook wel bezig was met een overgang. Echter, dat duurde Kool te lang. ‘Het betekende wel dat we een bewuste keuze moesten maken voor een oplossing die ons niet in de weg zou zitten bij toekomstige ontwikkelingen, maar flexibel zou kunnen meebewegen. Om een lang verhaal kort te maken, we kwamen tot de conclusie dat M-Files de best passende oplossing voor ons probleem is en partner GeONE op basis van kennis en ervaring de beste partij om dat project mee te gaan doen.’

Het bijzondere van M-Files is dat het net zo goed in staat is om complexe technische informatie te beheren als de meer ‘traditionele’ informatie, zoals we meestal zien bij DM-systemen. Bij het overzetten van alle bestaande informatie naar M-Files hebben we ervoor gekozen om eerst alles over te zetten en daarna te metadateren. Achteraf hadden we dat wellicht beter andersom kunnen doen. Dan was het meteen een mooie opschoningsslag geweest om alleen de écht relevante informatie voor maintenance over te houden. Maar goed, dat was onze keuze destijds en lag zeker niet aan M-Files.

M-Files is voor ons het ideale systeem: informatie altijd vindbaar op basis van ‘wat’ iets is in plaats van waar het staat opgeslagen

M-Files is voor ons het ideale systeem: op basis van wát de informatie is, kan het altijd de juiste documenten snel terugvinden, waar die zich ook bevinden. Als de gebruikte zoekterm relevant is voor het document, vindt M-Files het. Bij Windows Verkenner moesten we een bepaald pad volgen, anders vond je het document nooit. Een ander belangrijk voordeel: als we straks onze systemen hebben gekoppeld kan M-Files tevens alle andere relevante documenten tonen, dus de gebruiker ziet het document meteen in de juiste context. Dat scheelt tijd en geld. Bij een inspectie kunnen we direct laten zien hoe alles in elkaar steekt, wat er is gebeurd en welke documenten er zijn om dat aan te tonen. Met name GeONE heeft ons bij de inrichting van dat deel en het inregelen van de business rules die daarbij horen erg goed geholpen. Dan zie je dat ze veel ervaring hebben, de materie begrijpen en zich focussen op deze branche. Daardoor kunnen wij het maximale uit M-Files halen.’

Je ziet dat GeONE veel ervaring heeft en onze materie begrijpt

Document Controller

Rubis Terminal heeft inmiddels een nieuwe Document Controler aangesteld die binnenkort gaat beginnen. Kool: ‘Die mag het proces van documenten opslaan en beheren via M-Files binnen Rubis Terminal verder optimaliseren, zodat we nog meer profijt hebben. We willen toewerken naar een systeem van ‘one single point of truth’, en dat wordt M-Files. Koppelingen met onze bestaande systemen, zoals het assetmanagement systeem en het werkorder systeem moeten de integratie compleet maken. Dan kunnen we de intelligentie in M-Files maximaal benutten. Geen enkele techneut zal dan nog een probleem hebben met het vinden van specifieke documenten.’

Het tweede project met M-Files is inmiddels ook in uitvoering: het beheren van de veiligheidsprocedures en -protocollen. Kool: ‘De traceerbaarheid en actualiteit van die documenten zijn uiteraard cruciaal voor onze bedrijfsvoering, risicomanagement en verantwoording. Dat die nu in M-Files worden beheerd, heeft direct als bijkomend voordeel dat onze mensen er steeds meer aan wennen om M-Files te gebruiken. Dat is goed, want we zullen er steeds meer gebruik van gaan maken… Ook onze  terminal in Antwerpen volgt dit proces vol interesse, net als uiteraard ons hoofdkantoor.’

Kool tot slot: ‘M-Files geeft mij rust. Ik lig niet zo zeer wakker van de gevaarlijke stoffen die we voor onze klanten opslaan en overslaan, maar ik kon nog wel eens onrustig worden van de hoeveelheid en het belang van de documentatie die daaromheen hoort. Dat behoort nu tot het verleden.’