Als een organisatie eenmaal een visie en strategie heeft ontwikkeld voor het bereiken van een digitale werkplek, zijn de technologieplatforms waarmee zij dit willen bereiken het belangrijkste focuspunt. Zonder de juiste keuzes en aanpak heeft een organisatie zo te maken met een digitaliseringsfiasco.

In de meest eenvoudige vorm betekent digitaal gaan als organisatie het elimineren van papier, vaak papierloos werken genoemd. Het meest kritische aspect van de digitale werkplek vanuit technologisch oogpunt is dan ook de manier waarop de organisatie haar documenten, content en andere informatie beheert. Een werkplek kan geen digitale werkplek zijn als papieren en handmatige processen nog steeds de norm zijn. De manier waarop informatie wordt opgeslagen, beheerd en gedeeld wordt is de basis van de digitale werkplek. Vanaf dit uitgangspunt kan een organisatie grote voordelen behalen, mits juist aangepakt.

De reis van papierloos naar intelligent informatiemanagement

In de jaren ’90 wilde elke organisatie ‘papierloos’ worden. Toch is een groot aantal bedrijven nog steeds sterk afhankelijk van papier:

• 65% van de mensen maakt printjes om handtekeningen te verkrijgen of om mee te nemen naar vergaderingen (bron: AIIM)
• De gemiddelde medewerker gebruikt 1000 vellen papier per jaar (bron: EPA)
• 66% van de organisaties heeft een initiatief om het papierverbruik terug te dringen (bron: IDC)

Dit brengt een best wel zorgwekkend probleem aan het licht. Hoe worden deze papieren kopieën beheerd? Waar worden ze opgeslagen? Hoe vinden en delen mensen ze? Hoe zorgen organisaties ervoor dat medewerkers toegang hebben tot de juiste versie van een papieren document?

In de jaren ’00 is de focus verschoven naar het digitaal organiseren en beheren van documenten. Maar hoe effectief zijn organisaties hierin vandaag de dag?

• 52% van de organisaties gebruikt vier of meer content systemen / platforms (bron: AIIM)
• 70% van de organisaties heeft een slechte content strategie (als ze er al een hebben) (bron: Forrester)
• 25% van de slecht beheerde documenten zal nooit worden gelokaliseerd of opnieuw worden gebruikt (bron: Gartner)

De laatste statistiek van bovenstaande drie is het meest kritiek. Ondanks het feit dat organisaties tools en systemen implementeren om medewerkers in staat te stellen informatie elektronisch te vinden en te beheren, gaat er toch iets mis. Het toevoegen van meer technologie en meer content systemen lijkt het probleem alleen maar te verergeren.

Sinds 2010 nam de vraag om procesdigitalisering sterk toe. Je kunt je echter afvragen in hoeverre organisaties die nog steeds sterk op papier leunen, waarbij informatie ook nog eens verspreid is over meerdere silo’s, klaar zijn om bedrijfsprocessen te optimaliseren. Terwijl tegelijkertijd de vraag naar mobiel werk toeneemt, er steeds hogere eisen op gebied van beveiliging en compliance komen en de druk vanuit de markt toeneemt.

IIM is een werkwoord en geen zelfstandig naamwoord

U heeft al verschillende termen voorbij zien komen, die waarschijnlijk alleen maar tot verwarring leiden. Van DMS naar ECM naar Content Services, en nu dus Intelligent Informatiemanagement. Dus wat is nu het verschil?

Hier is een nuttig uittreksel uit een recent AIIM-rapport dat het verschil goed uitlegt.

“Enterprise Content Management was niet langer een dekkende beschrijving van alle dingen die organisaties nu doen met content en informatie, om nog maar te zwijgen van alle nieuwe dingen die ze moeten doen om levensvatbaar te blijven.

AIIM heeft “ECM” lang gezien als meer een werkwoord (iets wat organisaties doen) dan een zelfstandig naamwoord (een karakterisering van een marktsegment), maar op de lange termijn werd de definitie van ECM meer geassocieerd met het laatste dan met het eerste. 

AIIM is van mening dat “Intelligent Information Management” een beter “werkwoord” is om te beschrijven wat organisaties proberen te “doen” met content en informatie dan ECM. IIM is geen technologisch segment”.

IIM staat dus voor een mentaliteitsverandering en verschil in aanpak in de manier waarop een organisatie informatie beheert. In mijn ogen bestaat het uit drie kritische componenten:

• Metadata-gestuurd
• Systeemneutraal
• Intelligent

Metadata-gestuurd

Mappen werken gewoon niet meer. Het is een ouderwets concept dat werkte voor papier, maar er is geen reden om dit te gebruiken als het gaat om het digitaal beheren van informatie.

Beheer in plaats daarvan informatie door te beschrijven wat het is, in plaats van waar het is opgeslagen. Een eenvoudig voorbeeld hiervan is een medewerker die een verkoopvoorstel maakt en opslaat. Ten eerste, in welk systeem slaat hij dat document op? Gaat het in het CRM-systeem, documentbeheersysteem of op een gedeelde netwerkschijf? Of op alle plekken tegelijk? Als er eenmaal een beslissing is genomen, gaat het naar de klantenfolder, de voorstellenfolder, de verkoopteamfolder? Er is overigens geen juist antwoord – dat document kan absoluut op een van die locaties worden opgeslagen. Hoe zorgt u ervoor dat niet alleen u, maar ook uw collega’s weten waar ze dit document moeten vinden? Hoe zorgt u ervoor dat er geen dubbele kopieën worden opgeslagen op meerdere locaties? Hoe zorgt u ervoor dat u de laatste en juiste versie van het voorstel naar de klant stuurt? Het antwoord is dat u dat niet kunt.

Met metadata kunt u dat document classificeren als een voorstel, met betrekking tot die klant, dat project, dat team, etc. In plaats van te zoeken naar de locatie van dat document, kunt u of uw collega’s zoeken naar termen die betrekking hebben op dat document, en er zal altijd maar één versie zijn en wel de juiste.

Systeemneutraal

Medewerkers willen niet beperkt blijven tot het werken in één systeem. Misschien gebruikt een organisatie netwerkmappen, fileshareservices (Google Drive, Dropbox), documentbeheersystemen of gedeelde netwerkschijven.

Het zou niet uit mogen maken waar een stuk informatie is opgeslagen. Het moet mogelijk zijn om te zoeken en te beheren met behulp van metadata, zodat dezelfde gebruikerservaring wordt geboden, ongeacht waar die informatie fysiek is opgeslagen.

Een belangrijk onderdeel van de digitale werkplek is ervoor te zorgen dat informatie vanaf elk systeem en met elk apparaat op elk moment toegankelijk is. Dit voorkomt dat mensen papieren kopieën moeten afdrukken om bij bijvoorbeeld mee te nemen naar vergaderingen.

Intelligent

Het is belangrijk dat elke technologie die in een digitale werkplek wordt ingezet, het leven van werknemers gemakkelijker maakt. Door gebruik te maken van intelligente services om informatie automatisch te classificeren, wordt het proces van informatiebeheer gestroomlijnd en kan de consistentie en naleving binnen een organisatie worden gewaarborgd. Niet alleen hoeft een gebruiker niet langer te denken “waar moet ik dit document opslaan”, hij hoeft nu zelfs niet meer na te denken over “hoe moet ik dit document classificeren” of “welke metadata moet ik toepassen”, aangezien kunstmatige intelligentie dit proces kan helpen automatiseren.

Het inzetten van een informatiemanagementplatform kan een cruciaal onderdeel zijn voor het realiseren van de digitale werkplek, maar de manier waarop dit wordt aangepakt, moet zorgvuldig worden overwogen om risico’s en kosten te beperken en ervoor te zorgen dat werknemers de nieuwe werkwijze omarmen. Want zonder het juiste systeem en de juiste aanpak loopt een organisatie zo tegen een digitaliseringsfiasco aan. Dit is waar het belang van een Agile platform en een Agile projectmethodologie op de voorgrond treden.

 

Bastiaan Brefeld
Intelligent Informatiemanagement Specialist
bastiaan.brefeld@geone.nl