Accountantsorganisatie de Jong & Laan  kiest voor M-Files als platform voor het beheer van haar klantdossiers en bijbehorende correspondentie en documenten. Met M-Files wil de Jong & Laan zijn digitale ambities realiseren, waaronder één ingang naar het complete digitale klant dossier, slimme workflows en informatie beheren aan de hand van metadata. De Jong & Laan kiest voor GeONE, specialist in het optimaliseren van document- en informatiemanagement, als implementatiepartner.

Met M-Files brengt de Jong & Laan klantinformatie uit verschillende applicaties samen op een enkel platform en creëert zo complete en centrale klantdossiers. Hiermee wordt een enkele ingang gecreëerd naar alle documenten, e-mails en alle andere klantgerelateerde informatie. Doordat M-Files voorziet als een hub naar alle informatie zal de accountantsorganisatie in staat zijn klanten nog beter en sneller te bedienen. Met de keuze voor M-Files is de Jong & Laan straks in staat slimme functionaliteiten toe te passen ter verbetering van de efficiëntie.

Zo omarmt de accountantsorganisatie metadata voor het beheren van documenten en informatie. Dankzij unieke metadata-aanpak van M-Files, die niet alleen klant, opdracht, medewerkers en de inhoud van documenten beschrijft, maar ook aan elkaar verbindt, ontstaan ongelimiteerde zoekmogelijkheden naar en weergaven van informatie. Met deze metadata-aanpak krijgen medewerkers een 360 graden beeld van ieder dossier en iedere klant. Daarnaast gaat gewerkt worden met documenttemplates, dit zijn voorgedefinieerde documenten met ingevoegde data uit bijvoorbeeld een klantdossier, die veel tijd besparen bij documentcreatie. Het ondertekeningsproces zal verder worden gedigitaliseerd omdat de Jong & Laan o.a. via M-Files gaat werken met digitale handtekeningen.

M-Files dient als onderliggend documentmanagementplatform en zal volledig geïntegreerd worden in de bestaande productiviteitsapplicaties van Office 365 en het klantbeheer van Dynamics 365.

Op zoek naar een toekomstbestendig en slim platform

Dennis Krukkert, manager IT, legt uit hoe de Jong & Laan bij M-Files terecht kwam: “Om onze digitaliseringsambities te realiseren zochten we niet naar een oplossing, maar naar een platform dat open is en makkelijk integreert. Veel software specialiseert zich, maar M-Files is daadwerkelijk een centraal platform waarop we eenvoudig bestaande applicaties en verschillende afdelingen met hun eigen kenmerkende werkwijze kunnen aansluiten.”

De hoeveelheid documenten en informatie is groot binnen de Jong & Laan, daarom is de vindbaarheid van groot belang, vertelt Krukkert: “Omdat M-Files is gebaseerd op een unieke metadata-structuur vinden onze medewerkers documenten en informatie razendsnel via bijna elke denkbare invalshoek. Een goede vindbaarheid is cruciaal, zo kunnen onze medewerkers veel tijd besparen en onze klanten nog beter van dienst zijn. Ook lijkt er veel tijdswinst behaald te kunnen worden doordat M-Files metadata zelf uit documenten herkent en bij nieuwe documenten deze automatisch invoegt. Dankzij de machine learning wordt M-Files ook steeds slimmer en herkent zo sneller bepaalde informatie.”  

GeONE implementatiepartner met ervaring

Dennis Krukkert legt uit hoe de accountantsorganisatie voor GeONE koos: “GeONE bezit veel kennis op het gebied van informatie- en documentmanagement. De gebalanceerde mix tussen ervaren en jonge ambitieuze consultants met verstand van zaken sluit heel erg aan bij de Jong & Laan. De consultants van GeONE doorgrondden adequaat onze uitdagingen en samen integreren we de intelligentie van M-Files in onze organisatie. Dat brengt ons samen bij slimme optimalisaties die een grote efficiëntiewinst gaan opleveren.”