Data, documenten en informatie bieden een schat aan waarde voor organisaties. Maar met de huidige ontwikkelingen lukt het organisaties niet deze waarde te benutten. De oorzaak ligt in de versplintering van deze data, documenten en informatie. Bovendien is veel informatie dark data, simpelweg onvindbaar. Intelligent informatiemanagement biedt organisaties een oplossing om informatie in de organisatie optimaal te benutten en biedt bovendien drastische efficiëntie verbeteringen.
Bij het vinden, openen, delen en beheren van informatie zijn organisaties vaak afhankelijk van meerdere losgekoppelde opslaglocaties, systemen en silo’s. Medewerkers moeten weten in welk systeem, op welke SharePoint site of in welke netwerkmap relevante en belangrijke informatie is opgeslagen. Dit leidt tot inefficiëntie omdat de manieren en structuren om informatie op te slaan verschillen van persoon tot persoon.
Intelligent informatiemanagement gaat over meer dan documenten
Bestanden en documenten zijn slechts een deel van de totale gegevens die organisaties moeten beheren. Gestructureerde gegevens (data) zijn net zo belangrijk en dienen te worden gekoppeld aan ongestructureerde gegevens, met andere woorden content (documenten). Ongestructureerde data zoals contracten, facturen en tekeningen koppel je als organisatie het liefst aan gestructureerde data zoals klanten, projecten of een bepaalde status. Die koppeling voorstaat intelligent informatiemanagement in plaats van documentmanagement of ECM.
Het toonaangevende onderzoeksbureau Gartner heeft om die reden de nieuwe generatie ECM omgedoopt tot “content services” en M-Files bekroond tot visionair. De repository of het opslagsysteem is niet langer relevant. De nieuwe generatie informatiemanagementplatforms biedt een dynamische aanpak in plaats van een aanpak gebaseerd één gecentraliseerd systeem.
De dark data worsteling
Er bestaan genoeg instrumenten om informatie efficiënt te beheren, maar wat weerhoudt organisaties er eigenlijk van dit daadwerkelijk te doen?
De hoeveelheid informatie binnen organisaties verdubbelt ongeveer elke 16 maanden.
Veritas schat dat ongeveer de helft van de bedrijfsinformatie zogenaamde dark data is. Dit soort gegevens wordt opgeslagen in verschillende bedrijfssystemen en locaties, maar kan niet direct worden gebruikt bij het nemen van zakelijke beslissingen. Simpelweg omdat deze informatie niet is geanalyseerd en niet direct toegankelijk is.
Door de problemen bij het vinden van relevante informatie en documenten wanneer dat nodig is, leert onze ervaring dat ongeveer 80 procent van de documenten nooit meer wordt gebruikt en 70 procent van de gedocumenteerde informatie opnieuw wordt aangemaakt.
Het resultaat is dat informatiewerkers ongeveer een derde van hun werktijd besteden aan het zoeken naar informatie. Ze weten niet waar het is opgeslagen, wie het heeft opgeslagen of hoe het is benoemd.
Het is ook belangrijk om bedrijfskritische informatie uit irrelevante rommel te kunnen identificeren en informatie te ontdekken die van belang is in een bepaalde context op een bepaald moment. Bijvoorbeeld om belangrijke beslissingen te nemen, maar ook om nieuwe kansen te ontdekken.
Dankzij intelligent informatiemanagement wordt de opslaglocatie van informatie irrelevant. Informatie, documenten en data worden aan elkaar gekoppeld zodat het in de eerste plaats beter vindbaar wordt, maar bovenal context geeft aan informatie. M-Files is het intelligent informatiemanagementplatform van de toekomst die al deze problemen aanpakt.
Nieuwsgierig hoe dit er in de praktijk uitziet? Woon vrijblijvend een online demonstratie van M-Files bij.