Bedrijven zijn steeds afhankelijker van informatie, binnen iedere afdeling of team speelt informatie een cruciale rol. De afgelopen jaren nam de hoeveelheid informatie exponentieel toe. Enerzijds omdat informatie als basis dient voor inzichten en het maken van de juiste beslissingen en anderzijds omdat er meer en meer informatie gecreëerd en opgeslagen wordt. Door COVID-19 en het toegenomen thuiswerken is het aantal locaties waar informatie zich bevindt ook geëxplodeerd. Ontwikkelingen die bijna iedere organisatie voor de volgende grote IT-uitdagingen zet:

• Een stortvloed aan ongestructureerde data: informatie die zich niet in een database bevindt, maar juist in documenten, e-mailbijlagen, presentaties, chats, e-mailcorrespondentie, etc.
• Moeilijkheden met het organiseren en classificeren van informatie: vooral in een traditionele locatie gebaseerde hiërarchie van bestandsmappen en submappen.
• Wildgroei van en binnen contentlocaties: informatie in verschillende toepassingen, apps en systemen

Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, kunnen onderstaande 6 trends op het gebied van informatiemanagement helpen:

De vindbaarheid van informatie verbeteren met Federated search

Meer dan 60% van de informatiewerkers moet zijn informatie zoeken in 4 of meer systemen (bron: CMSwire). Federated search is een zoektechnologie die verschillende bronnen tegelijk kan doorzoeken op informatie. Deze zoekfunctionaliteit is standaard ingebouwd in M-Files. Het maakt M-Files niet uit waar uw documenten zich bevinden. Zoekopdrachten kunnen worden uitgevoerd in alle informatiesilo’s van de organisatie, ongeacht waar de bestanden zich bevinden. Dat is de kracht van de focus op inhoud boven locatie. 

Artificial intelligence (AI) voor slimmer informatiebeheer

AI is alomtegenwoordig in veel technologieën en apps die iedereen dagelijks gebruikt, maar gaat nu ook een belangrijke rol spelen bij informatiemanagement. AI kan grote hoeveelheden gegevens doorzoeken, bijvoorbeeld naar persoonlijk identificeerbare informatie. Daarnaast kan AI metadata voorstellen om informatie te helpen classificeren.

M-Files zet vol in om voorop te blijven lopen qua AI-functionaliteiten. M-Files biedt unieke intelligente diensten die organisaties helpen om kantoorwerk verder te automatiseren.

• M-Files Smart Classifier: stelt automatisch een classificatie van een object voor, zoals ‘Contract’, ‘Factuur’ of ‘Template’.
• M-Files Information Extractor: scant automatisch documenten en stelt relevante metadata voor op basis van de inhoud.
• M-Files Image Analysis: scant automatisch afbeeldingen stelt relevante gegevens voor zoals wat en wie er op de afbeelding te zien is.

De opkomst van overal en altijd toegang tot informatie

Het jaar 2020 zal de geschiedenisboeken ingaan als het jaar waarin overal en altijd kunnen werken zijn doorbraak beleefde. Kenniswerkers hadden op afstand toegang nodig tot bedrijfsinformatie en -bestanden. Ze hebben thuis dezelfde ervaring nodig als op kantoor. Verreweg het belangrijkste onderdeel van elke succesvolle strategie voor flexibel werken op afstand heeft te maken met een informatieplatform als uitgangspunt. En dat is wat M-Files in de kern is: één centrale plek die eenvoudig en veilig toegang biedt tot alle informatie die nodig is om te werken. Ongeacht het scherm of apparaat waarmee gewerkt wordt, zelfs zonder internetverbinding.

Het drastisch verbeteren van samenwerking

Net als werken op afstand, dienen flexibele tools een probleemloze samenwerking mogelijk te maken. Naarmate traditionele werkwijzen veranderen naar een model waarin samenwerking centraal staat, zijn intelligente informatiemanagementtools zoals M-Files onmisbaar. Van het delen van documenten tot het bijhouden van taken en co-auteurschap, deze technologieën ondersteunen samenwerken anno 2021, zelfs in een externe werkomgeving.

Het verbinden van ongelijksoortige informatiesilo’s

Medewerkers zouden niet tussen applicaties, programma’s en tools moeten hoeven schakelen om de informatie te vinden die ze nodig hebben. M-Files biedt als enige ter wereld een eenvoudige, uniforme gebruikerservaring voor modern informatiebeheer. U kunt met dezelfde gebruikersinterface informatie doorzoeken in alle aangesloten systemen en locaties, zowel in de cloud als on-premise.

Een aantrekkelijke gebruikersinterface

Nu veel software een bepaald niveau van functionele volwassenheid heeft bereikt, is een deel van de aandacht verschoven naar het creëren van een prettige gebruikerservaring. Gebruikers zijn gewend geraakt aan Netflix, Spotify en Google en verwachten deze dynamische gebruikersinterfaces ook in hun werk. In 2021 heeft M-Files de focus gelegd op de UI en de ervaring van gebruikers, terug te zien in de nieuwe en verbeterde webinterface van M-Files. 

Waar wacht u nog op?

M-Files gaat verder dan traditionele ECM-oplossingen en vervangt handmatige workflows door automatische, met ingebouwde AI-functionaliteiten om informatie sneller te vinden en eenvoudig te classificeren. M-Files helpt organisaties bij het vinden, beheren en beveiligen van bedrijfskritische documenten en informatie vanaf elk apparaat, ongeacht waar deze zijn opgeslagen – zodat uw organisatie is voorbereid op alles wat er na 2021 volgt. 

Wilt u als organisatie inspelen op de informatiemanagement trends? Overweeg dan eens om M-Files 30 dagen uit te proberen, gratis en zonder verplichtingen