Welke kantoormedewerker heeft nog niet van Office 365 gehoord? Tenzij u nog steeds een typemachine gebruikt, brengt u waarschijnlijk een groot deel van uw dag door in Microsoft Office-toepassingen. Er zijn immers zo’n 155 miljoen actieve zakelijke gebruikers van Office 365, waardoor het de meest gebruikte cloudservice ter wereld is.

Ondanks dat het veel gebruikt wordt, ligt er ontzettend veel ruimte voor verbetering in Office 365 op het gebied van document management. In dit artikel bespreken we hoe je slim document management kunt voeren met Office 365.

Het grootste probleem van Office 365 is gebruikersadoptie

Gebruikersadoptie is de sleutel tot het succes van de technische systemen, applicaties en oplossingen binnen een organisatie. Zonder gebruikersadoptie leveren de oplossingen stuk voor stuk niet de voorgespiegelde voordelen opl. En dit is een van de belangrijkste uitdagingen waar bedrijven mee te maken hebben bij het digitaliseren van hun werkplek en het implementeren van Office 365.

Meer dan de helft van de bedrijven (55%) geeft aan dat de grootste uitdaging rondom Office 365 het overtuigen van de gebruikers is. Preciezer gezegd: het overtuigen van gebruikers om documenten ook daadwerkelijk in office 365 te managen en te delen en niet ergens anders.

Een andere belangrijke uitdaging is hoe alle relevante gegevens, of het nu gaat om gestructureerde bedrijfsgegevens of ongestructureerde documenten, met elkaar te verbinden.

Het probleem van gevoelige documenten

Bijna de helft (46%) van de gevoelige informatie in een organisatie bevindt zich in Office documenten, aldus de AIIM 2018 Industry Watch Office 365 Revolution Impact on Governance and Process Automation.

En om dat gegeven nog iets erger te maken het volgende feit: 90% van alle gegevens is ongestructureerd en die ongestructureerde gegevens bevinden zich ook nog eens in minimaal vier verschillende opslagplaatsen (systemen).

M-Files komt je redden

Uit de terugkoppeling van onze klanten komen de volgende 5 uitdagingen terug waar zij mee te maken hebben bij Office 365 implementaties:

• Het beheren van documentpermissies in Teams en SharePoint
• Het archiveren van sites en documenten
• Het beheren van content die staat opgeslagen buiten Office 365
• Het achterhalen wat de beste methode is om informatie te beheren
• Weten waar je documenten met opslaan (welke site, welke channel of in welke Teams)
  

M-Files elimineert deze problemen en maakt documentbeheer voor Teams of andere Office 365 tools eenvoudiger dan ooit.

Permissies zijn gebaseerd op rollen binnen de organisatie en het beste en het meest makkelijk te managen met metadata. Archivering is geautomatiseerd dankzij slimme AI-gedreven tools. Dankzij M-Files kunnen documenten die zich buiten Office 365 bevinden eenvoudig beheert worden in de interface van Office 365 of Teams. 

Gestructureerde bedrijfsgegevens koppelen aan ongestructureerde documenten

De unieke M-Files aanpak beheert informatie op basis van wat iets is in plaats van waar het staat opgeslagen. M-Files verbindt verschillende bedrijfsapplicaties en andere opslagplaatsen en creeert 1 plek om al die informatie te beheren. 

U kunt als bedrijf eenvoudig een 360 graden beeld creeeren over de informatie die al in uw organisatie aanwezig is, zonder alles in hetzelfde systeem te hoeven proppen. Laat M-Files de gegevens uitlezen en beheren, zonder migratie. Geef iedereen vanuit M-Files toegang tot alles en overal, precies afgestemd op hun rol.

3 Stappen naar meer efficiëntie en comfort

M-Files pakt de informatie uitdagingen in Office 365 aan op drie verschillende niveau’s om het kantoorwerk efficiënter en comfortabeler te maken voor de organisatie en de individuele medewerker: 

1. Bevrijd IT van pijnlijk en verschrikkelijke migraties en integraties. Migratie is niet nodig, omdat informatie kan worden gevonden, benaderd en beheerd, ongeacht de herkomst ervan.
2. Laat iedereen zijn dagelijkse tools gebruiken en ja, ook voor document management. Medewerkers kunnen Teams en Outlook gebruiken voor het beheren van alle documenten en data.
3. Laat medewerkers zich focussen op waardetoevoegende taken. Bespaar mensen de tijd die ze normaal kwijt zijn aan het zoeken naar en taggen van informatie, de AI in M-Files kan dit soort routinematige taken uit zichzelf vervullen.

U kunt van uw Office 365 omgeving een document hub maken waarbij u documenten niet alleen bewerkt, maar ook beheert met versiegeschiedenis, workflows, permissies en meer. 

Wilt u uitgebreide document management functionaliteiten toevoegen aan uw Office 365 omgeving? Download dan hieronder ons E-Book over document management in Office 365: