Het is geen geheim dat banken, accountants en verzekeraars worstelen met hun informatiemanagement en dit zet hun bestaansrecht onder druk. Zij hebben te maken met verschillende disruptieve ontwikkelingen in hun sectoren. Hoe kunnen accountants, banken en verzekeraars hun bestaansrecht behouden?

PricewaterhouseCoopers zegt in hun onderzoek naar het informatiemanagement deze sectoren het volgende:

“Financiële dienstverleners, accountants en verzekeraars zitten muurvast met hun informatiemanagement. Oude systemen, processen en relaties maken innovatie uiterst moeilijk, zelfs als nieuwe technologie de verwachtingen van gebruikers opdrijft en nieuwe concurrenten in hun markt aantrekt. Veel organisaties worstelen nog steeds met hun digitale transformatie, zelfs als hun toekomstige groei ervan afhangt.”  

Veel van de disruptieve krachten waar deze dienstverleners mee worden geconfronteerd leggen een enorme druk op hun groei, vooruitgang en zoektocht naar een hogere efficiëntie. Accountants, financiële dienstverleners en verzekeraars worstelen in veel gevallen met de volgende zaken:

• Al hun informatiemanagementsystemen zijn in de loop der jaren zijn opgebouwd.
• Door massale fusies en overnames na de crash van 2008 ontstond de enorme uitdaging van de integratie en rationalisatie van de bestaande systemen van verschillende samengevoegde organisaties.
• Enorme investeringen in “repository-centric” content management die resulteerde in een strategie gericht op waar een document zich bevindt in plaats van wat voor document het is.
• Stijgende wet- en regelgevingseisen die rechtstreeks verband houden met de manier waarop informatie wordt beheerd en door wie.
• Nieuwe fintech-concurrenten (Amazon, Alibaba, WeChat, Apple, Google) die op zoek gaan naar bijzonder winstgevende businessmodellen ten opzichte van bestaande spelers. Businessmodellen die in staat zijn om de oude technologieën te moderniseren.
• Een nieuwe generatie “digital native” banken, accountants en verzekeraars met een totaal andere klantbenadering dan traditionele spelers.

Een onderzoek van AIIM onder leidinggevenden in deze sectoren bevestigt dit:

91% van de respondenten zegt: “Onze informatiemanagementstrategie moet worden gemoderniseerd om aan moderne uitdagingen het hoofd te kunnen bieden.”

93% zei: “Het digitaliseren en standaardiseren van bedrijfscontent is een van de belangrijkste knelpunten voor onze digitale transformatie.

57% verklaarde: “Mijn organisatie is bezorgd dat we in de komende 2 jaar te maken krijgen met een ernstige verstoring van ons bedrijfsmodel.”

Hoe moeten accountants, verzekeraars en banken deze talloze uitdagingen aanpakken? Zij staan voor een uitdaging die wellicht eenvoudiger opgelost kan worden dan je zou denken.

Deloitte’s Banking Outlook van 2018 wijst op het belang van het maximaliseren van de productiviteit en effectiviteit van hun kenniswerkers en hun inspanningen te wijzigen van repetitief werk naar werk dat meer waarde creëert: “Deze dienstverleners zullen hun werknemers moeten heropvoeden om samen te werken en hen tegelijkertijd meer geïntegreerde werknemerservaringen bieden – van werving tot pensionering – om een afspiegeling te vormen van de rijkere ervaring hun klanten vragen”.

Hieronder twee feiten uit het AIIM-onderzoek over de tools die dagelijks door kenniswerkers worden gebruikt:

Gemiddeld wordt 58% van de ongestructureerde informatie die gebruikt wordt in bedrijfssystemen (zoals ERP, HR, Finance, CRM en Project Management) opgeslagen MET die bedrijfssystemen (en is dus niet beschikbaar voor andere processen) IN PLAATS VAN met een Content Management Systeem. 

Waarom dit belangrijk is: Veel legacy contentmanagementsystemen zijn ontworpen rondom maatwerk, grote volumes en processen. Deze systemen deden het werk binnen dit proces, maar ze waren niet ontworpen voor een eenvoudige integratie met andere belangrijke bedrijfsapplicaties. De resulterende silo’s van informatie in één enkel proces en applicatiespecifieke repositories staan accountants, verzekeraars en banken nu in de weg om hun bedrijfsprocessen te moderniseren voor een klantervaring anno nu.

Een belangrijke vereiste voor een intelligente oplossing voor informatiemanagement is een eenvoudige integratie met bedrijfsapplicaties door middel van content services die kunnen worden afgestemd op de behoeften van een bepaald proces.

Bijna 50% van de accountants, banken en verzekeraars beschrijven hun beheer van Microsoft Office documenten (zoals Word, Excel en PowerPoint) als “chaotisch” of “onbeheersbaar”. 

Waarom dit belangrijk is: Bejaarde contentmanagementsystemen zijn erop gericht om kenniswerkers op de een of andere manier te overtuigen om hun werk in de “juiste” repository te plaatsen en ervoor te zorgen dat ze onderweg ook de juiste metadata toegewezen krijgen. Consolidatie en de noodzaak om meer te doen met minder mensen in deze sectoren maakte deze verwachting totaal onredelijk. Als gevolg daarvan wordt een groot deel van de dagelijkse bedrijfsdocumenten unmanaged en zonder metadata opgeslagen.

Door deze ontwikkeling is het vaak onmogelijk om het juiste document te vinden wanneer het nodig is. Waar werd dat bestand opgeslagen? Wie heeft het als laatste bewerkt? Een moderne benadering van informatiemanagement is gericht op het organiseren van informatie op basis van wat het is, in plaats van waar het is opgeslagen. En om dit te doen met kenmerken (metadata) die zinvol zijn voor kenniswerkers is kunstmatige intelligentie en machine learning cruciaal. Een modern platform wijst automatisch metadata toe die nodig zijn om informatie vindbaar, beheersbaar en inzichtelijk te maken.

De digitale transformatie van accountants, verzekeraars en banken begint met het vereenvoudigen van het leven van hun kenniswerkers. Zij worden steeds meer gewurgd door de toenemende informatiechaos. Intelligent Informatiemanagement biedt hen de bevrijding die ze nodig hebben om de disruptieve ontwikkeling en spelers te overwinnen.

Benieuwd naar hoe Intelligent Informatiemanagement organisaties weerbaar maakt voor disruptieve ontwikkelingen en spelers? Neem deel aan onze webinar over Intelligent Informatiemanagement.

 

Bastiaan Brefeld
Intelligent Informatiemanagement Specialist
bastiaan.brefeld@geone.nl