Alle bedrijven moeten hun eigen gegevens en die van anderen beschermen. Ook hebben ze allemaal te maken met wettelijke verplichtingen en moeten ze compliant blijven. Het is echter vaak makkelijker gezegd dan gedaan: het vergt vaak extra inspanningen van werknemers. Ter voorkoming van boetes, reputatieschade en het mislopen van deals, geven bedrijven veel geld uit aan mensen die specifiek de verantwoordelijkheid krijgen van het nalevingsproces.

Maar wat als er een manier zou zijn om compliancecontroles in te bedden in het dagelijkse werk? Wat als het mogelijk zou zijn om het personeel productiever te maken en tegelijkertijd de compliancerisico’s te minimaliseren? 

Met een intelligent platform als M-Files los je beide uitdagingen tegelijkertijd op.

Naleving afdwingen

De eerste stap in het beheersen van compliancerisico’s is zichtbaarheid. Bedrijfsinformatie mag zich niet buiten de informatiesystemen van de organisatie bevinden en alle toegang moet volgens een afgesproken beleid verlopen. Om dit mogelijk te maken, moet alle informatie worden beheerd in één enkele opslaglocatie of systeem. Een andere optie is een centrale gefedereerde (overstijgende) aanpak over verschillende systemen (opslaglocaties) heen.

Bij vermogensbeheer bijvoorbeeld beleggen adviseurs het geld van hun klanten volgens een onderling overeengekomen plan. Voordat dergelijke plannen kunnen worden gemaakt, moeten geschiktheids- en risicobeoordelingen worden uitgevoerd. En voordat er transacties worden uitgevoerd, moet de toestemming van de klant schriftelijk worden vastgelegd. Om naleving te garanderen, moet al deze informatie direct beschikbaar zijn in het geval van een klacht van een klant of een audit.

Compliance en gegevensprocessen automatiseren

De tweede stap naar productiviteit is automatisering. Alles wat geautomatiseerd kan worden, moet je automatiseren om het risico op menselijke fouten te minimaliseren en het werk te vereenvoudigen. Alles wat je in een template kan plaatsen, automatisch kan invullen of namens de medewerker kan worden gecontroleerd, verhoogt de productiviteit. Waarom vertrouwen op het (foutgevoelige) menselijk geheugen als het ook automatisch kan?

Controles integreren in het dagelijkse werk

De laatste stap gaat over het inbedden van compliancecontroles als een naadloos onderdeel van het dagelijkse werk. Door data en documenten direct te koppelen aan bedrijfsprocessen, is het mogelijk om compliance te waarborgen tegen alle soorten controles. Of deze nu voortkomen uit wet- en regelgeving, sectorstandaarden, eisen van klanten of intern bedrijfsbeleid, alles is gedekt.

Neem een drukke consultant die net een nieuwe deal heeft binnengehaald voor het ontwerpen van een nieuwe go-to-market strategie voor een klant. Aangezien de aangrenzende afdeling voor een concurrerend bedrijf werkt, is het extra belangrijk dat alle kennis over deze zaak binnen een vertrouwelijke bubbel blijft. In plaats van handmatige procedures, kan de naam van de klant automatisch worden gecodeerd en alle toegang tot klantinformatie automatisch worden beperkt tot alleen het team dat de deal verzorgt. Op die manier kan het team zich gewoon op zijn werk concentreren en kan het onderliggende systeem de compliancy afhandelen.

Maak compliant zijn eenvoudig door een platform als M-Files te gebruiken. Bedrijven zorgen er zo voor dat ze voldoen aan regels en wetten zonder de productiviteit van hun werknemers in gevaar te brengen.