Of u nu voor het eerst een Enterprise Content Management platform (ECM) implementeert of een nieuw Document Management Systeem (DMS) overweegt, het is van cruciaal belang de huidige situatie van uw organisatie doorlopend te evalueren. Een goede analyse draagt bij aan de ontwikkeling van een duidelijke visie op informatiemanagement. In dit artikel leest u welke stappen u kunt zetten om uw huidige situatie in kaart te brengen en een basis te leggen voor een moderne informatiehuishouding.

1. Identificeer de ECM- en DMS-behoeften van uw organisatie

Begin met het identificeren van de gewenste behoeften en doelstellingen en zet deze af tegen bestaande efficiëntieblokkades. Daarbij is het van essentieel belang te weten welke typen content uw organisatie beheert, hoeveel informatie er bestaat en waar deze zich in de organisatie bevindt.

Stel vast hoeveel en welke toepassingen (systemen, applicaties en locaties) in gebruik zijn voor het beheren van content. Kijk dan naar hoe medewerkers deze toepassingen gebruiken voor het vinden en gebruiken van die content.

Stel deze vragen:

• Welke toepassing gebruikt men het meest?
• Welke toepassing bevat informatie die handig is voor medewerkers die geen gebruik maken van deze toepassing?
• Welke toepassingen kosten het meest om te onderhouden?
• Welke toepassingen maken geen gebruik van moderne technologieën zoals mobiele toegang en cloud?

​​Door deze vragen te beantwoorden, kunt u bepalen waar u moet beginnen met het moderniseren van uw ECM en DMS.

2. Beoordeel uw huidige ECM- en DMS-toepassingen

De meeste organisaties beschikken al over minstens één ECM- of DMS-toepassing. Het is van vitaal belang de bestaande toepassingen te beoordelen om te kijken of deze (nog) voldoen aan een moderne visie op informatiemanagement.

• Wat vinden de medewerkers van de bestaande toepassingen?
• Welke ervaringen hebben klanten met de toepassingen? Ontvangen zij de best mogelijke service en beleving?
• Hoe veilig zijn de toepassingen?

3. Analyseer cruciale pijnpunten rondom content

Nadat u de beveiliging en de tevredenheid van medewerkers hebt geëvalueerd, stel dan de volgende vragen om erachter te komen of het tijd is voor verandering:

• Kunnen de toepassingen overweg met alle type content? Van traditionele formaten en typen tot aan moderne content?
• Zijn de toepassingen in staat eenvoudig te schalen zonder enige downtime?
• Vinden eindgebruikers hun informatie snel en makkelijk zoals zij dat doen via bijvoorbeeld Google? Kenniswerkers zijn gemiddeld 40% van hun tijd kwijt aan het vinden van de juiste informatie en het lokaliseren van documenten. 
• Maken de toepassingen gebruik van de laatste technologieën zoals Artificial Intelligence en Machine Learning? Bijvoorbeeld voor het automatisch herkennen en classificeren van content.
• Hoe veilig en compliant zijn uw processen en content? Uw toepassingen dienen fijnmazige lagen van bescherming aan te kunnen brengen, bijvoorbeeld op basis van metadata. 
• Lopen de kosten op voor onderhoud en opslag van verschillende toepassingen?
• Is het moeilijk om andere applicaties met uw ECM-toepassingen te integreren? Efficiëntie en productiviteit horen samen te gaan en daarvoor dienen alle toepassingen op elkaar aan te sluiten. In het beste geval integreert een ECM-toepassing direct in een productiviteitsapplicatie zoals Microsoft Teams.

Document Management in de cloud

Lijkt het erop dat uw organisatie stappen kan maken of twijfelt u over uw huidige situatie? Schrijf uzelf in voor het webinar Document Management in de cloud en ontdek in 30 minuten hoe u als organisaties grip krijgt op de documenten en informatie in uw organisatie.