Het managen van bedrijfsinformatie is vandaag de dag complexer dan ooit. De hoeveelheid data explodeert en het ziet er de komende tijd niet naar uit dat dit afneemt. Wat zich ook nog in deze ontwikkeling mengt is het feit dat informatie verspreid is over tal van verschillende systemen en opslagplaatsen. Denk bijvoorbeeld eens aan de centrale netwerkschijf, in e-mails, in document management systemen en file-sharing applicaties. Dit noemen we informatiesilo’s.

Eerder bespraken we al de 4 factoren voor succesvol informatiemanagement, daar lijkt nu een vijfde bij te komen.

In het algemeen kan het volgende gesteld worden: hoe groter een organisatie, hoe groter de hoeveelheid informatie en vaak hoe meer systemen en opslagplaatsen de organisatie in gebruik heeft. Medewerkers voorzien van snelle en eenvoudige toegang tot diezelfde informatie is van cruciaal belang zodat zij hun werk kunnen doen. Daarnaast is die toegang tot informatie vitaal voor potentiële bedrijfssuccessen.

M-Files onderzocht hoe IT-beslissers binnen organisaties omgaan met de complexiteit van het managen van deze informatie. Alle respondenten werken voor grote organisaties, waarbij 51 procent werkt bij een organisatie met minimaal 5000 werknemers.

Hoe en op wat voor manier managen bedrijven hun informatie?

Er is in eerste instantie onderzocht waar organisaties hun informatie opslaan en managen. De meerderheid gebruikt Microsoft Sharepoint of OneDrive (34 procent), op de voet gevolgd door mappen op de netwerkschijf (25 procent) en andere line-of-business applicaties zoals een CRM en SAP (11 procent). Desondanks heeft slechts 10 procent toegang tot een doelmatige document management (DMS) of enterprise content management (ECM) oplossing.

De meeste organisaties (55 procent) slaan hun informatie op in twee of meer systemen of opslagplaatsen. Het is dan ook niet verrassend dat dit gegeven gekoppeld aan het ontbreken van ECM-oplossingen leidt tot verscheidene informatiemanagementuitdagingen.

Informatiemanagementuitdagingen

Vervolgens is onderzocht wat de grootste informatiemanagementuidagingen zijn voor deze organisaties. De volgende drie hoofdbrekens komen dan ook niet als een verrassing:

• 24 procent van de ondervraagden geeft aan dat informatie die op meerdere en gefragmenteerde opslagplaatsen wordt opgeslagen problematisch is
• 20 procent geeft aan dat het vinden van informatie moeilijk is en vooral tijdsverslindend (wat niet verrassend is aangezien zij op verschillende plaatsen moeten zoeken)
• 16 procent heeft te maken met duplicate content, wat onzekerheid geeft over de correcte, juiste en laatste versie van de informatie.

Het gebruik van meerdere informatieopslagplaatsen leidt vaak tot informatiesilo’s. Dit ontstaat wanneer informatie zich bevindt in een system dat niet instaat is vrij te communiceren met andere systemen. Het ontbreken van communicatie tussen verschillende informatiesilo’s kan meerdere problemen veroorzaken. Medewerkers moeten weten waar informatie staat opslagen voordat zij het kunnen vinden.

Dubbele of duplicate content komt veel voor met meerdere informatiesilo’s. Informatie uit het ene systeem kan niet worden gebruikt om informatie uit een andere systeem te verrijken omdat er geen communicatie tussen systemen bestaat.

28 procent van de ondervraagden geeft aan dat hun organisatie problemen ondervindt als gevolg van informatiesilo’s. Slechts 27 procent geeft aan het niet al seen probleem te ervaren en de overige ondervraagden hebben geen idee.

Overal en altijd bij je informatie

Toegang tot informatie terwijl medewerkers onderweg zijn of op afstand werken is een andere grote uitdaging voor organisaties. Slechts 16 procent geeft aan dat alle medewerkers toegang hebben tot informatie en het goedkeuren van documenten vanaf hun mobiele apparaten. 80 procent heeft alleen gedeeltelijk of zelfs helemaal geen toegang tot informatie via hun mobiele apparaten. Het ontbreken van snelle en eenvoudige toegang tot informatie via mobiele apparaten leidt tot een drastisch verminderde productiviteit. Bovendien tempert het de tevredenheid van medewerkers en ontstaan eenvoudig ergernissen.

Met de sterke opkomst van mobiliteit en de mogelijkheid om waar en wanneer dan ook te werken vergroot de medewerkersproductiviteit, vermindert obstakels en vertragingen in documentbeoordelingen en goedkeuringsprocessen. Alomvattend versterkt dit het concurrentievermogen van organisaties.

Een blik op de toekomst

Met de identificatie van de informatiemanagementproblemen voor organisaties, de bevestiging van de informatiesilo’s, het onbreken van mobiliteit en de behoefte tot snelle en eenvoudige toegang tot informatie als grote uitdagingen, is vervolgens gevraagd wat de informatiemanagementprioriteiten zijn van 2017.

Voor veel organisaties (28 procent) is het samenbrengen van informatieopslagplaatsen hun topprioriteit.

De transitie naar een papiervrije organisatie is voor 19 procent van de organisatie iets wat zij in 2017 gaan aanpakken.

Tot slot is het mobiel toegankelijk maken van informatie voor 16 procent de grootste prioriteit.

Het is duidelijk geworden dat voor organisaties de hoeveelheid aan data en het gebrek aan zichtbaarheid en communicatie tussen verschillende opslagplaatsen problematisch is. Met het oog op de doorlopende stijging van de hoeveelheid informatie groeit dit probleem. De aankomende Europese Privacywetgeving (GDPR) vergt tevens meer inzicht van organisaties in hun informatie.

Het moge duidelijk zijn dat het toevoegen van nog een opslagsysteem niet de oplossing is. Deze uitdagingen vergen een andere aanpak. De toekomst van informatiemanagement gaat steeds meer of het toevoegen van context aan content. Het wordt voor organisaties belangrijker te kijken naar wat informatie is in plaats van de plaats waar het staat opgeslagen.