Lucas Onderwijs – informatieprocessen op orde met M-Files
Bij Lucas Onderwijs werden voorheen de documenten ongestructureerd opgeslagen op de server en op eenzelfde ongestructureerde manier aangevuld met documenten uit het postregistratiesysteem (via scanning plus metadatering) en informatie uit het vergadersysteem iBabs. Elke medewerker archiveerde deze stukken op zijn/haar eigen manier. Dat maakte het lastig de juiste versie te vinden. Inmiddels zijn processen, procedures en informatiestromen gekoppeld, gestructureerd en verder onder controle gebracht met M-Files.
Voor de implementatie van M-Files werd gewerkt volgens een iteratief driestappenplan: eerst werd er met een aantal van de key users gesproken om een goed beeld te vormen van de processen en wensen. Daaruit kwam het eerste procesvoorstel. Dat werd vervolgens in een grotere groep besproken en doorgenomen, waarna na eventueel bijstellen het definitieve procesvoorstel volgde, zoals het in M-Files werd ingericht. Deze manier stelde Lucas onderwijs in staat om het systeem per afdeling bij te stellen naar behoefte, zodat de specifieke werkwijze van die afdeling het best werd ondersteund door M-Files.
De kwaliteit van en grip op de informatievoorziening en de beschikbaarheid van die informatie heeft met M-Files een flinke ‘boost’ gekregen bij Lucas Onderwijs.