Maarten van Essen heeft een uitgebreide achtergrond in ICT in combinatie met de bouwwereld. Nu hij in zijn ‘tweede fase’ bij vastgoedbedrijf Heilijgers (Amersfoort) zit, constateert hij dat het steeds meer om informatie, applicaties en kwaliteit van data gaat. ‘Techniek is gemeengoed geworden, het komt bijna uit de muur.’ Met een heldere cloud-tenzij-strategie voor ogen en MS Azure als platform, heeft Heilijgers daarop aanvullend gekozen voor M-Files als fundament voor het informatiebeheer. Juist omdat het draait om garanties, kwaliteit, duidelijkheid, efficiency, snelheid, eenduidigheid en grip op informatiestromen.

Heilijgers uit Amersfoort is een ondernemend en vernieuwend vastgoedbedrijf dat focust op duurzaamheid, digitalisering, diversiteit en verbondenheid. Met slimme huisvestingsoplossingen voor wonen én werken timmert het bedrijf hard aan de weg. Samenwerking tussen de diverse onderdelen van de organisatie – maar ook met de ketenpartners – staat daarbij centraal. Dus investeert het bedrijf in slimme informatiebeheeroplossingen.

Complexe informatiestromen, uitgebreide supply chain

Maarten van Essen, ICT manager: ‘De groeiende hoeveelheid informatie, wet- en regelgeving en het werken in de keten leggen steeds meer druk op organisaties. Het communiceren tussen al die partijen wordt, daarmee evenredig, ingewikkelder. Daarnaast groeit het aantal (gespecialiseerde) applicaties dat in gebruik is, tegenwoordig vaak in de vorm van een SaaS-oplossing. Die applicaties vervullen vaak één bepaalde functie. De informatie wordt vervolgens meestal binnen de SaaS-oplossing opgeslagen, waardoor een uiterst versplinterd landschap ontstaat. In zo’n landschap moet je voortdurend alert zijn om grip te houden op je processen, informatie, investeringen en de supply chain.’

Van Essen: ‘Die informatie biedt echter ook grote kansen voor de onderneming. Hoe meer je weet, hoe beter je de toekomst kunt inschatten. Daarin ligt een grote toegevoegde waarde. Vervolgens kun je je onderneming beter sturen met beslissingen op basis van actuele en volledige informatie.’

Hoeveelheid ongestructureerde informatie groeit

De hoeveelheid ongestructureerde informatie groeit ook zichtbaar. Van Essen: ‘Veel ongestructureerde data, lees documenten, bevatten gegevens die vaak al ergens in een database staan, zoals bijvoorbeeld bij ons in 4PS Construct. Er was behoefte om die ongestructureerde data weer structuur geven en in combinatie met de gestructureerde data uit andere bronnen te kunnen gebruiken. Het draait om de samenhang tussen die ongestructureerde en gestructureerde informatie. Wettelijk zijn we daarnaast verplicht om specifieke documenten voor een bepaalde termijn te bewaren en raadpleegbaar te houden. Tegelijkertijd is het van belang voor de operatie dat die over de documenten beschikt op het moment dat ze die nodig hebben. Ziedaar onze uitdaging.’

Talloze projecten op netwerkschijven

 ‘Wij zochten een systeem dat onze mensen de mogelijkheid bood om vanuit iedere invalshoek snel over de juiste informatie (gestructureerd én ongestructureerd!) te kunnen beschikken. Ook als die afkomstig zou zijn van andere bronnen’, aldus Van Essen.

In de bouwwereld wordt veelal in projecten gewerkt. ‘Per project worden daarvoor documenten opgeslagen, meestal per afdeling georganiseerd. Zo ontstaan – met meerdere mensen – al snel meerdere versies van documenten. Dat beheer zou eigenlijk meer op het niveau boven de afdelingen moeten gebeuren. Nu werd het zoeken naar specifieke informatie erg lastig. Iedereen gebruikt immers een andere – eigen – naamgeving.’

Informatiemanagement versus documentmanagement

Heilijgers maakt gebruik van MS Office365. Het lag voor de hand om SharePoint te gaan gebruiken voor het beoogde doel, dat gebeurde echter niet. Van Essen is daarover heel duidelijk: ‘Het is niet snel genoeg, het is niet bepaald heel gebruiksvriendelijk en SharePoint (met MS Teams) is meer een geavanceerde samenwerkingsomgeving. Dat is wezenlijk iets anders dan een informatiebeheeromgeving. Tijdens de gesprekken met GeONE hierover kwamen we tot de conclusie dat M-Files een veel betere optie is: geen plat documentmanagement systeem, maar een intelligent informatiemanagement systeem. Een kleine nuance, maar een wereld van verschil in de praktijk. Het gaat om álle informatie, waar die zich ook bevindt en in welk formaat ook.’

Eén keer goed invoeren, oneindig keer voordeel

Om meteen te laten zien dat M-Files echt werkt, nam Van Essen met de afdeling ICT het voortouw. ‘We zijn gestart met documenten en na enige ervaring hebben we de gegevens uit de Configuration Management Database (CMDB) overgezet van Topdesk naar M-Files. Daarbij ging het niet alleen om bestanden, maar ook om specificaties van hardware, licentieperiodes, enz. Essentiële informatie is nu voor iedereen bereikbaar, vanuit zijn eigen invalshoek. De slimme manier waarop M-Files is ingericht met de metadata maakt het systeem heel inzichtelijk en gebruiksvriendelijk. Als je er vooraf wat tijd insteekt en de gegevens één keer goed invoert, heb je er de rest van de information life cycle het voordeel van. Dat is een overtuigend argument om gebruikers mee te krijgen.’

Informatie in plaats van bestand

M-Files benadert alles als informatie in plaats van als bestand. Daarin ligt de kracht. ‘M-Files heeft veel weg van een zogenaamd low code platform: het gaat vooral om configureren, waarmee je het vervolgens naadloos aansluit op belangrijke bedrijfsprocessen. Het systeem is ook snel aanpasbaar aan verander(en)de omstandigheden.’

Koppelingen met backoffice

M-Files moest uiteraard koppelen met de backoffice-applicaties. Dat was een eis en daarnaast moest het over de standaard documentbeheerfunctionaliteit beschikken en aanpasbaar, open en gebruiksvriendelijk zijn. Dat bleek voor M-Files geen probleem. ‘Daardoor kunnen medewerkers ook andere bronnen aanspreken om informatie op te halen en te raadplegen. Dat geeft de garantie dat mensen altijd de juiste en meest actuele informatie gebruiken.’

Toegevoegde waarde GeONE

Daarin kwam de toegevoegde waarde van GeONE als premium M-Files partner naar boven. Van Essen: ‘GeONE heeft niet alleen veel kennis van en ervaring met M-Files, maar ze begrijpen bovendien ónze bedrijfsprocessen en wat voor óns van belang is. Ze luisteren heel goed naar wat je zegt. Samen hebben we een stappenplan opgezet om de uitrol zo soepel mogelijk te laten verlopen. Vervolgens zijn we in sessies met de diverse afdelingen aan de slag gegaan om de informatie op de netwerkschijven te analyseren en daarop een conceptinrichting voor M-Files te baseren. Per afdeling en gebruikersgroep is het systeem verder op maat gemaakt en zijn mensen geïnstrueerd. Een goede manier om uit te leggen hoe het werkt, is het voorbeeld van online een vakantie boeken. Daar kun je allerlei filters aanmaken om sneller door het hele aanbod heen te komen. Je zoekt op basis van bepaalde eigenschappen (metadata), bijvoorbeeld prijs, land, regio, type accommodatie, etc.. Eigenlijk werkt het zo ook met informatie zoeken: je zoekt een contract, uit 2018, van klant X. Als je vooraf hebt nagedacht over de inrichting, kun je heel snel manoeuvreren… Die aanpak heeft er in belangrijke mate toe bijgedragen dat dit project een succes is.’

Vervolgstappen met M-Files

Als het aan Van Essen ligt gaat bijna het hele intranet over op M-Files. ‘Dit is mogelijk omdat een Intranet dezelfde doelstelling heeft als M-Files: centraal delen van informatie. We gaan ook M-Files Process Maps inzetten voor het Heilijgers Kwaliteit Systeem: een grafische weergave van processen met bijbehorende informatie/documenten. Dit jaar gaan de stafafdelingen over op M-Files, met daarin gelijk een plek voor de vaste overleggen. Volgend jaar is dan de projectorganisatie aan de beurt. Van Essen: ‘De koppeling van de werkomgeving met M-Files, als dé centrale schakel in het ICT-landschap, maakt dat iedereen direct geautoriseerd toegang heeft tot voor hem of haar relevante informatie. Dit soort veranderingen vraagt vooral een mentale omschakeling van de mensen. Dat kost wat tijd, maar als mensen de voordelen ervaren zijn ze snel om. We hebben vanaf het begin ook het MT van Heilijgers meegenomen om zelf de voordelen te ervaren. Dan wordt het ineens heel praktisch en tastbaar.’

Uiteindelijk moet M-Files straks dé ingang worden voor ketenpartners – leveranciers, onderaannemers, gemeenten of andere instanties et cetera – om informatie binnen Heilijgers te kunnen benaderen. Van Essen ziet het al helemaal zitten…