Metadata maken het mogelijk om grote hoeveelheden documenten en informatie te organiseren.

In dit artikel antwoord op de volgende vragen:

• Waarom metadata belangrijk zijn?
• Hoe Spotify en Netflix vanaf het begin metadata gebruiken?
• Wat zijn metadata?
• Metadata is de oplossing voor documentmanagement van organisaties?

We leven in een digitale samenleving. Het nieuws volgen de meeste mensen via hun telefoon, boodschappen worden met een tablet op de bank besteld en films streamen we via onze smart-tv. Producten en diensten voor consumenten digitaliseren in razendsnel tempo, maar ook in het bedrijfsleven en bij overheden werkt men steeds meer digitaal. Dankzij de digitalisering groeit het aantal filmpjes, documenten, afbeeldingen, e.d. drastisch.

Vooral organisaties krijgen steeds meer moeite om al deze data en informatie te beheren, met als gevolg dat veel informatie en data onvindbaar wordt.

Een uitdaging waarbij organisaties veel kunnen leren van Netflix en Spotify.

Onverklaarbare structuur

Neem als voorbeeld je eigen privé computer. Hoogstwaarschijnlijk heb je daar ook documenten, foto’s en films op staan. Wellicht heb je al jouw documenten in dezelfde map staan. De kans is echter groot dat je een structuur hebt bedacht om je documenten te organiseren, waarbij je voor elk onderwerp of thema een map hebt. In elke map staan waarschijnlijk submappen en in die submappen, je raadt het al: opnieuw mappen en zo verder. Zo’n onderverdeling noemen we een mappenstructuur. Met een groeiende hoeveelheid data, informatie en documenten bij veel organisaties, groeien ook deze mappenstructuren. En dan nog te bedenken dat we het hadden over één structuur. In een organisatie kent men vaak zijn of haar eigen mappenstructuur, die veel van elkaar kunnen verschillen.

En daar zit het probleem: hoe vind je een specifiek document terug in een overvloed aan mappen met ook nog eens verschillende structuren?

Spotify en Netflix werken met metadata

Op Spotify staan meer dan 30 miljoen muzieknummers. Stel je voor dat deze nummers georganiseerd waren in mappen.

Op Spotify staan meer dan 30 miljoen muzieknummers. Stel je voor dat deze nummers georganiseerd waren in mappen, hoe vind je dan ooit muziek? Netflix kent duizenden films en honderden series. Ziet u uzelf al bladeren door deze duizenden mappen op zoek naar een leuke nieuwe film?

Spotify en Netflix kennen dus dezelfde uitdaging als de meeste organisaties: het snel en makkelijk vindbaar maken van objecten. Wat muziek en films zijn voor Spotify en Netflix, zijn voor organisaties documenten, presentaties, projecten, klanten, contracten, tekeningen en ga zo maar door.

Om een muzieknummer vindbaar te maken krijgt deze op Spotify meer informatie dan alleen een naam. De plaat ‘Captain Jack’ is niet alleen een nummer van Billy Joel, het is ook ‘Popmuziek’, uitgebracht in 1973 en onderdeel van het album ‘Piano Man’. Hierdoor vind je dit nummer wellicht omdat je geïnteresseerd bent in popmuziek of in nummers uit een specifieke periode. Hetzelfde geldt voor films. Ik wil een film zien met Leonardo di Caprio, het liefst recent en als het even kan met flink wat actie en humor. Zie daar: The Wolf of Wallstreet. Allemaal ingangen om bij een object terecht te komen.

Metadata zijn eigenschappen van informatie

Simpel gezegd geven Spotify en Netflix hun muziek en films labels mee zoals titel, jaar, genre, etc. Zulke labels noemen we metadata, dat betekent karakteristieken van informatie. Zulke karakteristieken kunnen organisaties ook aan hun documenten geven.

In onderstaande afbeelding zie je een goede vergelijking.

Door het labelen oftewel het toevoegen van metadata worden documenten eenvoudig en snel vindbaar. Zo kunnen organisaties allerlei overzichten creëren die veel inzicht verschaffen. Zie in onderstaande afbeelding hoe metadata ervoor zorgt dat organisaties hun inzicht vergroten.

Veel organisaties werken nog met mappenstructuren die informatie moeilijk vindbaar maken. Dit resulteert op haar beurt weer in dubbele documenten die voor dark data zorgen.

DMS op basis van metadata

M-Files is het informatiemanagementsysteem dat unieke krachtige metadatamogelijkheden biedt. Hiermee vinden organisaties documenten en informatie razendsnel, creëren zij dynamische inzichten en zijn rapportages in een handomdraai aangemaakt.

Wilt u dit een keer live in actie zien? Meld u dan aan voor de M-Files webinar en zie met eigen ogen hoe bedrijfsdocumenten en informatie gevonden worden zoals Netflix en Spotify dat zouden doen.