skip to Main Content

Nooit meer tijd kwijt aan het zoeken van documenten

WEBINAR

Wereldwijd zijn medewerkers soms tot wel 30 procent van hun tijd kwijt aan het zoeken van documenten en informatie. Documenten en informatie staat bij 90 procent van de bedrijven opgeslagen in een mappenstructuur. Mappenstructuren verschillen van persoon tot persoon. Het terugvinden van een document vereist dus dat u weet waar een document staat opgeslagen en dat maakt het snel vinden lastig en tijdsintensief.

Staat een contractvoorstel in de map ‘Projecten’, ‘Contracten’ of in de betreffende klantmap? Of bevindt het zich als bijlage in een e-mail?

Een bijkomend gevolg is dat medewerkers documenten regelmatig dubbel opslaan.

Met document management van M-Files tackelt u dit probleem en vindt u documenten en informatie pijlsnel. Medewerkers zoeken niet meer naar de map van een contractvoorstel, projectplan of factuur, maar op kenmerken van het betreffende document.

De kenmerken van een document, bijvoorbeeld een voorstel, kunnen de betrokken partijen, status, looptijd of het dossier/project zijn. Elk type document kent zijn eigen soort kenmerken, door organisaties zelf in te richten. Vergelijk het met hoe Spotify muziek beheert: op artiest, nummer, album, genre. Maar dan met onbegrensde mogelijkheden.

U zoekt op basis van wat een document is, in plaats van waar het staat opgeslagen. Een Google-achtige manier van documenten vinden dus.

Organisaties kunnen daarbij weergaven creëren op basis van die kenmerken. Geef bijvoorbeeld alle documenten weer met status X, van project Y, van collega Steve of alleen documenten die specifieke aandacht vereisen. Deze manier van documenten opslaan biedt organisaties mogelijkheden en inzichten die met een mappenstructuur onmogelijk zijn.

Bovendien zijn alle documenten overal en altijd beschikbaar, op ieder apparaat. Zelfs wanneer u geen internet heeft, stelt u documenten offline beschikbaar.

In het webinar ziet u hoe M-Files organisaties tijdswinst, efficiëntie, betere onderlinge samenwerking, vergroot inzicht en dus geld oplevert.

Webinar: M-Files document management
Gratis
Interactief: ruimte voor vragen
Ongeveer 45 minuten
M-Files demonstratie

Wij zijn GeONE. Uw premium M-Files partner.

Wij zijn een groep hooggekwalificeerde consultants die organisaties helpt bij het optimaliseren van hun informatiemanagement. Zorgen dat informatie eenvoudig, eenduidig, veilig en overal beschikbaar is, daar staan we voor. Dat doen we intussen al meer dan 20 jaar. Dankzij onze ervaring weten wij wat nodig is om uw document management op orde te brengen.

In slechts enkele weken (geen maanden) implementeren wij M-Files in-the-cloud, on-premise of als hybride systeem. Wij staan te popelen. U ook?

Back To Top