Klantinformatie is een van de fundamenten van succesvol ondernemen. Hoe ga je om met klantinformatie? Wanneer werkt het remmend of juist versnellend? In dit artikel gaan we in op de balans tussen de bruikbaarheid, veiligheid en vertrouwelijkheid. Hoe kunnen bedrijven hun klanten beter van dienst zijn dankzij slim informatiebeheer?

Veel zakelijke dienstverleners moeten een bedrijfskritische gegevens uitwisselen met klanten en moeten werken volgens een strikt vertrouwelijkheidsbeleid of strikte privacy- of financiële voorschriften.

Tegelijkertijd moeten bedrijven intern en extern effectief samenwerken voor kwalitatieve dienstverlening. Veel bedrijven en hun werknemers worstelen dagelijks met deze puzzel.

Een succesvol bedrijf moet een balans creëren en behouden tussen:

• Het naadloos delen van gevoelige gegevens
• Het handhaven van vertrouwelijkheid. 

Deze balans kan worden gevonden door gebruik te maken van de juiste oplossing voor het beheer van klantinformatie.

Goed beheer klantinformatie als vliegwiel

Om te beginnen, wat is klantinformatiebeheer? 

Klantinformatiebeheer kun je opsplitsen in de volgende vier onderdelen:

• Het beheren van informatie over klanten en klantrelaties
• Nieuwe klanten onboarden met het efficiënt leveren van producten en diensten  
• Het beheren van de relatie
• Personeel productief en tevreden houden en tegelijkertijd zorgen voor waterdichte vertrouwelijkheid van de klant en naleving van de regelgeving.

Neem bijvoorbeeld de consultancysector. Voor adviesbureaus draait het bij het aantrekken van nieuwe business allemaal om relevant blijven voor klanten en prospects door te laten zien dat je hun business goed begrijpt.

Naarmate een adviesbureau groeit, kan het moeilijk worden om alle kennis en inzichten in verschillende business lines bij te houden. 

Studies tonen bijvoorbeeld aan dat medewerkers tot 2,5 uur per dag kwijt zijn aan het zoeken naar informatie. De mogelijkheid om de juiste informatie op het juiste moment (lees snel) te vinden is van invloed op de waarde die je als bedrijf biedt aan je klanten. 

Goed klantinformatiebeheer helpt bedrijven op twee cruciale punten:

• Koppel alle documenten aan de juiste bedrijfscontext, zodat informatie met betrekking tot een bepaalde klant eenvoudig te vinden is.
• Stimuleer interne samenwerking en benut eenvoudig kennis en inzichten van een branche of functioneel domein.

Klant én medewerker centraal

Veel bedrijven proberen nieuwe medewerkers efficiënt in te werken aan de hand van klantinformatie.

In de adviessector is het personeelsverloop hoog en dit zorgt voor een steile leercurve. Voor veel bureau’s is het een uitdaging om nieuwe medewerkers snel up and running te krijgen. Als bureau wil je zo snel mogelijk dat een medewerker op de hoogte is van de klanten, zijn behoeften en bijvoorbeeld compliance-vereisten.

Een veel gehoord probleem is het telkens opnieuw uitwisselen van al bestaande gegevens, documenten of informatie. Dit heeft een negatieve invloed op de reputatie van een onderneming. En dan hebben we het nog niet eens over de verspilde tijd die veel beter besteed kan worden.

Accountantskantoren, financiële dienstverleners of advocatenkantoren kunnen hun klant centraal stellen door een platform voor in te zetten dat:

• Het onboarden van nieuwe klanten versnelt door geautomatiseerde workflows en sjablonen voor offertes, contracten en andere standaarddocumenten.
• Zorgt dat klantgerelateerde informatie gemakkelijk te vinden en te onderhouden is, zodat nieuwe medewerkers efficiënter aan de slag kunnen en opdrachten efficiënter kunnen worden uitgevoerd.
• Een solide versie- en reviewsysteem implementeert om ervoor te zorgen dat medewerkers altijd aan en met de juiste informatie werken.

Waterdichte naleving van wet- & regelgeving

Voor zakelijke dienstverleners kan het een bijna onoverkomelijke uitdaging lijken om te navigeren door de nieuwste regelgeving en om de nieuwste bedreigingen voor gegevensbeveiliging te weerstaan. Deze dreigingen kunnen leiden tot boetes, reputatieverlies of zelfs faillissement.

Vooropgesteld: een robuust platform voor het beheren van klantinformatie zal niet elke wetgevingskwestie oplossen of de wereld verlossen van cybercriminelen. Een slim platform kan er echter wel voor zorgen dat medewerkers en klanten zich houden aan de best practices voor het delen en opslaan van gevoelige gegevens. Bovendien voorkomt een slim informatieplatform het eindeloos heen-en-weer mailen van gegevens en documenten, dat voor een verwarrende en onveilige klantervaring kan zorgen.

Een goed platform voor het beheer van klantinformatie biedt sterke voordelen:

• Moderniseer veilige informatie-uitwisseling tussen alle kanalen van de klant en het bedrijf.
• Automatiseer het veilig delen van documenten en het beheer van machtigingen.
• Controles stroomlijnen met geautomatiseerde workflows en geavanceerde zoekmogelijkheden die directe toegang bieden tot informatie die auditors nodig hebben.

M-Files biedt een naadloze set aan mogelijkheden om op effectieve wijze nieuwe klanten te onboarden. Het helpt zakelijke dienstverleners om informatie veilig uit te wisselen en klantrelaties soepeler te laten verlopen, terwijl de vertrouwelijkheid van de klant wordt bewaakt en de naleving van de regelgeving en sector wordt gewaarborgd.