Contracten hebben een grote invloed op het succes van bedrijven, contractmanagement is dus cruciaal. Voornamelijk omdat contracten direct te maken hebben met de omzet en de uitgaven. Er bestaan een hoop verschillende taken die te maken hebben met de verschillende fasen in de levenscycli van contracten. Het automatiseren van deze taken en het contractmanagement is cruciaal voor organisaties die efficiëntie nastreven en hun risico’s willen beperken.

Volgens Forrester levert geautomatiseerd contract management het volgende op:

• 55% verbetering in compliance
• De tijd voor een enkele contractcyclus halveert
• Afsluiten nieuwe contracten stijgt met een kwart
• Omzet stijgt met 1 tot 10 procent

1. Alle contracten op één plaats – compleet overzicht

Organisaties verwerken en slaan informatie op vanuit veel verschillende bronnen. Denk bijvoorbeeld aan papier, een scanner, elektronische formulieren, elektronische documenten en eventueel andere applicaties. Eerder bespraken we al wat de rol is van dit soort informatiesilo’s binnen organisaties. Met een centrale en geautomatiseerde contractmanagementoplossing vergroot een organisatie de toegankelijkheid van de contracten. Tevens verbetert het gebruik van metadata (het toekennen van eigenschappen en attributen aan documenten) de vindbaarheid drastisch. Collega’s hoeven niet meer te zoeken door ellenlange e-mailconversaties of een onlogische mappenstructuur.

Zoeken gebeurt op basis van eigenschappen die aan de contracten worden gekoppeld (metadata genoemd dus). Dit levert snelle en efficiënte inzichten op. Zie onderstaande voorbeelden van mogelijke overzichten:

• Alle contracten met partij X
• Contracten die binnen een maand verlopen
• Alle contracten met een minimum waarde van X
• De contracten van afdeling X
• Enzovoort

Door intelligent te zoeken op metadata vergroten organisaties hun inzicht en overzicht. Bovendien vinden medewerkers op deze manier contracten razendsnel, wat enorme tijdswinst oplevert.

2. Geautomatiseerde workflows voor contractbeoordelingen en taakmanagement

Het automatiseren van bedrijfsprocesworkflows helpt het contractmanagementproces stroomlijnen en het brengt contracten sneller naar voltooiing. Op het moment dat een persoon in een bepaalde stap zijn goedkeuring verleent, krijgt de volgende persoon automatisch een melding. Zo weet de volgende persoon in lijn dat hij of zij actie moeten ondernemen. Dit gebeurt met stappen in goedkeuringsprocessen, maar ook met andere taken die zijn gekoppeld aan een document. Dat kan een contract zijn, maar ook een ander document. Als laatste krijgt de eindverantwoordelijke uiteraard de melding dat een contract getekend kan worden.

3. Digitale handtekeningen

Het gebruik van digitale handtekeningen creëert een sneller goedkeuringsproces waardoor de cyclus van het contract verkort en de kosten daarmee dalen. Je wilt toch niet meer dat papier dit digitale proces verstoord?

4. Verminderd risico en automatische updates

Een betrouwbaar contractmanagementsysteem vermindert risico’s rondom contracten dankzij automatische alerts. Door de toevoegingen van metadata aan contracten (of andere documenten) zoals een verloopdatum, ontvangen betrokkenen automatische alerts. Verloopt een contract over een maand? Dan krijgt de betrokken persoon automatisch een alert. Zo beperkt de organisatie risico’s en dat bespaart onnodige kosten.

5. Records Management

Stel weergaven op op basis van permissies en veiligheid. Medewerkers zien alleen datgene waar zij toegang tot hebben en belangrijker: tot datgene wat relevant is voor hen. Versiebeheer houdt bij wie welke wijzigingen aanbrengt met de mogelijkheid om met één klik terug te springen naar een vorige versie.

Het automatiseren van de creatie, beoordeling en goedkeuring van contracten brengt consistentie in een organisatie. Consistentie levert op haar beurt weer transparantie en verantwoording op, wat steeds vaker nodig is in meer gereguleerde sectoren. M-Files is een informatiemanagementoplossing die al deze voordelen direct in de praktijk brengt. Bent u nieuwsgierig naar de voordelen van contractmanagement in de praktijk? Volg gratis en vrijblijvend het webinar over contractmanagement automatisering en ontdek welke winst u kunt behalen.