Informatiemanagement is veranderd van puur documentbeheer en archivering naar een echte business enabler. De huidige intelligente oplossingen voor informatiemanagement bieden manieren om de tijdrovende en vaak saaie documentgerichte processen binnen een bedrijf te automatiseren. Artificial Intelligence en machine learning spelen daarbij een cruciale rol. Maar wat betekent AI en machine learning nou concreet voor het informatiemanagement van organisaties?

Een van de belangrijkste drijfveren in automatisering is het gebruik van Artificial Intelligence (AI) en machine learning. AI en machine learning hebben het vermogen om te redeneren en betekenis te ontdekken en te leren van ervaringen uit het verleden. Bovendien kunnen AI-systemen gemakkelijk door veel informatie heen en weer bewegen om patronen en categorieën in gegevens te herkennen. Dat vermogen wordt ingezet om nieuwe manieren van zoeken, vinden, gebruiken en beheren van informatie mogelijk te maken en geautomatiseerde workflows toe te voegen aan documentmanagementprocessen.

Maar, AI en machine learning kan verschillende betekenissen hebben voor verschillende organisaties en mensen. Voor ons betekent dit dat het de bedrijfsvoering echt verder helpt en tegelijkertijd heel eenvoudig is voor eindgebruikers om hiervan te profiteren. Ons doel is om klanten in staat te stellen op intelligente wijze kritische gegevens te vinden en te beheren die ze nodig hebben om slimme beslissingen te nemen.

In dat licht wil ik drie bepalende onderwerpen bespreken die van belang zijn om AI en machine learning optimaal te benutten op het gebied van informatiemanagement.

AI mag niet moeilijk zijn voor de gebruiker

Wij geloven in het verstrekken van out of the box intelligente oplossingen, zodat u of iemand in uw organisatie geen datawetenschapper hoeft te zijn om het in uw bedrijf toe te passen.

Wat de Artificial Intelligence in M-Files onderscheidt van anderen is het gebruik van machine learning achter de schermen. De gebruikers hoeven hun manier van werken niet te veranderen of extra stappen te ondernemen om het systeem te trainen. Door alleen maar te observeren wat de gebruikers doen, zal M-Files hen automatisch helpen en zal het systeem uit zichzelf steeds slimmer worden.

 

Sommige producten bieden fantastische, krachtige AI-mogelijkheden, maar ze vereisen een diepgaand inzicht in hoe zorgvuldig te trainen, testen, afstemmen ….en herhalen. Als je dit probeert te implementeren zonder de juiste vaardigheden, kan het eindigen met hoge kosten en geen resultaat. Een beter alternatief zijn oplossingen die AI out-of-the-box aanbieden, zonder zware vereisten aan de gebruikerskant. M-Files is zo’n oplossing.

AI moet werken met jouw eigen data

Er is recentelijk een stormloop van “intelligente” producten en diensten op de markt geweest, maar sommige van deze producten en diensten zijn helemaal niet zo intelligent als ze beweren. Het is belangrijk voor organisaties om te kunnen zien wat er achter de schermen gebeurt en te begrijpen hoe goed een AI-oplossing echt werkt met hun eigen gegevens, niet alleen met demodata.

Om te kunnen testen met echte data voor een aankoop, moet de AI-oplossing eenvoudig genoeg zijn om te implementeren. Als het te veel moeite kost om de AI te laten werken, kan het totaal onmogelijk zijn om het uit te proberen met echte data.

Aan de oppervlakte kan een AI-functie voor een gebruiker soms nogal alledaags of voor de hand liggend overkomen. Alle slimme algoritmes en mechanismen zijn voor hen onzichtbaar en ze zien gewoonweg dat er automatisch iets gebeurt.

Een mooie metafoor om dit uit leggen zijn eenden. Eenden zwemmen rustig rond, maar er gebeurt veel indrukwekkend werk onder het wateroppervlak om ervoor te zorgen dat een eend daar terechtkomt waar hij naartoe moet. In dat licht verkopen sommige leveranciers nu ‘rubberen eendjes’. Ze zien eruit en kwakken als een echte eend, maar wel alleen als je ze precies goed knijpt. In werkelijkheid zijn ze hol van binnen en gebeurt er niets onder het wateroppervlak.

Cloud loopt voorop, maar on-premise AI biedt grote kansen

Clouddiensten en SaaS bestaan al enige tijd, maar bepaalde klanten en industrieën hebben ze nog niet volledig omarmd. Zolang AI-diensten alleen in de cloud beschikbaar zijn, liggen er nog vele euro’s voor het oprapen. Dus ook al lijkt het misschien een beetje op een ouderwetse manier, er is een echte kans op premium, volledig on-premise AI backend oplossingen.

Een verwante, opkomende technologie is de zogenaamde Edge AI, waarbij AI direct op het apparaat wordt uitgevoerd, zodat de gegevens blijven waar ze zijn.

M-Files hanteert een cloud first aanpak, maar bijna alle AI-mogelijkheden zijn er ook voor on-premise.

Intelligente services

In november lanceren we een nieuwe tool, M-Files Smart Classifier, als add-on functie. M-Files Smart Classifier is gebaseerd op de hierboven beschreven aanpak, waarbij het product leert terwijl het wordt gebruikt, en het geeft suggesties voor welk type document een bepaald document is.

Naast de nieuwe M-Files Smart Classifier bieden wij ook andere slimme diensten aan, zoals bijvoorbeeld de M-Files Repository Sensor, die helpt om door grote hoeveelheden gegevens te zoeken en bedrijfskritische informatie, zoals persoonlijk identificeerbare informatie, uit de rommel te identificeren.

Deze diensten maken allemaal deel uit van het aanbieden van meer automatisering en verbeterde efficiëntie voor organisaties.

Ons doel is om organisatie in drie stappen te laten toewerken naar intuïtief en intelligent informatiemanagement:

Stap 1: Verstrek zinvolle suggesties voor metadata

• Gebruik AI om de content die gebruikers beheren te begrijpen en te analyseren

Stap 2: Bedrijfskritische informatie scheiden van dark data

• Crawlen door verschillende opslaglocaties.
• Relevante gegevens vinden, zichtbaar maken en aan bedrijfsprocessen koppelen.
• Verwijder overbodige informatie en content.

Stap 3: Biedt gebruikers gegevens aan die nu voor hen relevant zijn

• Begrijp wie de gebruiker is en wat zijn of haar rol is.
• Biedt proactief informatie en content aan die nu relevant is.
• Relevantere zoekresultaten voor gebruikers.

Bent u nieuwsgierig hoe dit er in de praktijk uitziet? Woon vrijblijvend de M-Files online demonstratie bij en ontdek het met uw eigen ogen.