Onlangs heeft de Amerikaanse televisiezender Fox het tiende seizoen van X-Files uitgezonden. Voor diegene die niet bekend zijn met X-Files: het gaat in deze serie om misdaden die nooit zijn opgelost en inmiddels een (extreem) lage prioriteit hebben gekregen van de FBI. Deze dossiers worden allemaal gekenmerkt door onverklaarbare zaken, zoals paranormale of buitenaardse fenomenen.

In veel afleveringen zijn de hoofdpersonen (Mulder en Scully) gesitueerd in rommelige archiefruimtes of onbeveiligde opslagfaciliteiten, gebruik makend van trage mainframe computers. Ook zijn ze voortdurend bezig om systemen van het Ministerie van Defensie door te ploegen om de context te vinden van hun werk en de verbanden tussen verschillende zaken.

Dat ziet er uit als een behoorlijk inefficiënt werkmodel, gezien vanuit ECM-perspectief. Geen wonder dat Mulder en Scully toen meerdere seizoenen nodig hadden om aan te tonen dat er sprake was van buitenaards leven en overheidscomplotten.

Ik heb een theorie: onze hoofdrolspelers zouden hetzelfde bewijs hebben kunnen leveren in één seizoen, hooguit twee, als ze gebruik zouden maken van een ECM-systeem. Laten we eens zien wat er zou hebben kunnen gebeuren als al die zaken waren opgeslagen en beheerd in M-Files.

“De antwoorden zijn er, je moet ze alleen weten te vinden.” Dana Scully

Bij al haar onderzoeken probeert de FBI de persoonlijke en gedragskarakteristieken van een mogelijke verdachte te achterhalen en te classificeren in relatie tot de misdaad en mogelijke andere misdaden en handelingen die die persoon gepleegd heeft. Dit proces bestaat uit meerdere stadia, waarvan de eerste twee bestaan uit verzamelen en classificeren.

Om het eenvoudig  te houden: voor Mulder en Scully betekenen deze fases het verzamelen van gegevens uit rapporten van de plaats delict en forensisch onderzoek, uit fysieke dossiers (ongestructureerde data) en het binnenhalen van data uit het FBI mainframe (gestructureerde data). De basis van deze methode kent drie aspecten: goed gegevensbeheer, het vindbaar maken van informatie en het beveiligen van die informatie. Dat past naadloos bij M-Files!

M-Files kan bovenstaand proces voor het onderzoeksteam in een aantal opzichten aanzienlijk vereenvoudigen en versnellen:

1. Het verzamelen

Dit houdt in dat allerlei gegevens, documenten, gesprekken, video’s etc. die verband houden met het misdrijf bij elkaar moeten worden gebracht. Daarbij moet worden getracht te ontdekken wat de relatie is tussen al die gegevens. Fans van de serie weten dat een van de grootste frustraties is dat steeds weer dossiers onvolledig zijn, documenten zijn verdwenen enz. Een andere frustratie is dat informatie niet vindbaar, niet beschikbaar of niet veilig gesteld kan worden. Zoals in seizoen 1, aflevering 1, waar Mulder niet in staat is de buitenaardse ontvoering van een aantal studenten – die werden getest – te bewijzen. Het enige stukje bewijs (een metalen implantaat) gaat verloren doordat de ‘smoking man’ het heeft opgeslagen in een uitgebreid ondoorgrondelijk archief ergens onder het Pentagon. Als Mulder de X-Files had kunnen opslaan in M-Files had het niets uitgemaakt of ‘smoking man’ de fysieke documenten had weggesluisd naar een verborgen archief onder het Pentagon. De digitale versies zouden in het M-Files Enterprise Content Management systeem zitten. Die bestanden zouden bovendien beveiligd zijn en alleen door Mulder en Scully benaderbaar op basis van aan de informatie gekoppelde metadata en de specifieke bevoegdheden van de hoofdpersonen. Mocht ‘smoking man’ al toegang krijgen tot dit systeem, zou M-Files dit onmiddellijk registreren en achteraf aantoonbaar maken. Met de beveiliging van M-Files zou ‘smoking man’ nooit tot ‘de aartsvijand’ zijn uitgegroeid.

2. Het classificeren

Deze fase behelst het in relatie met elkaar brengen van alle verzamelde gegevens. Dat is voor Mulder en Scully sneller gezegd dan gedaan, aangezien zij met uiteenlopende vormen van informatie te maken hebben: systemen, papieren dossiers en verborgen archieven. De rode draad in de hele serie is dat buitenaardse wezens met hulp van een schaduwoverheid van plan zijn de aarde over te nemen en te koloniseren. Stel je eens voor dat Mulder alle bestanden in M-Files zou hebben opgeslagen, gemetadateerd en dan de zoektermen ‘alien’, ‘ontvoering’, ‘buitenaards’, ‘hybride’ zou kunnen combineren. Dan zou hij binnen enkele ogenblikken zijn onderzoeksgebied hebben kunnen inkaderen. Dan zou hij moeiteloos de zaak vanuit verschillende perspectieven kunnen benaderen en vormgeven. Hij zou heel snel patronen en overeenkomsten in de gegevens ontdekken, allemaal mogelijk gemaakt door geavanceerde zoekfuncties in M-Files. M-Files zou het mogelijk maken om informatie uit rapporten (een analyse van de plaats delict) te koppelen aan informatie over objecten (zoals het metalen implantaat). Mulder zou, in het kort, met M-Files in staat zijn het verband en de context te ontdekken tussen alle verspreid voorkomende (informatie)puzzelstukjes. Hij zou de zaak (snel) tot een oplossing brengen.

Toegegeven: dan is de serie veel minder leuk, maar het is wel interessanter voor ons, als ECM-specialisten, om naar te kijken.

Bastiaan Brefeld
Manager Business Development
bastiaan.brefeld@geone.nl