Wat is een document management systeem (DMS) en wie gebruikt het? Waarom wordt een document management systeem gebruikt? Wat zijn de voordelen, potentiële risico’s en beschikbare opties van een DMS? Met welke kosten kun je rekening houden? En wat is de top 10 document management systemen?

Wat is een document management systeem (DMS)?

De een noemt het een document management systeem en de ander een documentbeheersysteem. Daarom wordt deze software vaak afgekort als DMS.

Een DMS is ontworpen om het creëren, opslaan, organiseren, beheren, delen en traceren van digitale documenten te vergemakkelijken. Het is een geavanceerd digitaal alternatief voor het traditionele handmatige papieren documentbeheer. Het primaire doel is om de toegang tot informatie te vereenvoudigen, samenwerking te verbeteren, naleving van regelgeving te vergemakkelijken en operationele efficiëntie te verhogen.

Wat is de definitie een DMS?

Een DMS wordt gedefinieerd als een softwaretoepassing die men gebruikt om documenten op te slaan, te beheren en te organiseren. En dan niet alleen tekstuele documenten, maar ook afbeeldingen, video’s, geluidsbestanden en andere digitale content. Om die reden biedt een DMS functies zoals versiebeheer, zoeken en indexeren, beveiliging van documenten, workflowautomatisering en integratie met andere bedrijfssystemen.

Tegenwoordig wordt ook wel gesproken over een Content Services Platform, afgekort een CSP. Kort gezegd zit het verschil hem in in hoeverre het platform integreert met processen en andere software binnen een organisatie. Daarom zijn veel platformen wel een DMS, maar niet per se een CSP.

Wie gebruiken een document management systeem?

Software voor documenten wordt in verschillende industrieën en organisaties gebruikt, variërend van kleine bedrijven tot grote ondernemingen en zelfs overheidsinstellingen. Elk van deze organisaties heeft vaak zijn eigen specifieke toepassing. Een aantal voorbeelden: 

1. Bedrijven en ondernemingen

   Kleine, middelgrote en grote bedrijven gebruiken software om documenten efficiënt te beheren, samenwerking tussen teams te vergemakkelijken en de toegang tot informatie te verbeteren.

2. Overheidsinstellingen

   Overheden gebruiken een software om officiële documenten en administratieve informatie te beheren, wat helpt bij het handhaven van transparantie en verantwoording.

3. Gezondheidszorg

   In de medische sector wordt software gebruikt voor het beheren van medische dossiers, rapporten en administratieve documentatie. Bijvoorbeeld om het naleven van privacyregels te waarborgen.

4. Onderwijsinstellingen

   Scholen, universiteiten en andere onderwijsinstellingen maken gebruik van software om lesmateriaal, onderzoekspapers en administratieve documenten te organiseren en te delen.

5. Juridische sector

   Advocatenkantoren en juridische afdelingen gebruiken software om juridische documenten en dossiers centraal te beheren en snel toegankelijk te maken.

6. Financiële sector

   Banken en financiële instellingen gebruiken software om financiële gegevens, contracten en rapporten te beheren, en op die manier voldoen aan strenge regelgeving.

Waarom gebruik je een DMS?

Software voor documenten kan grote (positieve) impact hebben op de manier hoe organisaties werken. We geven een aantal belangrijke redenen waarom bedrijven en organisaties een DMS gebruiken: 

1. Efficiënt documentbeheer

   Met een DMS kunnen documenten gemakkelijk worden gecreëerd, opgeslagen en georganiseerd, waardoor de rompslomp van handmatig papierwerk wordt verminderd.

2. Snelle toegang en zoeken

   biedt krachtige zoek- en indexeermogelijkheden, waardoor gebruikers snel de benodigde informatie kunnen vinden, wat de productiviteit verhoogt.

3. Versiebeheer

   versiebeheer houdt automatisch bij welke versie van een document de meest recente is, waardoor verwarring en fouten als gevolg van verouderde versies worden voorkomen.

4. Tijdsbesparing

   Met de intrede van artificial intelligence in document management, worden steeds meer taken automatisch afgehandeld door een DMS. Hierbij kun je denken aan auto-classificatie, automatische metadata herkenning of het samenvatten van documenten.

5. Samenwerking

   Een DMS maakt real-time samenwerking mogelijk, waardoor meerdere gebruikers tegelijkertijd aan een document kunnen werken, waarbij wijzigingen worden bijgehouden en geïntegreerd.

6. Beveiliging

   Een DMS biedt geavanceerde beveiligingsfuncties om te zorgen dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot specifieke documenten, wat de vertrouwelijkheid waarborgt. Dit wordt ook wel permissiemanagement genoemd. 

7. Naleving en regulering

   Voor sectoren die te maken hebben met strikte regelgeving, zoals gezondheidszorg en financiën, helpt een DMS bij het voldoen aan compliance-vereisten en het behouden van audittrails.

8. Ruimte- en kostenbesparing

   Het verminderen van fysieke opslag en de behoefte aan papieren documenten leidt tot kostenbesparingen op het gebied van opslagruimte, afdrukken en archivering.

Wat zijn de voordelen van een document beheer systeem?

De voordelen zijn talrijk en beïnvloeden verschillende aspecten van een organisatie:

1. Efficiëntie

   Documenten zijn gemakkelijk toegankelijk, wat resulteert in tijdsbesparingen en snellere besluitvorming.

2. Productiviteit

   Real-time samenwerking en snelle zoekmogelijkheden verbeteren de algehele productiviteit van teams.

3. Nauwkeurigheid

   Versiebeheer minimaliseert fouten veroorzaakt door verouderde informatie.

4. Beveiliging

   Geavanceerde beveiligingsfuncties beschermen gevoelige informatie tegen ongeautoriseerde toegang.

5. Compliance

   DMS helpt bij het naleven van regelgeving door controleerbare processen en toegangscontroles.

6. Ruimte en Kosten

   Het verminderen van papieren archieven leidt tot kostenbesparingen op het gebied van opslag en onderhoud.

Zijn er ook risico’s?

Hoewel een DMS aanzienlijke voordelen biedt, zijn er ook enkele potentiële risico’s waar je rekening mee moeten houden:

1. Datalekken

   Onvoldoende beveiliging kan leiden tot ongeautoriseerde toegang en datalekken. Kijk dus bij een DMS naar welk veiligheidsniveau het biedt. Denk hierbij aan beveiliging van documenten ‘in-rest’ en ‘in-transit’. 

2. Systeemstoringen

   Als het DMS niet goed wordt onderhouden, kunnen systeemstoringen leiden tot verlies van toegang tot documenten. Om die reden kiezen organisaties sneller voor een cloudoplossing. 

3. Implementatie-uitdagingen

   De implementatie kan complex zijn en vereist mogelijk training en aanpassing. Advies: kies een juiste partner bij de implementatie van een DMS. Let bij die keuze ook op de ervaring die deze partner heeft in uw specifieke sector. 

4. Verandering in werkwijze

   Medewerkers moeten wennen aan nieuwe werkprocessen en er kan weerstand ontstaan. Een goede implementatiestrategie, waarbij er aandacht is voor verandermanagement, is dan ook cruciaal voor het slagen.

Cloud, on-premise, wat is wijsheid?

Er zijn zogeheten verschillende ‘deployments’ mogelijk bij een DMS. Tegenwoordig is een cloud omgeving het meest standaard. Desalniettemin begint on-premise aan een comeback doordat organisaties zekerheid willen over waar hun data opgeslagen staat.

1. On-premise:

   Hierbij wordt de DMS-software lokaal geïmplementeerd en beheerd door de organisatie zelf.

2. Cloud:

   Het DMS wordt gehost op externe servers en toegankelijk gemaakt via het internet. Dit biedt schaalbaarheid en flexibiliteit.

3. Hybride

   : Bij sommige software bestaat er ook een ‘hybride’ variant, hierbij wordt on-premise en cloud met elkaar gecombineerd.

4. Open-source:

   Gratis beschikbare DMS-software waarbij organisaties zelf verantwoordelijk zijn voor implementatie en onderhoud.

Met welke kosten kun je bij een DMS rekening houden?

De kosten variëren afhankelijk van verschillende factoren. Denk daarbij aan de grootte van de organisatie, de gekozen implementatiemethode, het aantal gebruikers en de functionaliteiten die nodig zijn. Over het algemeen kunnen de kosten bestaan uit:

1. Aanschafkosten

   Dit omvat de kosten voor licenties, implementatie en initiële configuratie.

2. Onderhoudskosten

   Kosten voor updates, technische ondersteuning en eventuele aanpassingen.

3. Consultancykosten

   Veel organisaties schakelen een partner in die hen helpt bij de implementatie van een DMS.

4. Training

   Kosten voor het opleiden van medewerkers om effectief met het DMS te werken.

5. Infrastructuur

   Voor on-premises DMS zijn er kosten verbonden aan de benodigde hardware en infrastructuur.

6. Cloudkosten

   Voor cloudgebaseerde DMS zijn er maandelijkse of jaarlijkse abonnementskosten.

Wat is de top 10 van DMS software?

Er zijn verschillende document management systemen (DMS) beschikbaar op de markt. Hieronder een lijst met de top 10 meest gebruikte systemen:

1. Microsoft SharePoint

   SharePoint is een krachtig DMS dat nauw integreert met Microsoft Office en andere Microsoft-producten. Het biedt uitgebreide samenwerkings- en delingsmogelijkheden, waardoor teams effectief kunnen samenwerken aan documenten en informatie. Een universeel platform dat niet geschikt is voor complex documentbeheer.

2. M-Files

   M-Files is een DMS dat de nadruk legt op het zoeken van documenten en daarnaast metadata toepast om content te organiseren en te beheren. Het maakt gebruik van een metadatabenadering in plaats van traditionele mappen. Hierdoor is dit het meest flexibele platform. M-Files wordt veel gebruikt wordt door documentintensieve organisaties zoals accountants en zakelijke dienstverleners. Het is in ieder geval het snelst groeiende platform ter wereld. 

3. OpenText Documentum

   Documentum is een uitgebreid DMS dat zich richt op compliance en contentmanagement. Het biedt mogelijkheden voor het beheren van complexe documentworkflows en het voldoen aan strikte regelgeving.

4. IBM FileNet

   FileNet, nu eigendom van IBM, biedt een schaalbare toepassing die organisaties helpt bij het beheren van hun content en documenten gedurende de hele levenscyclus, van creatie tot vernietiging.

5. Alfresco

   Alfresco is open-source software die samenwerking, documentbeheer en workflowautomatisering ondersteunt. Het biedt zowel cloudgebaseerde als on-premises implementatie-opties.

6. Box

   Box is een populaire cloudgebaseerde oplossing die zich richt op het delen en samenwerken aan bestanden. Het biedt integraties met veel andere zakelijke apps en tools.

7. Dropbox Business

   Dropbox Business is een bekende cloudopslag voor teams en bedrijven. Het combineert bestandsopslag, samenwerking en eenvoudige toegang tot bestanden.

8. Google Workspace (voorheen G Suite)

   Google Workspace biedt tools zoals Google Drive en Google Docs voor samenwerking en documentbeheer in de cloud. Het is geschikt voor realtime samenwerking en delen van documenten.

9. DocuWare

   DocuWare is een platform dat workflows en documentautomatisering combineert. Het helpt bij het stroomlijnen van bedrijfsprocessen door documenten elektronisch te verwerken en te archiveren.

10. Zoho Docs

    Zoho Docs is een cloudgebaseerd DMS dat documentbeheer, samenwerking en delen van bestanden mogelijk maakt. Het biedt ook integraties met andere Zoho-producten.

Elk van deze oplossingen heeft unieke kenmerken en sterke punten, afhankelijk van de behoeften van de organisatie. Bij het kiezen van het juiste DMS is het van cruciaal belang om te evalueren welke functies en mogelijkheden het beste aansluiten bij de specifieke eisen van de organisatie. Je kunt dan denken aan onderwerpen zoals flexibiliteit, samenwerking, beveiliging, compliance en schaalbaarheid.

Dus, wat is een DMS of DMS systeem?

Een document management systeem (DMS) is een essentieel hulpmiddel geworden voor moderne organisaties om hun informatiemanagement te verbeteren, efficiëntie te verhogen en samenwerking te vergemakkelijken. Functies zoals efficiënt documentbeheer, snelle toegang, versiebeheer en geavanceerde beveiliging bieden een scala aan voordelen die van invloed zijn op verschillende aspecten van een organisatie.

Hoewel er potentiële risico’s en kosten verbonden zijn aan het implementeren en onderhouden van een DMS, wegen de voordelen ervan vaak zwaarder. Bij het kiezen van een DMS moeten organisaties rekening houden met hun specifieke behoeften, implementatiemethoden en budgettaire overwegingen. In een tijd waarin informatie de drijvende kracht is achter besluitvorming en concurrentievoordeel, vormt een goed gekozen DMS de hoeksteen van efficiënt informatiebeheer.