In dit artikel leggen we uit wat een documentbeheersysteem precies is, wie het gebruikt, waarom het wordt gebruikt, de voordelen die een DMS biedt, potentiële risico’s, beschikbare opties, wat is de top 10 en met welke kosten kun je rekening houden?

In een tijdperk waarin informatie en documenten in overvloed aanwezig zijn, wordt effectief documentbeheer een cruciale factor voor het succes van bedrijven en organisaties. Documenten vormen vaak de bron van informatie-uitwisseling, samenwerking en besluitvorming binnen organisaties. Het is dan ook geen verrassing dat documentbeheersystemen (DMS) of documentmanagementsystemen een steeds prominentere rol spelen.  

Wat is een documentbeheersysteem of document management systeem (DMS)?

Een documentbeheersysteem, afgekort als DMS, is een softwareoplossing die is ontworpen om het creëren, opslaan, organiseren, beheren, delen en traceren van elektronische documenten binnen een organisatie te vergemakkelijken. Het is een geavanceerd digitaal alternatief voor het traditionele handmatige papieren documentbeheer. Het primaire doel van een DMS is om de toegang tot informatie te vereenvoudigen, samenwerking te verbeteren, naleving van regelgeving te vergemakkelijken en operationele efficiëntie te verhogen.

Wat is de definitie?

Een DMS kan worden gedefinieerd als een softwaretoepassing die wordt gebruikt om digitale documenten op te slaan, te beheren en te organiseren. Dit omvat niet alleen tekstuele documenten, maar ook afbeeldingen, video’s, geluidsbestanden en andere digitale content. Een DMS biedt meestal functies zoals versiebeheer, zoeken en indexeren, beveiliging van documenten, workflowautomatisering en integratie met andere bedrijfssystemen.

Tegenwoordig wordt ook wel gesproken over een Content Services Platform, afgekort een CSP. Kort gezegd zit het verschil hem in in hoeverre het platform integreert met processen en andere software binnen een organisatie. Daarom zijn vaak alle platformen wel een DMS, maar niet per se een CSP.

Wie gebruiken een DMS

Software voor documenten wordt in verschillende industrieën en organisaties gebruikt, variërend van kleine bedrijven tot grote ondernemingen en zelfs overheidsinstellingen. Elk van deze organisaties heeft vaak zijn eigen specifieke toepassing. Een aantal voorbeelden: 

1. Bedrijven en ondernemingen: Kleine, middelgrote en grote bedrijven gebruiken software om documenten efficiënt te beheren, samenwerking tussen teams te vergemakkelijken en de toegang tot informatie te verbeteren.
2. Overheidsinstellingen: Overheden gebruiken een software om officiële documenten en administratieve informatie te beheren, wat helpt bij het handhaven van transparantie en verantwoording.
3. Gezondheidszorg: In de medische sector wordt software gebruikt voor het beheren van medische dossiers, rapporten en administratieve documentatie, terwijl de naleving van privacyregels wordt gewaarborgd.
4. Onderwijsinstellingen: Scholen, universiteiten en andere onderwijsinstellingen maken gebruik van software om lesmateriaal, onderzoekspapers en administratieve documenten te organiseren en te delen.
5. Juridische sector: Advocatenkantoren en juridische afdelingen gebruiken software om juridische documenten en dossiers centraal te beheren en snel toegankelijk te maken.
6. Financiële sector: Banken en financiële instellingen gebruiken software om financiële gegevens, contracten en rapporten te beheren, terwijl ze voldoen aan strenge regelgeving.

Waarom gebruik je een DMS?

Software voor documenten kan grote (positieve) impact hebben op de manier hoe organisaties werken. We geven een aantal belangrijke redenen waarom bedrijven en organisaties een DMS gebruiken: 

1. Efficiënt documentbeheer: Met een DMS kunnen documenten gemakkelijk worden gecreëerd, opgeslagen en georganiseerd, waardoor de rompslomp van handmatig papierwerk wordt verminderd.
2. Snelle toegang en zoeken: biedt krachtige zoek- en indexeermogelijkheden, waardoor gebruikers snel de benodigde informatie kunnen vinden, wat de productiviteit verhoogt.
3. Versiebeheer: versiebeheer houdt automatisch bij welke versie van een document de meest recente is, waardoor verwarring en fouten als gevolg van verouderde versies worden voorkomen.
4. Samenwerking: Een DMS maakt real-time samenwerking mogelijk, waardoor meerdere gebruikers tegelijkertijd aan een document kunnen werken, waarbij wijzigingen worden bijgehouden en geïntegreerd.
5. Beveiliging: Een DMS biedt geavanceerde beveiligingsfuncties om te zorgen dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot specifieke documenten, wat de vertrouwelijkheid waarborgt. Dit wordt ook wel permissiemanagement genoemd. 
6. Naleving en regulering: Voor sectoren die te maken hebben met strikte regelgeving, zoals gezondheidszorg en financiën, helpt een DMS bij het voldoen aan compliance-vereisten en het behouden van audittrails.
7. Ruimte- en kostenbesparing: Het verminderen van fysieke opslag en de behoefte aan papieren documenten leidt tot kostenbesparingen op het gebied van opslagruimte, afdrukken en archivering.

Wat zijn de voordelen

De voordelen zijn talrijk en beïnvloeden verschillende aspecten van een organisatie:

1. Efficiëntie: Documenten zijn gemakkelijk toegankelijk, wat resulteert in tijdsbesparingen en snellere besluitvorming.
2. Productiviteit: Real-time samenwerking en snelle zoekmogelijkheden verbeteren de algehele productiviteit van teams.
3. Nauwkeurigheid: Versiebeheer minimaliseert fouten veroorzaakt door verouderde informatie.
4. Beveiliging: Geavanceerde beveiligingsfuncties beschermen gevoelige informatie tegen ongeautoriseerde toegang.
5. Compliance: DMS helpt bij het naleven van regelgeving door controleerbare processen en toegangscontroles.
6. Ruimte en Kosten: Het verminderen van papieren archieven leidt tot kostenbesparingen op het gebied van opslag en onderhoud.

Zijn er ook risico’s?

Hoewel een document management systeem aanzienlijke voordelen biedt, zijn er ook enkele potentiële risico’s waar je als organisatie rekening mee moeten houden:

1. Datalekken: Onvoldoende beveiliging kan leiden tot ongeautoriseerde toegang en datalekken. Kijk dus bij een DMS naar welk veiligheidsniveau het biedt. Denk hierbij aan beveiliging van documenten ‘in-rest’ en ‘in-transit’. 
2. Systeemstoringen: Als het DMS niet goed wordt onderhouden, kunnen systeemstoringen leiden tot verlies van toegang tot documenten. Om die reden kiezen organisaties sneller voor een cloudoplossing. 
3. Implementatie-uitdagingen: De implementatie kan complex zijn en vereist mogelijk training en aanpassing. Advies: kies een juiste partner bij de implementatie van een DMS. Let bij die keuze ook op de ervaring die deze partner heeft in uw specifieke sector. 
4. Verandering in werkwijze: Medewerkers moeten wennen aan nieuwe werkprocessen en er kan weerstand ontstaan. Een goede implementatiestrategie, waarbij er aandacht is voor verandermanagement, is dan ook cruciaal voor het slagen.

Cloud, on-premise, wat is wijsheid?

Er zijn zogeheten verschillende ‘deployments’ mogelijk bij een DMS. Tegenwoordig is 

1. On-premise: Hierbij wordt de DMS-software lokaal geïmplementeerd en beheerd door de organisatie zelf.
2. Cloud: Het DMS wordt gehost op externe servers en toegankelijk gemaakt via het internet. Dit biedt schaalbaarheid en flexibiliteit.
3. Hybride: Bij sommige software bestaat er ook een ‘hybride’ variant, hierbij wordt on-premise en cloud met elkaar gecombineerd.
4. Open-source: Gratis beschikbare DMS-software waarbij organisaties zelf verantwoordelijk zijn voor implementatie en onderhoud.

Met welke kosten kun je rekening houden?

De kosten variëren afhankelijk van verschillende factoren, zoals de grootte van de organisatie, de gekozen implementatiemethode, het aantal gebruikers en de functionaliteiten die nodig zijn. Over het algemeen kunnen de kosten bestaan uit:

1. Aanschafkosten: Dit omvat de kosten voor licenties, implementatie en initiële configuratie.
2. Onderhoudskosten: Kosten voor updates, technische ondersteuning en eventuele aanpassingen.
3. Consultancykosten: Veel organisaties schakelen een partner in die hen helpt bij de implementatie van een DMS.
4. Training: Kosten voor het opleiden van medewerkers om effectief met het DMS te werken.
5. Infrastructuur: Voor on-premises DMS zijn er kosten verbonden aan de benodigde hardware en infrastructuur.
6. Cloudkosten: Voor cloudgebaseerde DMS zijn er maandelijkse of jaarlijkse abonnementskosten. 

Wat is de top 10 van DMS software?

Er zijn verschillende documentbeheersystemen (DMS) beschikbaar op de markt, die organisaties helpen bij het efficiënt beheren, organiseren en delen van hun digitale documenten. Hieronder volgt een lijst met de top 10 meest gebruikte DMS, elk met een korte omschrijving:

1. Microsoft SharePoint: SharePoint is een krachtig DMS dat nauw integreert met Microsoft Office en andere Microsoft-producten. Het biedt uitgebreide samenwerkings- en delingsmogelijkheden, waardoor teams effectief kunnen samenwerken aan documenten en informatie. Een universeel platform dat niet geschikt is voor complex documentbeheer.
2. M-Files: M-Files is een DMS dat de nadruk legt op het zoeken van documenten en metadata om content te organiseren en te beheren. Het maakt gebruik van een metadatabenadering in plaats van traditionele mappen. Dankzij deze benadering is dit misschien wel het meest flexibele platform, waardoor het veel gebruikt wordt door documentintensieve organisaties zoals accountants en zakelijke dienstverleners. Het is in ieder geval het snelst groeiende platform ter wereld. 
3. OpenText Documentum: Documentum is een uitgebreid DMS dat zich richt op compliance en contentmanagement. Het biedt mogelijkheden voor het beheren van complexe documentworkflows en het voldoen aan strikte regelgeving.
4. IBM FileNet: FileNet, nu eigendom van IBM, biedt een schaalbare toepassing die organisaties helpt bij het beheren van hun content en documenten gedurende de hele levenscyclus, van creatie tot vernietiging.
5. Alfresco: Alfresco is open-source software die samenwerking, documentbeheer en workflowautomatisering ondersteunt. Het biedt zowel cloudgebaseerde als on-premises implementatie-opties.
6. Box: Box is een populaire cloudgebaseerde oplossing die zich richt op het delen en samenwerken aan bestanden. Het biedt integraties met veel andere zakelijke apps en tools.
7. Dropbox Business: Dropbox Business is een bekende cloudopslag voor teams en bedrijven. Het combineert bestandsopslag, samenwerking en eenvoudige toegang tot bestanden.
8. Google Workspace (voorheen G Suite): Google Workspace biedt tools zoals Google Drive en Google Docs voor samenwerking en documentbeheer in de cloud. Het is geschikt voor realtime samenwerking en delen van documenten.
9. DocuWare: DocuWare is een platform dat workflows en documentautomatisering combineert. Het helpt bij het stroomlijnen van bedrijfsprocessen door documenten elektronisch te verwerken en te archiveren.
10. Zoho Docs: Zoho Docs is een cloudgebaseerd DMS dat documentbeheer, samenwerking en delen van bestanden mogelijk maakt. Het biedt ook integraties met andere Zoho-producten.

Elk van deze oplossingen heeft unieke kenmerken en sterke punten, afhankelijk van de behoeften van de organisatie. Bij het kiezen van het juiste DMS is het van cruciaal belang om te evalueren welke functies en mogelijkheden het beste aansluiten bij de specifieke eisen van de organisatie, zoals flexibiliteit, samenwerking, beveiliging, compliance en schaalbaarheid.

Dus, wat is een DMS?

Een Documentbeheersysteem (DMS) is een essentieel hulpmiddel geworden voor moderne organisaties om hun informatiemanagement te verbeteren, efficiëntie te verhogen en samenwerking te vergemakkelijken. Met functies zoals efficiënt documentbeheer, snelle toegang, versiebeheer en geavanceerde beveiliging, biedt een DMS een scala aan voordelen die van invloed zijn op verschillende aspecten van een organisatie. Hoewel er potentiële risico’s en kosten verbonden zijn aan het implementeren en onderhouden van een DMS, wegen de voordelen ervan vaak zwaarder. Bij het kiezen van een DMS moeten organisaties rekening houden met hun specifieke behoeften, implementatiemethoden en budgettaire overwegingen om de juiste keuze te maken. In een tijd waarin informatie de drijvende kracht is achter besluitvorming en concurrentievoordeel, vormt een goed gekozen DMS de hoeksteen van efficiënt informatiebeheer.

Meer zekerheid over het maken van de juiste keuze? Download de gratis DMS Checklist als keuzehulp die een software mismatch voorkomt!