Informatie is van vitaal belang voor elke organisatie, maar vormt tegelijkertijd ook een risico.
Veel van de (meest gevoelige) informatie van een organisatie staat in documenten die werknemers elke dag moeten opslaan, verwerken, beheren en delen.
Nu cyberaanvallen zich blijven uitbreiden en steeds geavanceerder worden, hebben bedrijven meer krachtige oplossingen voor risicobeheer van documenten nodig. Oplossingen die het risico van externe en interne bedreigingen tegengaan. En een slordige omgang met waardevolle documenten en gevoelige gegevens tot een minimum kunnen beperken.
M-Files kan daarbij helpen. Als intelligent informatiebeheerplatform biedt M-Files AI-gebaseerde technologie die het eenvoudiger maakt om:
- Documenten effectief te beheren
- Naleving van beleid en regelgeving te garanderen
- Gevoelige informatie in documenten veilig en gecontroleerd te bewaren
Inhoud
3 tips voor het minimaliseren van informatie risico’s
Wanneer je een oplossing voor risicobeheer overweegt, dien je technologie te kiezen die helpt bij het beheren van de volgende drie meest kritieke taken:
Zorgen voor zichtbaarheid
Het is moeilijk voor een organisatie om informatie te beschermen als je:
- Niet weet welke informatie er in de organisatie is
- Waar welke informatie zich bevindt
- Wie welke informatie gebruikt
- En welk individueel risico elk stukje informatie vormt
Veel bedrijven worden hierbij gehinderd doordat systemen gescheiden zijn. Dit levert vervolgens datasilo’s op die de zichtbaarheid van informatie beperken.
Wat een organisatie nodig heeft is inzicht in álle informatie, data en documenten. Ongeacht het systeem, de silo of toepassing. Zonder zichtbaarheid geen veiligheid.
Dus cruciaal voor risicomanagement is een centrale plek die dit inzicht verschaft als een ware content cockpit.
Controle behouden
De mogelijkheid om te controleren hoe werknemers informatie openen en gebruiken is essentieel voor risicobeheersing.
Werknemers maken, delen, verwerken, bewaren en beheren dagelijks talloze documenten, waarvan vele gevoelige informatie bevatten.
Als organisatie dien je controle te houden over de manier waarop documenten worden gemaakt, opgeslagen, gearchiveerd en beheerd gedurende hun hele levenscyclus.
Controleren wie toegang heeft tot welke documenten is essentieel, net als de mogelijkheid om te traceren hoe documenten zijn geopend, gewijzigd en beheerd.
Behoud van flexibiliteit
Omdat industrieën en markten voortdurend evolueren, hebben organisaties oplossingen nodig met ingebouwde flexibiliteit.
De juiste technologie moet eenvoudig machtigingen en informatietoegang kunnen aanpassen wanneer personeel verandert of nieuwe regels worden ingevoerd.
Minimaliseer het risico met M-Files
M-Files biedt een platform dat tegelijkertijd kan dienen als een enterprise content management systeem, een compliance management oplossing en documentbeheersoftware. Met zichtbaarheid, controle en flexibiliteit biedt M-Files alle mogelijkheden die nodig zijn voor een superieure oplossing voor risicobeheer.
M-Files zorgt voor een betere zichtbaarheid van content door de manier waarop documenten worden opgeslagen en georganiseerd anders te benaderen.
In plaats van een kostbare datamigratie naar een centrale opslagplaats, creëert M-Files verbindingen met documenten, waar ze zich ook bevinden in de organisatie. In SharePoint, in netwerkmappen, in CRM-systemen, in diensten voor het delen van bestanden of in andere bedrijfsapplicaties, -platforms en -systemen.
De AI-gebaseerde technologie van M-Files analyseert automatisch elk bestand en voorziet het van metadata die beschrijft wat het is, wie het heeft gemaakt en de workflow waar het deel van uitmaakt.
Door bestanden te organiseren op basis van metadata – in plaats van op locaties binnen een traditioneel mappensysteem – maakt M-Files het eenvoudig voor werknemers om binnen enkele seconden verbinding te maken met hun gegevens. Veel soepeler omdat ze niet meer hoeven te onthouden waar een document is opgeslagen of hoe het is genoemd.
Het resultaat is dat M-Files een eenduidig beeld geeft van alle documenten en informatie binnen een organisatie. Geautomatiseerde workflows zorgen voor meer controle en efficiëntie, terwijl de metadata-gedreven aanpak van M-Files een ongeëvenaarde flexibiliteit biedt om bestanden in elk systeem en IT-omgeving te genereren en op te slaan zonder dat er datasilo’s ontstaan.