Smart Search

Wereldwijd zijn medewerkers soms tot wel 30 procent van hun tijd kwijt aan het zoeken van documenten en informatie. Documenten en informatie staan bij 90 procent van de bedrijven opgeslagen in een mappenstructuur. Mappenstructuren verschillen van persoon tot persoon. Het terugvinden van een document vereist dus dat u weet waar deze staat opgeslagen en dat maakt het terugvinden lastig en tijdsintensief.

Staat een contractvoorstel in de map ‘Projecten’, ‘Contracten’ of in de betreffende klantmap? Of bevindt het zich als bijlage in een e-mail?

Vergelijk dit met het zoeken naar een website via Google, daarbij weet u vooraf ook niet waar die website zich bevindt.

Een bijkomend gevolg van onvindbare documenten is dat medewerkers deze regelmatig dubbel aanmaken en opslaan.

Met M-Files Smart Search vindt u documenten en informatie razendsnel. Medewerkers zoeken niet meer naar de locatie van een contractvoorstel, projectplan of factuur, maar op kenmerken of omschrijvingen van het betreffende document.

De kenmerken van een document, bijvoorbeeld van een voorstel, kunnen de betrokken partijen, status, looptijd of het dossier/project zijn. Elk type document kent zijn eigen soort kenmerken, dit is voor iedere organisatie anders. Vergelijk het met hoe Spotify muziek beheert: op artiest, nummer, album, genre.

Met M-Files creëert u een Spotify voor uw bedrijfsinformatie met onbegrensde mogelijkheden afgestemd op uw organisatie.

U zoekt op basis van wat een document is, in plaats van waar het staat opgeslagen. Een Google-achtige manier van documenten vinden dus.

Plan eenvoudig een persoonlijke online demonstratie om te zien hoe dit eruit ziet voor jouw situatie.

Naast deze intuïtieve zoekopdrachten kunt u zoekresultaten nog verder verfijnen met uitgebreide slimme filters.

Vergelijk het met hoe u in een webshop zoekt naar een product.

U zoekt een sportschoen, vervolgens filtert u op kleur, maat, merk en misschien wel prijs.

In M-Files zoekt u bijvoorbeeld een adviesrapport en vervolgens filtert u op status, jaar, opdrachtgever en bevat mogelijk gevoelige informatie.