skip to Main Content

Smart Search

Vind documenten en informatie in de organisatie zoals Google dat zou doen.

Het vinden van documenten kost tijd

Wereldwijd zijn medewerkers soms tot wel 30 procent van hun tijd kwijt aan het zoeken van documenten en informatie. Documenten en informatie staan bij 90 procent van de bedrijven opgeslagen in een mappenstructuur. Mappenstructuren verschillen van persoon tot persoon. Het terugvinden van een document vereist dus dat u weet waar een document staat opgeslagen en dat maakt het snel vinden lastig en tijdsintensief.

Staat een contractvoorstel in de map ‘Projecten’, ‘Contracten’ of in de betreffende klantmap? Of bevindt het zich als bijlage in een e-mail?

Vergelijk dit met het zoeken naar een website via Google, daarbij weet u vooraf ook niet waar die website zich bevindt.

Een bijkomend gevolg van onvindbare documenten is dat medewerkers deze regelmatig dubbel aanmaken en opslaan.

Documenten razendsnel vinden

Met M-Files Smart Search vindt u documenten en informatie razendsnel. Medewerkers zoeken niet meer naar de locatie van een contractvoorstel, projectplan of factuur, maar op kenmerken of omschrijvingen van het betreffende document.

De kenmerken van een document, bijvoorbeeld van een voorstel, kunnen de betrokken partijen, status, looptijd of het dossier/project zijn. Elk type document kent zijn eigen soort kenmerken, dit is voor iedere organisatie anders. Vergelijk het met hoe Spotify muziek beheert: op artiest, nummer, album, genre.

Met M-Files creëert u een Spotify voor uw bedrijfsinformatie met onbegrensde mogelijkheden afgestemd op uw organisatie.

Google-achtig zoeken naar documenten

U zoekt op basis van wat een document is, in plaats van waar het staat opgeslagen. Een Google-achtige manier van documenten vinden dus.

Plan eenvoudig een persoonlijke online demonstratie om te zien hoe dit eruit ziet voor jouw situatie.

Het gebruik van slimme filters

Naast deze intuïtieve zoekopdrachten kunt u zoekresultaten nog verder verfijnen met uitgebreide slimme filters.

Vergelijk het met hoe u in een webshop zoekt naar een product.

U zoekt een sportschoen, vervolgens filtert u op kleur, maat, merk en misschien wel prijs.

In M-Files zoekt u bijvoorbeeld een adviesrapport en vervolgens filtert u op status, jaar, opdrachtgever en bevat mogelijk gevoelige informatie.

Video over het snel vinden van documenten

Start vandaag nog.Kies voor online advies, een persoonlijke demonstratie of probeer M-Files direct uit.
Online adviesgesprek
Online meeting met expertLaatste trends informatiemanagementHoe staat jouw organisatie ervoorTips & tricks
Persoonlijke demonstratie
Op maat afgestemde online demoBest practices in uw sectorROI inzichtenVraag & antwoord
Download M-Files
Probeer 30 dagen gratisCreëer eigen omgevingTest functionaliteitenGeen beperkingen
Start vandaag nog.Kies voor online advies, een persoonlijke demonstratie of probeer M-Files direct uit.
Online adviesgesprek
Online meeting met expertLaatste trends informatiemanagementHoe staat jouw organisatie ervoorTips & tricks
Persoonlijke demonstratie
Op maat afgestemde online demoBest practices in uw sectorROI inzichtenVraag & antwoord
Download M-Files
Probeer 30 dagen gratisCreëer eigen omgevingTest functionaliteitenGeen beperkingen
Back To Top