Inhoud
Waarom zijn persoonlijke dashboards van documenten belangrijk?
De groei van de hoeveelheid documenten en informatie waarmee kenniswerkers moeten werken dendert verder door. Nog nooit was deze ‘data-berg’ zo groot en zijn mensen steeds vaker en langer aan het zoeken naar de juiste informatie of naar het juiste document.
Doordat de hoeveelheid documenten en informatie groeit, groeit ook de hoeveelheid documenten die voor jou persoonlijk irrelevant zijn. En dat zorgt weer voor meer verloren tijd.
Hoe fijn zou het zijn als alleen informatie en documenten getoond worden die voor jou persoonlijk relevant zijn? Dat is iets wat je kunt realiseren met persoonlijke dashboards.
Wat zijn persoonlijke document dashboards?
In M-Files is het mogelijk om persoonlijke dashboards te creëren die overzichten (opsommingen) tonen van alleen relevante informatie en documenten voor een bepaalde persoon.
De persoonlijke dashboards worden gecreëerd aan de hand van de metadata van de documenten. Het zijn opsommingen van objecten (informatie, taken, documenten, projecten, dossiers, etc.) op basis van een filter.
Zoals je kunt bedenken geeft metadata onbegrensde mogelijkheden in het maken van persoonlijke dashboards.
De mogelijkheden van persoonlijke document dashboards
Omdat M-Files metadatagedreven is zijn alle denkbare opsommingen van objecten mogelijk in een persoonlijk dashboard.
De dashboards kunnen opsommingen zijn van documenten, taken, projecten, dossiers, machines, locaties, personen, etc. op basis van een metadata filter.
Een aantal voorbeelden van weergaven in een persoonlijk dashboard:
- Mijn projecten van periode X
- Taken die ik moet uitvoeren
- Contracten die ik moet goedkeuren
- Veiligheidscontroles die net zijn uitgevoerd
- Dossier die incompleet zijn
De voordelen van persoonlijke document dashboards
Mis niks
Persoonlijke document dashboards zorgen er voor dat bijvoorbeeld alle documenten en taken die jouw aandacht vragen overzichtelijk worden weergegeven. Zo voorkom je als organisatie dat mensen hun taken vergeten omdat medewerkers pro-actief worden geïnformeerd.
Beter plannen
Doordat in een overzicht direct duidelijk wordt welke acties nog gedaan moeten worden, is het veel eenvoudiger deze acties te plannen.
Afdwingen taken
Als organisatie geven persoonlijke document dashboards grip op taken die afgedwongen moeten worden.
Beheer documenten als nooit tevoren.
