Voorkom fouten, vergroot inzicht en verbeter productiviteit.
Contractmanagement software is een van de meest cruciale aspecten van het managen van een bedrijf. Het gebruik van het juiste systeem is key. Een out-of-the-box oplossing voor contractmanagement beantwoordt de behoefte van organisaties vaak veel effectiever dan een op maat gemaakte oplossing. M-Files contractmanagement software is de oplossing voor het creëren, beoordelen en goedkeuren van contracten. Mobile first, dus werk op ieder apparaat. U stimuleert daarmee consistentie, transparantie en verantwoording. Download M-Files en ontdek alle voordelen M-Files voor contractmanagement.
Naast contractmanagement is M-Files er ook als assetmanagement software, kwaliteitsmanagement software en als document management software voor human resources.
De voordelen van contractmanagementsoftware
Zichtbaarheid
Zonder gemakkelijke toegang tot contracten, inkoop teams en contractmanagers loopt u het risico dat de waarde van overeenkomsten en contracten erodeert. M-Files verenigt contracten en contractgegevens in een uniforme weergave om ervoor te zorgen dat iedereen met dezelfde versie van het contract of overeenkomst werkt.
Controle
M-Files houdt een volledige auditgeschiedenis bij inclusief uitgebreid versiebeheer. Automatische machtigingen zorgen ervoor dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot de data. Organisaties bereiken besparingen door het terugdringen van ‘off contract’ uitgaves door het opslaan en volgen van onderhandelde kortingen.
Efficiëntie
Het automatiseren van uw contractmanagement verhoogt de efficiëntie en stroomlijnt uw processen. Binnen het M-Files contractmanagement verwerken de automatische workflows de contracten door hun levenscyclus en houdt daarmee uw medewerkers up to date via notificaties en taken (bijv. in afwachting van een handtekening).
Management van de gehele contractcyclus.
- Initiëren een aanvragen: Contractaanvraagtemplates kunnen worden gecreëerd om het initiatieproces te stroomlijnen. In de bibliotheek vindt u goedkeurings- en versietemplates.
- Opstellen en onderhandelen: Tijdens het opstel- en onderhandelproces is er versiebeheer op de proefversies van contracten. Microsoft Office en Office 365 integratie stimuleert samenwerken.
- Beoordeling en goedkeuring: Flexibele workflows helpen bij stapsgewijze beoordeling en goedkeuring.
- Onderteken elektronisch: Documenten kunnen ondertekend worden met de eSignature mogelijkheden van DocuSign of onderteken zelfs onderweg via een van de mobiele applicaties.
- Uitvoeren: Mijlpalen, verplichtingen en problemen worden beheerd met geautomatiseerde opdrachten en meldingen.
- Manage: Contracten worden geïndexeerd aan de hand van belangrijke metadata zoals klanten, projecten of eigenschappen. Hierdoor worden contracten dynamisch georganiseerd. Koppel amendementen, bijlagen en andere gerelateerde documenten aan het hoofdcontract. Bekijk welke contracten verlopen of uw aandacht nodig hebben via dynamische dashboards.
- Zoek en achterhaal: Geavanceerde zoekmogelijkheden en flexibele weergaves verzekeren u van het vinden van het juiste contract.
- Vernieuw en archiveer: Automatiseer contractvernieuwing en het archiveringsproces. Ontvang notificaties over verloopdata, waardoor u meer tijd over houdt voor upsell en cross-sell.
Beheer documenten als nooit tevoren.
