Waarom is versiebeheer belangrijk?
Het zoeken naar het juiste document kan tijdrovend zijn. Hoe weet u dat het document dat u voor u heeft de laatste is? Het doorzoeken van meerdere versies van hetzelfde bestand en het vergelijken van wijzigingen kost tijd en vermindert de productiviteit. In plaats daarvan biedt M-Files u robuust versiebeheer dat gebruikers in staat stelt om documenten efficiënt te beheren.
Maar ook wanneer het bijhouden van versies belangrijk is, zoals in verschillende compliance situaties, geeft versiebeheer grip.
- Zoeken naar juiste versie kan tijdrovend zijn
- Geen inzicht in wijzigingsgeschiedenis van een document
- Inconsistentie in versies
- Foutieve versies
Versiebeheer mogelijkheden
Voorkom misverstanden over verschillende versies, wijzigingen en meer dankzij:
Check-in en check-out
Dankzij deze functionaliteit houd u eenvoudig bij wanneer en door wie een document bewerkt wordt.
Behoud oude versies met terugrol
Alle eerdere versies worden ‘onder’ de laatste versie opgeslagen zodat een geschiedenis van versies ontstaat. Er kan eenvoudig worden teruggevallen op een eerdere versie.
Wijzigingslog
Een uitgebreide wijzigingslog die gebruikersnamen, tijdstempels, opmerkingen en meer bijhoudt. Zie in een oogopslag wat er door wie wanneer gewijzigd is.
Ondersteuning voor co-auteurschap om gelijktijdige bewerking door meerdere gebruikers mogelijk te maken. Offline functies die gecontroleerde bewerking mogelijk maken, zelfs zonder netwerktoegang of internetverbinding.
Major en minor versies
M-Files biedt de mogelijkheid om te werken met verschillende soorten versies, namelijk major en minor. Versienummering en onderscheid tussen de verschillende versies gebeurt automatisch.
Voordelen van versiebeheer
Tegelijkertijd samenwerken
Projecten worden steeds complexer. Dit betekent dat steeds vaker meerdere mensen aan hetzelfde document moeten werken, zonder dat zij zich daarbij zorgen hoeven te maken over of het document onnodig gedupliceerd wordt. Of dat het per ongeluk wordt overschreven.
Door gebruik te maken van M-Files voorkomt u dit omdat er altijd maar een enkele werkbare versie is van een document. Ander versies staan opgeslagen in de geschiedenis.
Zie het als een stapel, het juiste document ligt altijd bovenop.
Traceerbaarheid
Wanneer een document meerdere wijzigingen of mutaties ondergaat kan het belangrijk zijn om inzicht te hebben in de wijzigingsgeschiedenis.
M-Files biedt een uitgebreide log waarbij werkelijk alles (wijziging, datum, personen, etc.) wordt bijgehouden en in een overzicht wordt weergegeven.
Op deze manier is de documentlevenscyclus eenvoudig in te zien.
Single point of truth
Wanneer je niet zeker weet of je met de juiste versie van een document werkt, kan informatie incorrect zijn. Dit heeft mogelijk desastreuse gevolgen.
Met versiebeheer weet je altijd zeker dat je met de juiste informatie werkt.
Geen menselijk handelen
Het organiseren van versies vergt geen menselijke inspanning meer, want nieuwe versies worden automatisch bijgehouden. Deze automatisering voorkomt fouten.