Waarom document management software?
Zeven belangrijke redenen om te kiezen voor een document management systeem:
- Elimineer papier
M-Files stelt u in staat om uw gegevens op te slaan in een elektronisch formaat, waardoor papieren versies overbodig worden. - Snel vinden
Met M-Files kunt u snel en efficiënt documenten vinden, zelfs tussen verschillende systemen en andere opslaglocaties. - Bijhouden van documentversies
Alle wijzigingen bijhouden, zien wie de inhoud heeft bewerkt en eenvoudig terugrollen naar een eerdere versie wanneer dat nodig is. - Workflows toevoegen aan documenten
Automatiseer kantoorwerk met workflows die uw bedrijfsprocessen ondersteunen en laat uw medewerkers zich richten op taken die daadwerkelijk waarde toevoegen. - Locatie onafhankelijk documentbeheer
Vergeet de locatie van een document, mapjes worden overbodig want het gaat er bij M-Files om ‘wat’ en document is en niet waar het staat opgeslagen. - Metadata zijn de toekomst
M-Files hanteert een metadata aanpak voor de opslag van documenten en dat betekent een ongelimiteerd aantal mogelijkheden in het beheren, beveiligen en vinden van documenten. - Documenten altijd en overal beschikbaar
Met M-Files benadert u alle documenten uit de organisatie op alle schermen en apparaten, zelf zonder internet.
Document management software beschermt documenten en regelt toegang
In elk bedrijf moet u ervoor zorgen dat de juiste mensen toegang hebben tot bepaalde documenten. Het beheer van gebruikers- en toegangsrechten in een traditionele mappenstructuur vergt resources en vereist handmatig werk, vooral wanneer er veranderingen in de organisatie plaatsvinden.
De M-Files document management software biedt een betere en moeiteloze manier om de toegang tot documenten te beheren.
De toegangsrechten in M-Files zijn dynamisch en gebaseerd op metadata. Rechten kunnen gebaseerd zijn op verschillende criteria, zoals documenttype, het project of het dossier waarop het betrekking heeft of de status van het document. Wanneer er veranderingen optreden binnen de organisatie of afdelingen, veranderen ook de rechten automatisch. Documenten zijn zo altijd beschikbaar voor de juiste mensen.
Met document management software vind je documenten pijlsnel
Het opslaan van documenten zodat uw collega’s ze kunnen vinden, kan een hele klus zijn. Het is onmogelijk om te weten of uw collega het contract heeft opgeslagen in de klantenmap, projectmap of in de map met overeenkomsten.
In M-Files worden documenten altijd opgeslagen in dezelfde kluis en beschreven met metadata-attributen. In plaats van de map te selecteren, hoeft u alleen maar te weten welk type document u opslaat en het te koppelen aan de juiste klant of project.
U kunt de inhoud organiseren door dynamische weergaven te maken die de documenten en andere informatie weergeven op basis van gekozen criteria: per klant, per project, per vervaldatum, per documenttype of per auteur bijvoorbeeld. De snelkoppeling naar uw “Laatste documenten” stelt u in staat om de documenten waar u mee gewerkt hebt zeer snel te vinden. Bovendien wordt alle content geïndexeerd voor het zoeken in full-tekst.
Dat maakt M-Files de document management software die er voor zorgt dat u nooit meer tijd kwijt bent aan het zoeken naar documenten.
Altijd de laatste en juiste versie dankzij een document management systeem
In een traditionele, op mappen gebaseerde omgeving, kan het beheren van documentversies een zware opgave zijn. Eén versie bevindt zich in de netwerkmap, één in uw e-mail inbox, één op het bureaublad van iemand anders en ga zo maar door.
Met het M-Files document management systeem heeft u altijd één enkele actuele versie van elk document. Iedereen werkt met dezelfde versie en de versiegeschiedenis wordt automatisch opgeslagen. Dus zodra u het document hebt gevonden dat u nodig heeft, weet u altijd dat het de nieuwste en juiste versie is.
Slim delen en makkelijk samenwerken
Met M-Files is samenwerken en het delen van documenten met collega’s, partners, klanten en andere externe partijen eenvoudig en efficiënt.
U kunt een link naar het bestand in M-Files delen zonder dat u een daadwerkelijke kopie van het bestand hoeft te sturen, wat garandeert dat iedereen toegang heeft tot die ene, gemeenschappelijke versie. Deze links kunnen zelfs gedeeld worden met externe mensen die geen M-Files hebben.
Geïntegreerde samenwerkingstools, zoals annotaties, maken co-auteurschap eenvoudig en efficiënt. En u kunt elk apparaat gebruiken, zelfs mobiel, om samen te werken aan documenten.
Ondersteuning voor alle typen documenten
M-Files ondersteunt alle documentformaten, variërend van Microsoft Office-bestanden tot de meest gangbare afbeeldingsformaten en AutoCAD-bestanden.
M-Files is ook geïntegreerd met Microsoft Outlook, waarmee u uw bedrijfskritische e-mails en bijlagen kunt opslaan voor langdurige bewaring.
Automatiseer document workflows
Documentmanagement is typisch een business enabler en niet de core business zelf. Daarom is het nuttig om processen zo veel mogelijk te automatiseren om extra tijd te creëren voor medewerkers.
Het M-Files document management systeem zorgt er voor dat u geen moeite meer hoeft te doen voor informatie, maar dat informatie juist voor u gaat werken.
U kunt automatische workflows instellen om uw bedrijfsprocessen te ondersteunen en het systeem de hele levenscyclus van documentbeheer te laten verzorgen.
Documenten altijd op elk apparaat
Documenten beheren is niet altijd even gemakkelijk tijdens de kantooruren.
M-Files werkt op elk apparaat, zodat u met uw mobiele apparaat toegang hebt tot en kunt werken met documenten in bijvoorbeeld netwerkmappen. Ongeëvenaarde toegang tot relevante informatie via M-Files biedt flexibiliteit in uw bedrijfsprocessen, zelfs als u geen internet verbinding heeft.
Beheer documenten als nooit tevoren.
