Documenten beheren (opslaan) met metadata

Metadata is informatie dat iets zegt over een document, het zijn als het ware ‘labels’ in de vorm van een eigenschap, persoon, status, datum en nog veel meer. Deze labels vertellen bijvoorbeeld bij welk project een document hoort, wie het document gecreëerd heeft of wat de status van document is. Metadata voegen dus context toe aan een document.

De metadata van een document kunnen heel uiteenlopend zijn omdat deze geen beperkingen kennen. Het kan gaan om voorgedefinieerde metadata, zoals bijvoorbeeld bij welke klant een document hoort. Deze klant komt uit een voorgedefinieerde lijst van klanten uit bijvoorbeeld het CRM-systeem.

Maar een digitale tijdstempel is ook metadata, of bijvoorbeeld een digitale ondertekening (e-signature).

In de praktijk kan het van alles zijn: een lijst met waardes, een open veld, meerdere selectieopties, datum(s), afbeeldingen, een positie in een virtueel proces en nog veel meer.

In traditionele op mappen gebaseerde systemen en werkwijzen moeten gebruikers de map (locatie) definiëren waarin een document wordt opgeslagen en er vervolgens maar op vertrouwen dat dit document wordt teruggevonden.

Dit is problematisch omdat een mappenstructuur vaak dubbelzinnig is en een grote mate van verwarrende subjectiviteit kent.

Een document past bijvoorbeeld in meerdere mappen tegelijk, maar kan maar in een enkele map opgeslagen worden.

Ook al spreek je een structuur van mappen af in de organisatie, de geschiedenis leert dat het altijd een chaos aan mappen oplevert omdat iedereen er zijn eigen invulling aan geeft of simpelweg niet meer weet in welke map iets staat of moet staan.

Metadata zijn een belangrijk antwoord op de verouderde locatie-gebaseerde aanpak. Want metadata bieden de mogelijkheid om context te geven aan documenten aan de hand van eigenschappen in de breedste zin van het woord.

Op die manier wordt het belangrijker wat een document is, in plaats van waar je het document opslaat.

Als de locatie van een document irrelevant wordt is het ook eenvoudiger om in een organisatie samen te werken, bijvoorbeeld ook tussen afdelingen.

Bij het opslaan van een nieuw document in M-Files, beschrijven gebruikers eenvoudigweg het document met een paar metadata-tags en dat is het. M-Files indexeert en organiseert het document automatisch en zorgt ervoor dat het in alle relevante weergaven en zoekresultaten verschijnt, zodat het probleem van één uniek document dat op meerdere locaties bestaat efficiënt wordt opgelost.

Koppel een document aan meerdere objecten

Dankzij metadata is het mogelijk om een en hetzelfde document aan meerdere objecten tegelijk te verbinden. Een document met standaard werkprocedures kan bijvoorbeeld tegelijkertijd gekoppeld worden aan alle projecten, zonder dat dit document gedupliceerd hoeft te worden.

Een factuur kan op deze manier gekoppeld worden aan zowel een klant, maar tegelijkertijd ook aan het betreffende project.

360 graden beeld

Stel dat u een voorstel hebt van 1 juni 2021 dat betrekking heeft op klant De Beste BV en het project met de naam Project Wereldverovering. In een traditionele mappenstructuur zou u moeten kiezen of u het bestand wilt opslaan in de map van de klant, het project of de map van voorstellen. In M-Files kunt u toegang krijgen tot hetzelfde bestand via meerdere weergaven zoals

• Documenten die horen bij De Beste BV
• Voorstellen per maand
• Voorstellen in juni 2021
• Documenten bij het dossier Project Wereldverovering

Documenten en informatie kunnen dus van alle denkbare invalshoek benaderd worden. Op deze manier creëren organisaties een 360 graden beeld van hun projecten, dossiers en klanten.

Uitgebreide filtermogelijkheden van documenten

Wanneer documenten van context zijn voorzien door metadata zijn er vervolgens uitgebreide filters mogelijk. Op die manier kunnen medewerkers heel precies op zoek gaan naar informatie op basis van haar context. Zo is onderstaande zoekopdracht mogelijk:

• Factuur
• Uit 2009
• Met een waarde tussen de 2500 en 3000 euro
• Goedgekeurd door Peter
• Betaald door Marieke

Groepeer documenten

Je kunt ook overzichten van meerdere documenten opvragen dankzij metadata. Zo kun je bijvoorbeeld alle documenten weergeven die wachten op jouw goedkeuring of alle documenten die zijn beoordeeld en ondertekend.

Dit is mogelijk doordat de status van een document ook als metadata verwerkt wordt.

Eigenlijk is de navigatie het beste te vergelijken met die van een webshop filter. Daar ‘verfijn’ je ook je zoekopdracht. Je zoekt bijvoorbeeld televisies, vervolgens alleen 50 inch groot, met 4K resolutie en alleen modellen van Sony. Zo werkt het zoeken naar documenten en informatie op basis van metadata dus ook.

Workflow starten op basis van metadata

De metadata van een document kunnen ook een workflow in gang zetten. Een bepaalde status, project of fase start een documentproces zoals een goedkeuring, verrijking of ondertekening.

Permissies op basis van metadata

De metadata van een document kunnen ook de permissies op dat document bepalen. Zo kan de toegang geweigerd worden op basis van het dossier, betreffende klant of welke denkbare metadata dan ook.

Omdat de status of workflowstatus van een document ook metadata is kan dit tevens de permissie tot een document wijzigen. Het afronden van een document kan bijvoorbeeld ervoor zorgen dat het document alleen nog bekeken kan worden en niet meer bewerkt.

Snel vinden & navigeren

In tegenstelling tot een indeling van documenten in mappen zijn dankzij metadata documenten vindbaar via meerdere invalshoeken. Hetzelfde document kan immers bijvoorbeeld via de betreffende klant, het betreffende project of een andere metadata-ingang benaderd worden. Dit zorgt ervoor medewerkers bijna geen enkele tijd meer kwijt zijn aan het zoeken naar informatie. Dankzij metadata creëer je in een organisatie een Google-achtige manier van zoeken naar informatie en documenten. En dat scheelt, want volgens onderzoek is een gemiddelde kenniswerker 1,5 uur kwijt aan het zoeken naar informatie.

Geen duplicaten

Dankzij die meerdere invalshoeken en het koppelen van meerdere objecten hoeft een document ook niet gedupliceerd te worden. Dit voorkomt verouderde en foutieve informatie (ook wel bekend als dark data) en daarmee het risico op fouten met desastreuze gevolgen.

Vergroot inzicht

Met metadata kunnen eenvoudig heel belangrijke overzichten gemaakt worden waardoor er een duidelijk inzicht ontstaat. Op basis van metadata kan bijvoorbeeld een view aangemaakt worden met ‘Alle contracten die binnen 60 dagen afgelopen’ of ‘Alle facturen die binnen 30 dagen betaald moeten worden’. De mogelijkheden van metadata zijn eindeloos, net als de voordelen die het oplevert qua inzicht.

Laat informatie voor je werken

Vaak zijn informatie en documenten maar een lastig fenomeen en zoeken organisaties naar software die een passende structuur heeft. Dankzij metadata is dat niet nodig en past de software zich aan aan de processen in een organisatie en niet andersom. De enorme flexibiliteit biedt de ruimte om de metadata precies zo te organiseren zoals de organisatie werkt.

Je eigen blauwdruk

Iedere organisatie heeft te maken met zijn eigen werkwijzen, soorten objecten, workflows, structuren, etc. Omdat de metadata in M-Files vrij zijn in te richten naar je organisatie, past het platform als een jas. Zo vormt de software naar de organisatie en niet andersom. Metadata is de gereedschapskist om informatie beter te vinden, te beheren en te beveiligen.