Inhoud
Waarom zijn document workflows belangrijk?
Het kunnen organiseren van workflows rondom een document is van cruciaal belang. Dankzij workflows zorgen organisaties ervoor dat taken, procesdures, stappen binnen en buiten de organisatie niet alleen gestructureerd worden doorlopen, maar ook afgedwongen worden.
Op deze manier borgen organisaties dat afspraken worden nagekomen, bepaalde stappen altijd gezet worden en dat alles volgens een vastgestelde structuur verloopt.
Omdat organisaties zich steeds meer in ketens bevinden en dus meer samenwerken met andere organisaties is grip op processen rondom documenten cruciaal.
Bovendien zijn workflows het fundament om als organisatie niet alleen efficiënt te werken, maar ook compliant te zijn. Het maakt genomen stappen, acties en procedures waarbij documenten betrokken zijn namelijk eenvoudig inzichtelijk achteraf.
Organisaties zonder workflow krijgen vaak te maken met documentverlies of dat bepaalde stappen of acties niet zijn ondernomen (vaak zonder dat iemand dat weet). Er is geen grip, geen controle en dus kan dit een organisatie geld kosten en is het van negatieve invloed op de kwaliteit.
Wat is een document workflow?
Een document workflow is een proces behorend bij een document van een of meerdere stappen. Elke stap bevat een mogelijke actie, al dan niet geautomatiseerd.
Bij acties zijn er grofweg twee smaken:
- Een menselijke (handmatige) handeling
- Een geautomatiseerde handeling
Een menselijke handmatige handeling is bijvoorbeeld het lezen en goedkeuren van een document of het (digitaal) ondertekenen van een document.
Een geautomatiseerde handeling is bijvoorbeeld het toevoegen van een watermerk, het samenvoegen van documenten, het omzetten naar PDF of bijvoorbeeld het toesturen van het document naar een bepaald persoon.
Deze stappen kunnen elkaar ook opvolgen en zo ontstaat een heel proces, de workflow van het document. Het gaat dus eigenlijk over wie, wat en wanneer in het proces rondom een document.
De mogelijkheden van een document workflow
Met M-Files kun je heel geavanceerd en tegelijkertijd heel eenvoudig een workflow inrichting via een drag and drop principe. Zo pas je heel intuitief stappen aan of verander je voorwaarden, volgordes en gevolgen van bepaalde stappen en acties.
Het mooie is dat binnen M-Files dit zo gebruiksvriendelijk is gemaakt dat proceseigenaren dit zelf kunnen regelen. IT-afdelingen worden zo ontzien en wie weet er beter hoe het proces in elkaar zit dan de direct betrokken mensen?
Bovendien maakt M-Files processen op deze manier visueel inzichtelijk, wat het nog eenvoudiger maakt om deze in te richten en verder te optimaliseren.
Een document workflow kan een groot scala aan processen ondersteunen, hieronder enkele voorbeelden:
- Document archivering
- Contractgoedkeuringen
- Kwaliteitsmanagementprocedures
- Onboarding nieuwe medewerkers
De voordelen van document workflows
Met document workflows creëren organisaties op een slimme manier meer grip en een hogere efficiëntie. We sommen de belangrijkste voordelen van document workflows voor je op.
Proces vastleggen & afdwingen
Veel processen in organisatie verlopen spontaan en handmatig. Dankzij document workflows gebeuren deze processen gestructureerd en nog belangrijker: je kunt processen afdwingen. Een contract kan bijvoorbeeld pas ondertekend worden als deze eerst is goedgekeurd.
Visueel inzichtelijk
In M-Files maken organisaties processen en de onderliggende stappen en acties visueel. Dit creëert een mooi overzicht en geeft inzicht in mogelijke optimalisaties en verbeteringen.
Maak organisatie lean
Doordat processen inzichtelijk zijn en snel zijn aan te passen ontdekken organisaties snel bottlenecks en wachtbakjes. Zo kunnen organisaties hun processen eenvoudig optimaliseren.
Beheer documenten als nooit tevoren.
