Permissiemanagement

Permissiemanagement gaat over het beheer van de toegang tot en de rechten op een document. Rechten kunnen verschillen van alleen lezen tot de mogelijkheid om het document te bewerken.

Dit kan binnen organisaties belangrijk zijn omdat de gewenste permissies van een aantal factoren afhankelijk zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de rol van de medewerker, status van het document, een bepaalde stap in een proces of bij welk dossier het document hoort.

Veel software regelen de permissies van een document op basis van de locatie van dat document. Kort gezegd wordt dit bijvoorbeeld geregeld door de toegang tot een bepaalde locatie (map, schijf) te beheren. Deze locatiegebaseerde manier van permissies beheren kent echter flinke beperkingen.

Want als de locatie van een document de toegang bepaalt, dient een document continu van locatie te wisselen bij bijvoorbeeld het veranderen van de status van een document.

Daarnaast is het voor organisaties belangrijk om eenvoudig inzicht te hebben in wie wat mag, op welk moment en waarom. Dit speelt een grote rol bij bijvoorbeeld de naleving van wet- en regelgeving, zoals de AVG. Locatiegebaseerde permissies maken dit vrijwel onmogelijk.

Om een legio redenen is het veel logischer om permissies te regelen op documentniveau.

Via permissies worden de volgende rechten bepaald van een of meerdere documenten:

• Lezen van  document
• Lezen van metadata
• Bewerken van document
• Bewerken van metadata
• Permissies aanpassen

M-Files bepaalt de permissies dus op basis van metadata en niet op basis van de locatie van een document. Hiermee hebben organisatie ongekende flexibiliteit.

Het permissiemanagement in M-Files is niet gestoeld op de locatie van een document, maar de metadata van dat document. Metadata zoals dossier, status, versie en klant bepalen dan de regels van de permissies.

Het grote voordeel hiervan is dat metadata onbegrensd zijn en dus eigenlijk elke eigenschap of stap in een proces de permissies bepalen, desgewenst automatisch. Daarbij ontstaat permissiemanagement op individueel niveau en kan bijvoorbeeld een medewerker het ene document in een dossier wel zien, terwijl een ander document afgesloten blijft.

Een aantal voorbeelden van permissiemanagement op basis van metadata:

Document X bezit de volgende metadata:

• Soort: Contract
• Klant: Jansen BV
• Status: Wachtend op beoordeling

Manager A kan dit document openen en bewerken omdat hij verantwoordelijk is voor dit dossier en de beoordeling (gebaseerd op de status van het document). Medewerker B kan dit document wel lezen, maar niet bewerken (dankzij de status ‘Wachtend op beoordeling’).

Metadata creëren de mogelijkheid om procesmatig permissies in te richten. Denk bijvoorbeeld aan een productontwikkelingsdocument. Tijdens de ontwikkelingsfase van een product kan de Research & Development afdeling er bij en bij de productiefase worden documenten ook beschikbaar voor de kwaliteitsmanagementafdeling van de organisatie.

Omdat de rechten op metadata gebaseerd zijn, is het daarbij heel eenvoudig om een overzicht te creëren van wie wat mag, wanneer en waarom.

Het permissiemanagement van M-Files kent grote voordelen voor organisaties.

Permissies op basis van metadata

Doordat de permissies gebaseerd zijn op metadata ontstaan onbegrensde mogelijkheden in wat bepaalt wie wat mag en wanneer.

Voldoen aan wet- & regelgeving

Door metadata zijn richtlijnen direct over te nemen in het permissiemanagement.

Multidisciplinair werken

Toegang tot informatie kan eenvoudig afhankelijk worden gemaakt van de discipline, het team en afdelingen binnen de organisatie.

Procesgericht

Permissies kunnen worden geregeld op basis van de stap in een proces. Bij wijziging van de stap in het proces, wijzigen automatisch de permissies zoals vooraf bepaald.

Centraal beheer permissies

Met M-Files ontstaat een centrale plek waar eenvoudig wijzigingen van permissies (of metadata) kunnen worden aangebracht.

Overzicht permissies

Vanuit het M-Files platform creëert men snel permissieoverzichten.