skip to Main Content

Van een chaos aan documenten en data naar een informatiegoudmijn

Van een chaos aan documenten en data naar een informatiegoudmijn

Overvloed aan systemen levert niks opOvervloed aan systemen levert niks op

Je hoort het steeds vaker, hoe organisaties informatiemiddelen beheren net zo belangrijk is als het beheren van fysieke, menselijke en financiële activa. Veel organisaties verdrinken gewoon in een grote zee van documenten, data en informatie. Netwerkschijven zijn overvol en vermenigvuldigen zich continu, waardoor het voor mensen moeilijk is om te vinden wat ze nodig hebben. Organisaties maken zich zorgen over de kans op implicaties van informatie- en datalekken. Daarbij opgeteld, als de informatiesilo’s in bestaande oplossingen nog niet erg genoeg waren, is er nu verdwaalde content ontstaan in nieuwe silo’s dankzij software-as-a-service (SaaS) applicaties zoals Box en Google Drive.

Levert dit uw  organisatie iets op?

Hoeveel systemen telt uw organisatie?
De realiteit in organisaties is een situatie waarin meerdere informatiebeheersystemen en -toepassingen gebruikt worden en waarvan er maar weinig met elkaar in verbinding staan. 50 procent van de leden van de AIIM-community meldt drie of meer ECM/DM/DM/RM-systemen te gebruiken en 22 procent gebruikt zelfs vijf of meer systemen.

Hoe zijn de bedrijfsapps?
De consumerization trend heeft de verwachtingen van gebruikers van bedrijfsapplicaties totaal veranderd. Veel mensen gaan er nu van uit dat bedrijfsoplossingen net zo naadloos en eenvoudig werken als de consumentenoplossingen die ze kennen uit hun privéleven. Dit is niet eerlijk noch rechtvaardig, maar het is wel de realiteit waar aanbieders van bedrijfsapplicaties in de komende vijf jaar rekening mee moeten houden.

Cloud helpt in eerste instantie niet mee
Cloud en mobiel veranderen onze verwachtingen van waar we kunnen werken, wanneer we kunnen werken, met wie we kunnen werken en op welke apparaten we kunnen werken. De uitdaging zit ‘m er echter in dat mobiele en cloud-technologieën het volume, de verscheidenheid en de versplintering van informatie in elk bedrijf vergroten – en daarmee de kans een informatiechaos doen groeien.  Enerzijds is informatie de nieuwe valuta van de wereld, anderzijds is het effectief beheren en benutten van deze valuta een worsteling voor veel bedrijven.

Ik gebruik meer dan 10 applicaties, daar is niet een universele app voor
Laat mij u iets vertellen over de applicaties die ik dagelijks gebruik. LinkedIn. Google. Office 365/Outlook. Yammer. Box. SharePoint. En dan nog Word, Excel en Powerpoint, met een beetje Google Docs voor wanneer we echt moeten samenwerken. Evernote. GoToWebinar voor de webinars die ik organiseer en GoToMeeting voor de calls de ik heb. Mocht dat niet werken dan schakel ik over naar Skype.

En dan werk ik nog in een kleine organisatie. Het idee dat één enkele monolithische oplossing voor enterprise content management (ECM) aan alle contentbehoeften van een bedrijf kan voldoen is niet realistisch. Deze toenemende complexiteit van informatiebeheer geeft organisaties kopzorgen.

Het ‘silo’ probleem waar we al bijna twee eeuwen over praten wordt niet beter. Sterker nog, het wordt steeds erger.

Dus hoe nu verder? 

Er is een andere aanpak nodig. Elke organisatie zal zijn eigen weg moeten kiezen, maar ik denk dat met de volgende vier aanbevelingen u als informatiemanager niet alleen de leiding kunt pakken, maar ook een heldenrol. Een heldenrol omdat u waarde gaat creëren die er nog niet was. U leidt de missie van informatiechaos naar informatiegoudmijn.

4 aanbevelingen waarmee u als informatiemanager waarde creëert voor uw organisatie.

One size fits none
De eerste tip: laat het ‘one-size-fits-all’ idee los. We leven in een multi-repository wereld, wat simpelweg betekent dat iedereen meerdere plaatsen heeft waar hij of zij documenten en data opslaat. Van CRM tot ERP en van Google Drive tot Outlook. De ideologie om alles onder te brengen in één systeem is een utopie.

Niet de locatie van documenten maar de context wordt belangrijker
De tweede tip is het overwegen van opslagplekonafhankelijke bedrijfsoplossingen. Dus applicaties die het vermogen hebben om zelfstandig te werken en tegelijkertijd kunnen communiceren met bestaande bedrijfssystemen en opslagplaatsen. Hiermee elimineer je migraties en benut je bestaande ECM-investeringen.

Gebruikersadoptie leunt voor groot deel op User Interface
Stimuleer gebruikersadoptie met eenvoudige, duidelijke User Interfaces en intuïtieve tools die ontworpen zijn om het externe en mobiele gebruik te ondersteunen. Deze derde tip betekent simpelweg: geef gehoor aan de consumerization van bedrijfsapplicaties. Hoe applicaties er uit zien en daarmee het gebruikersgemak is juist belangrijk. Mobiliteit van deze applicaties is nog belangrijker. Dit faciliteert het werken waar je wilt, wanneer je wilt principe.

Geef documenten en data context met metadata
Tot slot de vierde tip: begrijp hoe belangrijk metadata is. Metadata is de sleutel tot de overgang van een mindset die gebaseerd is op opslagplekken naar een mindset die uitgaat van een meer contextbewuste benadering van informatiemanagement. Context over location dus. Het is veel waardevoller te weten wanneer een contract afloopt, dan te weten of hij op de netwerkschijf staat of in Google Drive.

Om data, documenten en informatie voor je te laten werken dien je als organisatie passende keuzes te maken qua software. Kies een applicatie die context boven de locatie van data, documenten en informatie stelt. Context wordt bepaald dankzij metadata. Laat dit alles ook mobiel draaien in een intuïtieve applicatie en je zult zien wat het uw organisatie oplevert: tijdswinst, foutbeperking, wendbaarheid, compliance, inzicht en bovenal geld.

Ontdek M-Files met uw eigen ogenBeheer documenten en informatie met intelligentie, vandaag nog.
Meer dan 8.000 organisaties en 500.000 blije gebruikers gingen u voor
Back To Top