E-mail is misschien wel de grootste aanjager geweest van het gebruik van internet in het algemeen. Het was (vaak) gratis, eenvoudig in gebruik en verbond mensen van over de hele wereld.

Waar in eerste instantie e-mail gebruikt werd voor communicatie, gingen later steeds meer mensen e-mail voor meer doeleinden inzetten. Van pogingen tot samenwerking, tot aan het uitwisselen van documenten en bestanden.

En daar was een nieuw probleem geboren: de bron van informatieversnippering in organisaties.

De meest voorkomende problemen van het rondsturen van e-mails en bijlagen

Wanneer e-mail als belangrijkste middel wordt gebruikt voor samenwerking ontstaan er een aantal problemen met betrekking tot informatiemanagement.

Versiebeheer

Stel je de volgende situatie voor: je werkt in een team van vijf aan een bedrijfsplan. Jij bent eindverantwoordelijk voor het document en stuurt de laatste versie naar je vier collega’s.

Iedereen kan wijzigingen aanbrengen en moet op zijn minst zijn goedkeuring geven. 

Aan het einde van de week zit je inbox vol met vier verschillende versies, vol met bewerkingen, wijzigingen en opmerkingen.

Want zelfs van de collega’s die geen wijzigingen plaatsten, wil je wel weten of ze het document beoordeeld hebben. Met als gevolg dat je achter je collega’s aan moet zitten om dit voor elkaar te krijgen.

Uiteindelijk probeer je al deze versies te consolideren tot één definitieve versie. En dat is een moeilijk en vooral foutgevoelig proces.

Dit is anno 2020 niet de meest efficiënte manier van samenwerken.

Met een intelligent informatieplatform als M-Files deel je het document eenvoudig via een link, inclusief een automatische notificatie op het moment dat de deadline nadert voor hun wijzigingen en beoordeling. Bovendien vinden alle wijzigingen plaats in één versie van het document. 

Op die manier had jij in een oogopslag kunnen zien wie, wat, waar en wanneer heeft toegevoegd, gewijzigd of beoordeeld. 

Probleem met de opslag

Wanneer iedereen e-mailbijlagen gebruikt voor het uitwisselen van bestanden en documenten, ontstaan er snel opslagproblemen. Niet alleen raakt het de prestaties en capaciteit van de e-mailservers, ook verdwalen alle gedownloade bijlagen op lokale opslaglocaties zoals bureaubladen, harde schijven en USB-sticks.

Security en governance risico’s

Zelfs met kleine documenten, waarbij meerdere kopieën worden opgeslagen op verschillende cloud-accounts, laptops van werknemers en als e-mailbijlagen, neemt de kans beveiligingslekken drastisch toe. 

Als zich daartussen ook nog gevoelige informatie of privégegevens bevinden, heb je als organisatie een groot probleem met wet- en regelgeving.

Met een slim informatieplatform zoals M-Files kunnen de documenteigenaren regels instellen die alleen de juiste mensen van toegang voorzien. 

Zo bescherm je niet alleen informatie, het stelt de organisatie ook instaat extern aan te tonen dat het zich aan de regels rondom het beschermen van informatie houdt.

Uitdagingen rondom het eigenaarschap van informatie

Het gebeurt vaak genoeg: nieuwe mensen sluiten zich aan en anderen verlaten de organisatie. Maar wat als iemand die de organisatie verlaat de laatste versie van de boekhouding op zijn laptop heeft staan? En de documenten en bestanden op deze laptop heeft gewist, want dat zijn de bedrijfsrichtlijnen voor vertrekkend personeel?

Met M-Files is er één versie van een document in de cloud en de eigenaar of eigenaren kunnen snel centraal worden gewijzigd. Ideaal wanneer rollen in de organisatie veranderen. 

Voorkom informatieversnippering met intelligent informatiemanagement

Niemand twijfelt aan het belang van e-mail. Het hielp het internet te laten groeien tot wat het nu is en zorgde voor een revolutie in communicatie. 

Toch zijn veel bedrijven nog steeds afhankelijk van e-mail voor meer dan de kernfunctie. Simpelweg gegroeid uit gewoonte. Ook niet zo verwonderlijk als je bedenkt dat voor veel mensen e-mail de eerste en meest gebruikte toepassing is. 

De combinatie van e-mail met een platform als M-Files helpt mensen veiliger en slimmer samen te werken, versies bij te houden, audits te beheren, bedrijfsprocessen te automatiseren en datalekken te voorkomen.

Probeer M-Files zelf gratis uit en ontdek welke stap voorwaarts uw organisatie kan maken.