In het digitale tijdperk waarin we nu leven klinkt het misschien cliche om te zeggen dat informatie een van de meest waardevolle bezittingen is van organisaties. Tegelijkertijd is het idee om informatiestrategieën te ontwikkelen die informatie ook daadwerkelijk waardevol maken een stuk lastiger.  Gartner meldde zelfs dat de eerste taak van mensen die verantwoordelijk zijn voor het creëren van dit soort strategieën zou moeten bestaan uit het bedenken van manieren om informatie te koppelen aan hun bedrijfsdoelstellingen. Maar hoe?

Door het afstemmen van verschillende soorten data met belangrijke bedrijfsdoelstellingen kunnen besluitvormers een juiste waarde toekennen aan informatie. Hiermee kunnen zij vervolgens bepalen bepalen hoe informatie het beste kan worden opgeslagen, beschermd, verzameld en uiteindelijk zelfs keiharde euro’s oplevert. Echter weten informatiemanagers, beleidsbepalers en IT personeel vaak niet waar zij moeten starten.

Bepalen hoe nauw de informatie aansluit bij de bedrijfsdoelstellingen

Uiteraard hechten verschillende organisaties meer of minder waarde aan verschillende soorten informatie. Een winkel kan bloeien of sterven vanwege hun voorraadadministratie. Het succes van een opkomende tech startup zal waarschijnlijk meer afhangen van hun productontwikkeling en het testen van data. Vanwege de verschillende behoeften van organisaties moet u een manier vinden om soorten informatie op waarde in te delen.

Waarde toekennen aan verschillende soorten informatie

Om u te helpen begrijpen hoe nauw verschillende soorten informatie in verband staan met uw bedrijfsdoelstellingen, moet u de waarde toekennen aan de verschillende soorten informatie.

Meet de kwaliteit van informatie

Het spreekt voor zich dat nauwkeurige informatie u meer waarde biedt dan informatie van slechte kwaliteit. Zo helpen gegevens met fouten u bijvoorbeeld niet bij het nemen van goede beslissingen. U heeft informatie nodig die u helpt trends te voorspellen, goede zakelijke beslissingen te nemen en u te laten voldoen aan wet- en regelgeving in uw eigen branche.

Bepaal de relevantie van informatie

Hoe relevant is informatie voor uw belangrijkste bedrijfsdoelstellingen? Zoals hierboven vermeld verschilt het per organisatie welke informatie relevant is. Maatstaven voor de waarde van informatie voor een organisatie kunnen ook het gebruiksgemak, de analyse en het delen van de informatie zijn.

Organisaties hebben veel last van wat men ‘dark data’ noemt. Deze vergeten informatie die op allerlei plaatsen in de organisatie staat opgeslagen, maar waarvan niemand meer weet dat het er is. Laat staan wat je er aan hebt. Dark data is informatie die Marktanalist Gartner omschrijft dit als volgt: 

The information assets organizations collect, process and store during regular business activities, but generally fail to use for other purposes (for example, analytics, business relationships and direct monetizing). Similar to dark matter in physics, dark data often comprises most organizations’ universe of information assets. Thus, organizations often retain dark data for compliance purposes only. Storing and securing data typically incurs more expense (and sometimes greater risk) than value.

Dark data kan dus bijzonder nuttig zijn als organisaties de waardevolle informatie eruit weten te filteren. Pikant feitje is dat van alle data binnen een organisatie de meerderheid dark data betreft. Dat gezegd, kun je dus concluderen dat organisaties met meer data een grotere kans hebben op meer waardevolle informatie. 

Begrijp de prestatie van informatie

De waarde van informatie hangt mede af van het gemak waarmee het te gebruiken en te delen is. Dit is een belangrijke factor. Als medewerkers veel moeite hebben met het vinden en gebruiken van informatie, zal zelfs de meeste waardevolle informatie niet benut worden. Het dus cruciaal dat mensen eenvoudig kunnen beschikken over de juiste informatie op het juiste moment.

Schat de schade in van verloren informatie

Hoeveel zou uw bedrijf lijden als gevoelige informatie zou lekken naar concurrenten of verloren zou gaan als gevolg van een datalek? In het geval van verlies van klantgegevens door hacking overstijgt de schade de waarde van informatie. Ook kunnen er extra kosten in rekening worden gebracht door boetes van de overheid. Uw informatie kost geld om te verzamelen, maar het kan u nog meer geld kosten om te verliezen.

Bereken in hoeverre informatie bijdraagt aan uw inkomsten

De werkelijke waarde van informatie zit niet alleen in de kosten van het verzamelen, opslaan of beschermen ervan. U moet proberen te begrijpen in hoeverre de informatie uw bedrijf helpt inkomsten te genereren. Alleen dan kunt u een goede kosten- en batenanalyse van informatie maken. 

Ontdek de marktwaarde van uw data

Het bovengenoemde Gartner-rapport geeft aan hoe organisaties winst hebben weten te behalen door hun informatie en data te ‘vermarkten’. Zo verdienen grote ondernemingen als Google en Facebook bijvoorbeeld vooral inkomsten uit de verkoop van advertenties aan bedrijven die hopen te profiteren van de gegevens die deze grote bedrijven verzamelen.

Zelfs als de verkoop van gegevens niet de focus van uw organisatie is, moet u begrijpen hoeveel anderen zouden betalen voor dit soort informatie. Bedenk maar eens, als uw concurrenten zouden willen voor uw informatie, dan is dat een indicator wat de waarde is.   

Waarom informatie als een waardevol bezit zien?

Organisaties die begrijpen hoeveel waarde hun informatie heeft bezitten een concurrentievoordeel. Deze organisaties kunnen doorgaans ook veel beter inschatten hoeveel zij moeten uitgeven aan het slim verzamelen, opslaan, beveiligen, opschonen, delen en analyseren van hun informatie. Heel vaak ontdekken organisaties bedrijfskansen van informatie door het simpelweg op waarde in te schatten.

Aangezien de waarde van verschillende soorten informatie voor bedrijven kan variëren, is het een goed idee om soorten informatie in categorieën te rangschikken om betere beslissingen te nemen. Op de lange termijn leidt een goede waardering van informatie tot betere bedrijfskeuzes en nog meer mogelijkheden om inkomsten te genereren.

Waardevolle en niet waardevolle informatie van elkaar scheiden

Het scheiden en indelen van wat waardevol is en wat niet kunt u handmatig doen. Eh, als het 2002 was geweest wellicht. Dit proces is er bij uitstek eentje om te vervullen met kunstmatige intelligentie. Intelligentie die uit zichzelf filter wat waardevol is en wat overbodige, dubbele of slechte informatie is. Deze intelligentie zit in M-Files. M-Files bepaalt op basis van alle informatie in uw organisatie wat waardevol is. M-Files herkent bijvoorbeeld uit zichzelf contracten, dus vind M-Files ook alle contracten in uw organisatie ondanks dat deze zich overal en nergens bevinden. Laat staan alle dubbele en conceptversies van in dit geval contracten. Maar dit geldt dus voor alle typen documenten. Van facturen tot projectvoorstellen. 

Uw organisatie heeft dark data, voorkom dat dit een onbenutte goudmijn blijft.