skip to Main Content

Hoe je slimmer documenten beheert in Salesforce

Overwin de pijnpunten voor documentbeheer

Hoe je slimmer documenten beheert in Salesforce

Overwin de pijnpunten voor documentbeheer

Veel organisaties gebruiken Salesforce voor customer relationship management (CRM), issue management, case management en al zijn andere sterke functionaliteiten. Maar waar Salesforce misschien niet ideaal voor is, is document management. Salesforce biedt de mogelijkheid om documenten te uploaden, echter worden de mogelijkheden beperkt op een aantal pijnpunten:

  • Niet-Salesforce-gebruikers hebben geen toegang tot bijgevoegde documenten, waardoor er meerdere documentversies kunnen ontstaan.
  • Meerdere content management tools verminderen de efficiëntie van de werknemer.
  • Het kan moeilijk zijn om documenten te vinden of om de juiste versie van een document te vinden.
  • Salesforce rekent extra kosten aan voor documentopslag.

Gelukkig heeft M-Files een robuuste ingebouwde integratie met Salesforce die een groot pakket aan functionaliteiten beschikbaar stelt rechtstreeks in Salesforce zelf.  

Een krachtige en robuuste documentmanagement integratie

De Salesforce-integratie kent twee typen: one-way en two-way. De meeste organisaties benutten het grootste voordeel qua flexibiliteit dankzij de two-way integratie.

M-Files integreert direct in de Salesforce-gebruikersinterface, dus een Salesforce-gebruiker hoeft niet naar M-Files te switchen om documenten te openen of te beheren. Sommige gebruikers kunnen echter de voorkeur geven aan de M-Files-interface. Gebruikers de keuze bieden tussen verschillende interfaces kan de gebruikersadoptie en -tevredenheid verhogen.

Door de diepgaande integratie hebben gebruikers niet alleen toegang tot dezelfde documenten, maar ook tot dezelfde functionaliteit zowel vanuit Salesforce als vanuit M-Files. Je kunt bijvoorbeeld een accountobject maken in M-Files en toegang krijgen tot die account in Salesforce. Ook kun je een document koppelen aan een account in Salesforce en M-Files zal automatisch de gerelateerde eigenschappen aan het document toewijzen. Hierdoor kunnen gebruikers in hun primaire applicatie blijven zonder heen en weer te hoeven gaan om hun werk te doen.

Een van de grote voordelen voor Salesforce-organisaties die M-Files implementeren, is een verlaging van de Salesforce cost of ownership. Medewerkers die alleen toegang hoeven te hebben tot Salesforce-gegevens, kunnen dit doen via M-Files, zodat er minder Salesforce-licenties nodig zijn.

M-Files biedt een integratie met Salesforce Lightening én Salesforce Classic, zodat gebruikers van beide versies hun voordeel kunnen doen met de mogelijkheden van M-Files.

Beheer documenten in Salesforce als nooit te voren

M-Files biedt de Salesforce-gebruiker een compleet pakket aan functies voor documentbeheer. Denk aan versiebeheer van documenten, geschiedenis, de mogelijkheid om terug te keren naar een oudere versie, de mogelijkheid om eigenschappen van documenten vast te leggen of automatisch toe te wijzen, previews van documenten in de gebruikersinterface, documentbeveiliging, workflows van eenvoudig tot geavanceerd en slimme zoek- en filterfunctionaliteiten die te vergelijken zijn met die van Google.  

Een van de unieke eigenschappen van M-Files is de manier waarop documenten worden georganiseerd. In tegenstelling tot de traditionele manier van het opslaan van documenten, zijn er geen mappen. Alle documenten worden geclassificeerd op basis van hun eigenschappen. Met M-Files creëer je zogeheten views die gebaseerd zijn op de eigenschappen van documenten. Gebruikers kunnen ook hun eigen views vormgeven om hun inrichting te personaliseren. Misschien is dit nog het best te vergelijken met hoe je eenvoudig muziek organiseert in Spotify zo beheert M-Files documenten

Functionaliteiten waar elke Salesforce-gebruiker blij van wordt

M-Files heeft een aantal geweldige ingebouwde mogelijkheden die gebruikers in staat stellen om op een eenvoudige, intuïtieve en gebruiksvriendelijke manier met documenten te werken:

  • Snelle toegang tot de meest recent gebruikte documenten
  • Een direct voorbeeldweergave van een document in de interface
  • Het uitchecken van documenten wanneer deze bewerkt wordt
  • Een overzicht van alle uitgecheckte documenten zodat het overzicht eenvoudig behouden blijft
  • Het bekijken van de versiehistorie van een document
  • Wijs een document aan een persoon toe voor een bepaalde taak
  • Bekijk alle documenten die toegewezen zijn aan anderen
  • Het vastpinnen van een document zodat deze later snel geopend kan worden
  • Een duplicatiecheck bij het uploaden zodat je wordt gewaarschuwd
  • Een duplicatiecheck waarschuwt als er een document wordt geüpload dat al bestaat 
  • Maak van Salesforce de one-stop-shop voor alle klantinformatie

Waarom M-Files ongekend flexibel is

Om de flexibiliteit van M-Files wat beter te begrijpen, helpt het om een paar definities uit te leggen.

M-Files wordt meestal een documentmanagementsysteem genoemd. Maar het is misschien relevanter om het te beschrijven als een platform om objecten mee te beheren. Documenten en documentverzamelingen zijn standaard objecttypes, maar er kunnen extra objecttypes worden aangemaakt en beheerd om aan de specifieke behoeften van een organisatie te voldoen. 

Eigenschappen kunnen worden toegewezen voor elk type object, dus niet alleen documenten. Dit kan dus ook voor alle andere denkbare objecten zoals klant, dossier, locatie, project en medewerker. Dit zijn slechts enkele voorbeelden, de mogelijkheden zijn praktisch grenzeloos en dat maakt dat M-Files iedere organisatie past als een gegoten jas.

Video over het slimmer beheren van documenten in Salesforce

M-Files, Salesforce en GeONE presenteren de werking van M-Files voor Salesforce in een uitgebreide videodemonstratie. In minder dan een half uur bespreken zij de functionaliteiten, voordelen en ziet u een demonstratie van de oplossing in Salesforce.

Bekijk video

Veel organisaties gebruiken Salesforce voor customer relationship management (CRM), issue management, case management en al zijn andere sterke functionaliteiten. Maar waar Salesforce misschien niet ideaal voor is, is document management. Salesforce biedt de mogelijkheid om documenten te uploaden, echter worden de mogelijkheden beperkt op een aantal pijnpunten:

  • Niet-Salesforce-gebruikers hebben geen toegang tot bijgevoegde documenten, waardoor er meerdere documentversies kunnen ontstaan.
  • Meerdere content management tools verminderen de efficiëntie van de werknemer.
  • Het kan moeilijk zijn om documenten te vinden of om de juiste versie van een document te vinden.
  • Salesforce rekent extra kosten aan voor documentopslag.

Gelukkig heeft M-Files een robuuste ingebouwde integratie met Salesforce die een groot pakket aan functionaliteiten beschikbaar stelt rechtstreeks in Salesforce zelf.  

Een krachtige en robuuste documentmanagement integratie

De Salesforce-integratie kent twee typen: one-way en two-way. De meeste organisaties benutten het grootste voordeel qua flexibiliteit dankzij de two-way integratie.

M-Files integreert direct in de Salesforce-gebruikersinterface, dus een Salesforce-gebruiker hoeft niet naar M-Files te switchen om documenten te openen of te beheren. Sommige gebruikers kunnen echter de voorkeur geven aan de M-Files-interface. Gebruikers de keuze bieden tussen verschillende interfaces kan de gebruikersadoptie en -tevredenheid verhogen.

Door de diepgaande integratie hebben gebruikers niet alleen toegang tot dezelfde documenten, maar ook tot dezelfde functionaliteit zowel vanuit Salesforce als vanuit M-Files. Je kunt bijvoorbeeld een accountobject maken in M-Files en toegang krijgen tot die account in Salesforce. Ook kun je een document koppelen aan een account in Salesforce en M-Files zal automatisch de gerelateerde eigenschappen aan het document toewijzen. Hierdoor kunnen gebruikers in hun primaire applicatie blijven zonder heen en weer te hoeven gaan om hun werk te doen.

Een van de grote voordelen voor Salesforce-organisaties die M-Files implementeren, is een verlaging van de Salesforce cost of ownership. Medewerkers die alleen toegang hoeven te hebben tot Salesforce-gegevens, kunnen dit doen via M-Files, zodat er minder Salesforce-licenties nodig zijn.

M-Files biedt een integratie met Salesforce Lightening én Salesforce Classic, zodat gebruikers van beide versies hun voordeel kunnen doen met de mogelijkheden van M-Files.

Beheer documenten in Salesforce als nooit te voren

M-Files biedt de Salesforce-gebruiker een compleet pakket aan functies voor documentbeheer. Denk aan versiebeheer van documenten, geschiedenis, de mogelijkheid om terug te keren naar een oudere versie, de mogelijkheid om eigenschappen van documenten vast te leggen of automatisch toe te wijzen, previews van documenten in de gebruikersinterface, documentbeveiliging, workflows van eenvoudig tot geavanceerd en slimme zoek- en filterfunctionaliteiten die te vergelijken zijn met die van Google.  

Een van de unieke eigenschappen van M-Files is de manier waarop documenten worden georganiseerd. In tegenstelling tot de traditionele manier van het opslaan van documenten, zijn er geen mappen. Alle documenten worden geclassificeerd op basis van hun eigenschappen. Met M-Files creëer je zogeheten views die gebaseerd zijn op de eigenschappen van documenten. Gebruikers kunnen ook hun eigen views vormgeven om hun inrichting te personaliseren. Misschien is dit nog het best te vergelijken met hoe je eenvoudig muziek organiseert in Spotify zo beheert M-Files documenten

Functionaliteiten waar elke Salesforce-gebruiker blij van wordt

M-Files heeft een aantal geweldige ingebouwde mogelijkheden die gebruikers in staat stellen om op een eenvoudige, intuïtieve en gebruiksvriendelijke manier met documenten te werken:

  • Snelle toegang tot de meest recent gebruikte documenten
  • Een direct voorbeeldweergave van een document in de interface
  • Het uitchecken van documenten wanneer deze bewerkt wordt
  • Een overzicht van alle uitgecheckte documenten zodat het overzicht eenvoudig behouden blijft
  • Het bekijken van de versiehistorie van een document
  • Wijs een document aan een persoon toe voor een bepaalde taak
  • Bekijk alle documenten die toegewezen zijn aan anderen
  • Het vastpinnen van een document zodat deze later snel geopend kan worden
  • Een duplicatiecheck bij het uploaden zodat je wordt gewaarschuwd
  • Een duplicatiecheck waarschuwt als er een document wordt geüpload dat al bestaat 
  • Maak van Salesforce de one-stop-shop voor alle klantinformatie

Waarom M-Files ongekend flexibel is

Om de flexibiliteit van M-Files wat beter te begrijpen, helpt het om een paar definities uit te leggen.

M-Files wordt meestal een documentmanagementsysteem genoemd. Maar het is misschien relevanter om het te beschrijven als een platform om objecten mee te beheren. Documenten en documentverzamelingen zijn standaard objecttypes, maar er kunnen extra objecttypes worden aangemaakt en beheerd om aan de specifieke behoeften van een organisatie te voldoen. 

Eigenschappen kunnen worden toegewezen voor elk type object, dus niet alleen documenten. Dit kan dus ook voor alle andere denkbare objecten zoals klant, dossier, locatie, project en medewerker. Dit zijn slechts enkele voorbeelden, de mogelijkheden zijn praktisch grenzeloos en dat maakt dat M-Files iedere organisatie past als een gegoten jas.

Video over het slimmer beheren van documenten in Salesforce

M-Files, Salesforce en GeONE presenteren de werking van M-Files voor Salesforce in een uitgebreide videodemonstratie. In minder dan een half uur bespreken zij de functionaliteiten, voordelen en ziet u een demonstratie van de oplossing in Salesforce.

Bekijk video
Back To Top