Veel organisaties gebruiken de standaardoplossing van Microsoft voor hun documentbeheer en dat is SharePoint. Maar stellen zij ook de vraag: voldoet SharePoint aan de informatiebehoeften van de organisatie?

Microsoft Office 365 suite heeft iedereen

De meeste organisaties vertrouwen op de Microsoft 365-suite, simpelweg omdat bij aankoop van de basistoepassingen Microsoft Word, Excel en PowerPoint de andere toepassingen gebundeld zijn in hetzelfde abonnement. En de Microsoft-oplossingen zijn voor het grootste deel toereikend: de tools zijn direct te gebruiken en vereisen niet veel training.

Gevolgen van contentcreatie snel zichtbaar

Naarmate mensen deze productiviteitstools meer gebruiken, wordt de uitdaging om de daaruit voortvloeiende output (lees: content, documenten, etc.) efficiënt te beheren alleen maar groter. De risico’s van onoverzichtelijke verzamelingen documenten, informatie in silo’s en verzuim in de naleving van regels nemen toe. Dit komt doordat het voor elk lid van de organisatie gemakkelijker is om snel content te creëren, te dupliceren en te delen.

Voeg daarbij een grote organisatie met meer veeleisende behoeften, en dan beginnen de echte problemen. Professionele dienstverleners werken bijvoorbeeld vaak in gereguleerde sectoren met strikte regels voor vertrouwelijkheid en het bewaren van gegevens. Hoewel Microsoft in de premium abonnementen mogelijkheden heeft om sommige van deze eisen te ondersteunen, zijn er maar weinig bedrijven die deze mogelijkheden kunnen inzetten. En als iemand bijvoorbeeld investeert in records management, dan wil hij een tool die specifiek voor records management bedoeld is.

Geen centraal beheer van alle gegevens en informatie

De andere grote uitdaging bij het gebruik van Microsoft-toepassingen voor informatiebeheer draait om het feit dat Microsoft zich niet richt op het organiseren van gegevens. Informatie in Microsoft 365 verspreidt zich heel snel over persoonlijke OneDrive accounts, e-mail inboxen, Teams-kanalen en verschillende mappen. Wanneer je nieuwe documenten maakt en opslaat binnen Microsoft 365, is het niet eenvoudig om te weten waar elk stukje informatie naartoe moet. En omdat er meestal geen handhaving is van waar informatie moet worden opgeslagen, gaat die informatie vaak verloren. Dit leidt tot duplicatie van documenten en een chaos aan verschillende versies. Tel daar verouderde netwerkschijven en andere bedrijfstoepassingen zoals een CRM bij op en u zit met een complete informatiechaos.

Maak van SharePoint geen goedkoop is duurkoop

De moraal van het verhaal? Dat SharePoint gratis is bij aankoop van Microsoft 365 betekent niet dat het de beste oplossing is voor documentbeheer. SharePoint kan zich niet aanpassen aan uw veranderende bedrijfsbehoeften, zonder zwaar te investeren in ontwikkelaars om dit te realiseren.

Oplossingen die gespecialiseerd zijn in informatiebeheer, zoals M-Files, zijn speciaal ontworpen om de kracht van kenniswerkers te verbeteren, de consistentie te vergroten, fouten te verminderen en bestaande kennis in de organisatie te borgen en te benutten.

Met M-Files kan informatie naadloos worden gecategoriseerd en gemakkelijk worden getagd voor discovery, terwijl bedrijfsregels en beveiligingsbeleid worden gehandhaafd. M-Files maakt gebruik van metadata om het verwerken, zoeken en delen van documenten te verbeteren.

Breng het beste van twee werelden samen

Het beste deel? M-Files integreert naadloos in de Microsoft 365-suite en biedt een efficiëntere manier om informatie in verschillende archieven op te slaan. Met M-Files beveiligen organisaties hun informatieprocessen en zorgen zij voor compliance zonder de productiviteitsvoordelen van hun Microsoft 365-investering op te offeren.

Zo komt het beste van twee werelden bij elkaar en organisaties genieten daarom van verschillende voordelen. Organisaties die M-Files gebruiken naast de Microsoft 365 suite:

• Lossen de uitdaging van versnipperde informatie en versiebeheer op
• Automatiseren processen die de gehele levenscyclus van documenten vastleggen – rekening houdend met veranderende groepen belanghebbenden – zonder content te dupliceren
• Onderhouden een informatiebeheerstructuur die de hele organisatie dient en kan meegroeien met veranderende eisen
• Zorgen voor naleving van indexering, training, retentie en andere vereisten voor records management
• Beveiligen van informatie met dynamische toegangsrechten op documentniveau voor controleerbare tijdelijke toegang zonder content te kopiëren.
• Vermijden duplicatie en “schaduw content management” via samenwerkingstools
• Integreren met bedrijfsapplicaties buiten het Microsoft ecosysteem om documenten te verbinden en te verrijken met hun database tegenhangers (bijv. as-built documentatie met relevante ERP tags).

Klaar om die informatiemanagementlaag toe te voegen aan uw Microsoft 365-suite?

Plan een persoonlijke online demo in en zie hoe dit er voor uw organisatie uit kan zien!