skip to Main Content

Luchtdicht document management in olie en gas

Luchtdicht document management in olie en gas

Olie & gas ingenieurs linken ERP-systeem aan M-Files

Toen Nanco Eelman en Richard Keijser Dutch Seperation Engineering (DSE) Oil & Gas startten, was een ERP-systeem het eerste wat zij aanschaften. Zij wisten dat een Enterprise Resource Planning (ERP) applicatie belangrijk was voor de planning en het managen van de financiele details van de projecten, toch voorzagen ze toen al dat zij meer nodig hadden.

“We zijn een jong bedrijf. Wij komen beiden van een grotere organisatie die werkten met grote datasystemen. Dankzij onze ervaringen wisten we dat we behoefte hadden aan meer controle dan een ERP alleen,” vertelt Eelman. “Een voorbeeld, wij sloegen documenten op in projectmappen op een harde schijf. Zo konden we de levenscyclus en versies van de documenten niet goed managen. Wanneer wij van een eerder afgerond project wilde leren, was het opzoeken van de documenten zeer moeilijk en bovenal inefficiënt. Het was ook erg lastig om bijvoorbeeld de status van een gevonden document te achterhalen, zo was het bijvoorbeeld niet direct inzichtelijk in welke fase van het revisieproces dit document zich bevond. Was het nou een draft of een finaal contract? Dat vergde dan gelijk uitzoekwerk”

Het opzoeken van de documenten was zeer moeilijk en bovenal inefficiënt

In de ideale situatie wilde DSE versiebeheer voor AutoCAD, ePlan (voor elektrische schema’s), Word- en Exceldocumenten. Daarbij de wens om metadata toe te voegen aan elk document, zodat documenten snel gevonden werden. De metadata zou niet enkel het projectnummer aan documenten toevoegen, maar ook attributen als klantnaam, contactinformatie, documenttype, datums, revisiestatus en zo meer.

Toevoegen ERP-data aan Windowsbestanden dankzij database links

De oplossing kwam er met de toevoeging van M-Files document management software, wat eenvoudig is in gebruik en een flexibel database gedreven platform is. M-Files voegt metadata toe aan documenten die gecreëerd worden met verschillende Windowsapplicaties (Word, AutoCAD, Excel) en integreert deze rechtstreeks in Windows Verkenner binnen de voor iedereen bekende ‘Openen’ en ‘Opslaan als’ interface.

“Elk nieuw item in M-Files is geassocieerd met een projectnummer, gegenereerd door het ERP-systeem. Deze link zorgt er automatisch voor dat nieuwe projecten en contactinformatie vanuit het ERP in de M-Files database geplaatst worden. Dit gebeurt bij het opslaan van welk type document dan ook in M-Files. Medewerkers kiezen simpelweg het projectnummer uit een drop down-lijst, de rest van de beschrijvende waarden komen dan vanzelf uit de database naar voren.”

“Alle documenten waar we mee werken, werkelijk allemaal, zijn nu beveiligd dankzij M-Files” zegt Eelman. Zelfs binnenkomende e-mails of hard copies van klanten worden digitaal geïndexeerd. “Wanneer wij een factuur van een leverancier krijgen, dan scannen we die in het systeem. M-Files voegt daar automatisch de leveranciersinfo aan toe en zet de ingestelde workflow rond facturen in gang.”

Werken met zelf creërende templates

DSE ging zelfs nog iets verder, zij ontwikkelden templates die projectattributen (projectnummer, klantnaam, etc.) weergaf in de paginaheader van documenten. Ongeacht welke in applicatie dit document is opgezet. In het geval van DSE ging het om Word, Excel en AutoCAD.

Dankzij M-Files nu slechts binnen een halfuurtje mee klaar

“M-Files templates besparen ons enorm veel tijd. Voorbeeld, wij genereren een projectvoltooiingsbestand met al ons laatste werk. Hiervoor moesten we alle documenten openen, alle headers openen, headers veranderen en alle documenten apart opslaan. M-Files doet dit automatisch. Waar we er eerst een halve dag mee bezig waren, zijn we daar dankzij M-Files nu slechts binnen een halfuurtje mee klaar.”

Over DSE Oil and Gas

Dutch Separation Engineering Oil and Gas bestaat uit een team van ervaren en gekwalificeerde ingenieurs, die alle systeemintegraties en het bijbehorende projectmanagement onderhanden nemen, zowel onshore als offshore. DSE biedt wereldwijd Power Quality core analyses aan voor olie en gasinstallaties dankzij het revolutionaire DSE EPAQ dashboard (www.dse-epaq.com). Tevens voorziet DSE in olie en gas installatie uitrusting, verkoop, verhuur en service. Meer informatie over DSE vind u op www.dseog.com.

 

Ontdek M-Files met uw eigen ogenBeheer documenten en informatie met intelligentie, vandaag nog.
Meer dan 8.000 organisaties en 500.000 blije gebruikers gingen u voor
Back To Top