Daar is hij dan, M-Files 2018. De eerste oplossing voor het intelligent verenigen en beheren van informatie die in andere systemen is opgeslagen zonder migratie. Met M-Files 2018 en de nieuwe Intelligent Metadata Layer zal informatiemanagement nooit meer hetzelfde zijn.
Hoeveelheid informatie neemt toe, terwijl eisen ook toenemen
De hoeveelheid informatie die bedrijven moeten beheren neemt explosief toe, terwijl de eisen met betrekking tot compliance en de noodzaak om te automatiseren en te vereenvoudigen eveneens toenemen. De bestaande Enterprise Content Management systemen en andere traditionele methoden om informatie te beheren bieden geen antwoord. Informatie wordt opgesloten in eenzijdige, one-size-fits-all systemen of het verspreidt zich chaotisch over meerdere losse systemen en oplossingen.
Organisaties worstelen om documenten en andere informatie die in deze ‘informatiesilo’s’ worden opgeslagen effectief te beheren. Als gevolg daarvan kunnen werknemers niet snel de informatie vinden die ze nodig hebben om hun werk te doen. Bovendien hebben organisaties zo weinig inzicht in hun informatie.
Informatie management van organisaties verdient nieuwe werkwijze
Analisten, branchegenoten en informatiemanagementdeskundigen zijn het allemaal met elkaar eens: organisaties dienen een scherpe blik te werpen op hoe zij nu met informatie omgaan.
John Mancini, hoofd evangelist bij AIIM, verwoord het treffend:
“Voor het beheer van informatie is een andere aanpak nodig. Elke organisatie zal een andere weg inslaan, maar de volgende belangrijke aannames zijn essentieel voor iedereen: 1) afstand doen van het idee van een wereld met één enkele plek om informatie op te slaan; 2) gebruikersadoptie stimuleren met eenvoudige, heldere interfaces en intuïtieve tools; 3) het belang van metadata begrijpen.”
M-Files maakt informatie waardevol en stimuleert innovatie
M-Files 2018 en de Intelligent Metadata Layer bieden een eenvoudige, uniforme ervaring voor het intelligent vinden, benaderen en beheren van informatie. Dus toegang tot informatie die binnen verschillende systemen aanwezig is, zonder bestaande processen en de gebruikers die ervan afhankelijk zijn te verstoren. Dit elimineert ook de noodzaak van complexe en dure migratieprojecten, twee grote struikelblokken voor innovatie en de verbetering van bedrijfsprocessen.
M-Files 2018 introduceert een nieuwe aanpak die ‘intelligent information management’ heet en die analisten, experts uit de sector en alle soorten organisaties ertoe heeft aangezet om hun traditionele definities en benaderingen voor het beheren van informatie volledig te heroverwegen. M-Files 2018 betekent het einde van de mythe dat ‘alle content in één systeem moet staan’. De M-Files visie is altijd geweest dat het er niet echt toe doet waar informatie wordt opgeslagen; wat belangrijk is, is de feitelijke informatie zelf, maar ook wat er mee samenhangt en de context die het relevant maakt.
De Intelligent Metadata Layer biedt een uniforme ingang en gebruikerservaring tot externe systemen
De Intelligent Metadata Layer is een nieuwe innovatie in de architectuur van M-Files die verbinding maakt met andere systemen. Zodra een connector naar een extern systeem is geïnstalleerd, is de informatie die zich binnen dat systeem bevindt onmiddellijk beschikbaar via de mobiele app van M-Files, de desktoptoepassing en via de browser.
Gebruikers kunnen zoeken en bladeren zonder data te migreren en zonder gebruikers van het aangesloten systeem te beïnvloeden. In externe systemen aanwezige informatie kan ook verrijkt worden met metadata, waardoor M-Files de relevantie en context kan vaststellen bij het zoeken naar informatie in bestaande bedrijfssystemen. Zo kunnen documenten in een netwerkmap of bijvoorbeeld SharePoint worden ingedeeld naar type (zoals een contract of een voorstel) en koppelt M-Files deze aan andere belangrijke bedrijfsobjecten, zoals een klantaccount in Salesforce of een project of zaak in een ERP-systeem.
Dit biedt een volledig nieuwe en dynamische contextuele weergave van informatie, terwijl informatie en documenten op zijn plaats blijven en volledig toegankelijk zijn voor gebruikers die geen M-Files hebben.
Intelligent informatiemanagement is eenvoudig, dynamisch en slim. M-Files is de enige oplossing ter wereld die deze aanpak hanteert. Benieuwd hoe dit er in de praktijk uitziet? Woon vrijblijvend de online demonstratie van M-Files 2018 bij en ontdek de kracht en waarde van intelligent informatiemanagement.