Het is geen geheim dat de meest concurrerende organisaties vaak nieuwe en innovatieve manieren vinden om de informatie die ze dagelijks creëren niet alleen te beheren, maar ook te volgen. Dit geldt zowel voor de tools die zij gebruiken zoals Microsoft Teams of Outlook, maar ook voor de plaats waar die informatie wordt opgeslagen (zoals bij SharePoint, Salesforce of zelfs netwerkmappen). Hoe kunnen organisaties profiteren van de communicatie en samenwerking van Microsoft Teams en tegelijkertijd succesvol zijn in hun information governance?

In een onderzoek uitgevoerd door AIIM gaf bijna de helft (42%) aan dat information governance de grootste stimulans is voor digitaliseringsinitiatieven. Echter, als een tool als Microsoft Teams roekeloos wordt geïmplementeerd, raakt het vaak in strijd met corporate information governance richtlijnen. 

Vereenvoudig en centraliseer information governance in Microsoft Teams stap voor stap

Een van de grote bestuurlijke vraagstukken waar veel organisaties vaak tegenaan lopen, heeft te maken met het feit dat ze documenten op een afgesloten manier beheren. Ze hebben dan wel controle over de gegevens binnen de context van een individuele afdeling, maar dat gaat snel verloren als informatie zich vrijelijk van de ene afdeling naar de andere verplaatst.

Een intelligent informatiebeheersplatform zoals M-Files daarentegen is een slimme manier om dit probleem uit de weg te ruimen. M-Files elimineert de noodzaak van micromanagement binnen individuele applicaties zoals Teams, waardoor er een overkoepelend beheer op informatie ontstaat dat overal en altijd werkt, voor elke afdeling en elke applicatie.

Het voorkomen van informatieversnippering

Een ander groot bestuursprobleem waar bedrijven vaak mee te maken hebben, heeft te maken met informatieversnippering. Informatieversnippering betekent dat uw gegevens worden opgeslagen in zoveel verschillende opslagplaatsen die niet met elkaar verbonden zijn, dat het bijhouden van deze gegevens onbehapbaar wordt.

Ook hier komt een oplossing als M-Files van pas. M-Files maakt gebruik van een metadata-gestuurde aanpak om een soepele ervaring voor medewerkers te creëren. Hierdoor kunnen organisaties eindelijk informatie beheren op basis van wat er in een document staat in plaats van waar het is opgeslagen. Medewerkers hoeven niet langer uit te zoeken waar een document dat ze nodig hebben staat opgeslagen. Nu hoeven ze alleen nog maar te weten wat voor soort document het eigenlijk is, waardoor ze meer van hun kostbare tijd kunnen vrijmaken om zich te concentreren op de taken die echt belangrijk zijn.

Maak een einde aan documentduplicatie

Het dupliceren van documenten, onnodig kopieren, is meer dan alleen ‘vervelend’. Document duplicatie is ook een directe oorzaak van fouten en zorgt voor gemiste kansen.

Goede informatie governance bestaat dus minimaal uit het voorkomen van document duplicatie. Het juiste intelligente informatiebeheerplatform kan u helpen dit op een directe en effectieve manier te doen door slechts één enkele bron van informatie te bieden, wat resulteert in de ‘single-point-of-truth’.

Op die manier kunnen medewerkers van verschillende afdelingen hetzelfde up-to-date document openen, direct vanuit Microsoft Teams. Ongeacht waar het staat opgeslagen en door wie het is gecreëerd. Met slechts één hoofddocument waar gebruikers naar kunnen verwijzen, zijn alle medewerkers eindelijk in staat om zo productief mogelijk te zijn met minder menselijke fouten.

Eén gecentraliseerde documentlevenscyclus

Over het geheel genomen is de grootste sleutel tot het succes van Microsoft Teams op het gebied van governance misschien wel het creëren van een gemakkelijk te beheren, gecentraliseerde documentlevenscyclus. Omdat dit niet in Microsoft Teams zelf gecreeerd kan worden, biedt M-Files hét antwoord.

Workflows in M-Files zorgen ervoor dat documenten slim hun levenscyclus doorlopen, zelfs wanneer een Teams channel is verwijderd of gearchiveerd. Dat betekent dat de status van documenten verandert, maar de juiste mensen automatisch op de hoogte worden gesteld.

Sterk nog, documenten kunnen daadwerkelijk worden toegewezen aan workflows op een manier die een beter levenscyclusbeheer voor verschillende soorten documenten mogelijk maakt. Zo kan de ene workflow volledig worden gewijd aan contracten, terwijl een andere workflow meer algemene informatie over de klant bevat.

Maar het beste van alles is dat er geen behoefte meer is aan handmatige verwerking van documenten. Het beheren van informatie wordt niet alleen direct, maar ook moeiteloos en dat alles om het juiste lifecycle management af te dwingen zonder dat dit gevolgen heeft voor het dagelijkse werk van medewerkers.

Overkoepelend is het slechten van muren tussen verschillende channels, applicaties, afdelingen, opslagplaatsen de key to succes voor de juiste information governance. Dit creëert niet alleen een situatie waarin het gemakkelijker is dan ooit om kritische gegevens van de organisatie te beheren, het zet ook een systeem op dat ook toekomstige groei van de organisatie mogelijk maakt.

Nieuwsgierig hoe u overkoepelend alle documenten en informatie beheert in Microsoft Teams? Download M-Files gratis en ontdek het zelf.