skip to Main Content

Van traditioneel ECM naar Intelligent Informatiemanagement

Van traditioneel ECM naar Intelligent Informatiemanagement

2016 was een belangrijk jaar voor Enterprise Content Management (ECM). In december luidde de jaarlijkse conclusie van Gartner dat het begrip ‘ECM’ met pensioen gaat en vervangen wordt door zogeheten ‘Content Services’. In mijn ogen dekt ook dit begrip niet de lading en is het tijd voor een meer toekomstgericht begrip: Intelligent Informatiemanagement. 

Gartner zegt letterlijk: “ECM is now dead (kaput, finite, an ex-market name), at least in how Gartner defines the market. It’s been replaced by the term Content Services.”

 

Zoals u zich misschien wel kunt voorstellen was de discussie rond deze industrietermen en het overlijden van ‘ECM’ het centrale onderwerp tijdens AIIM17.

De discussie rondom dit ECM-onderwerp is gewoonlijk niet nieuw. Wanneer ik een Euro zou ontvangen bij elke keer dat ik jaarlijks zou concluderen dat ‘ECM’ geen perfecte term is of dat het meer een strategie is om na te streven dan een beschrijving van een technologische sector, zou ik een rijk man zijn.

Het ‘pensioneren van het begrip ECM’ betekent niet dat de behoefte naar de mogelijkheden verdwijnen, noch dat iedereen zijn ECM-aanpak en bijbehorende systemen overboord moet gooien. Het betekent wel dat de term ECM niet meer alle ‘content-y’ zaken die mensen bezig houden dekt.

In de kern voorzien leveranciers in de sector oplossingen en strategieën die end-user organisaties helpen om de interactie tussen mensen, processen en technologie te managen. Hoe deze interactie gemanaged wordt, evolueert mee met hoe de technologie evolueert. In mijn opinie zijn er op zijn minst drie overlappende soorten van informatiemanagement die een actieve rol spelen in de markt:

Document Management & Workflow – ontstaan rond 1995

  • Mensen: Oplossingen zijn moeilijk in gebruik en vergen een hoop training. Gebruikers zijn vaak specialisten.
  • Processen: De focus ligt op het automatiseren van content intensieve, complexe, bedrijfskritische processen bij vooral grote organisaties
  • Technologie: Complexe, op maat gemaakte en dure implementaties. Aangeschaft door Business Buyers.

Enterprise Content Management – ontstaan rond 2005

  • Mensen: De focus verschuift van ECM ‘specialisten’ naar kenniswerkers, maar usability is nog steeds geen topprioriteit.
  • Processen: ECM gelooft dat het een bedrijfsbrede laag is, maar wordt vaak juist gedreven door indviduele afdelingen. Informatiesilo’s stampen uit de grond.
  • Technologie: Opkomst – en daarna de afname – van ‘suites’. Sharepoint ontwricht de traditionele ECM-markt.

Mobile en Cloud Content Management – ontstaan rond 2015

  • Mensen: Usability wordt prioriteit nummer één. Het onderscheid tussen thuis en kantoor begint te verdwijnen.
  • Processen: ‘Appification’ van processen. Consumentenoplossingen die ‘goed genoeg’ zijn duiken op in de MKB-markt.
  • Technologie: Configuratie, connectie en mobiele mogelijkheden worden belangrijk. File sync & share en cloudoplossingen schudden de markt op.

Naar mijn mening is dit alles duidelijk meer dan waar het traditionele ECM voor staat, vooral in de nauwe en meer traditionele, transactie gecentreerde definitie. Ik denk echter dat dit label niet meer echt de uitdagingen en strategieën die organisaties hebben omschrijft. Vooral ook omdat de markt zich verder vormt naar big data, automation en analyses. Juist deze thema’s creëren voor bedrijven toegevoegde waarde.

In mijn ogen volstaat de definitie Intelligent Informatiemanagement het best.

Deze definitie riep veel reacties op, maar waren terug te voeren tot de volgende twee vragen:

  • Waarom ‘Informatiemanagement’ in plaats van ‘Content Management’?
  • Wat wordt bedoeld met ‘Intelligent’?

Na een paar keer een valse start, zijn we eindelijk in het tijdperk van ‘Informatiemanagement’. Deze nieuwe wereld gaat helemaal over data én content, in plaats van data of content. We hebben in het verleden te maken gehad met een dichotomie tussen datamanagement en contentmanagement. Als deze dichotomie ooit al nut had, wordt met het verstrijken van de tijd het nut alleen nog maar minder. Het oplossen van de uitdagingen waarbij de klant centraal staat, vergen competenties en technologieën uit zowel de datamanagementwereld als de contentmanagementwereld.

Intelligent Informatiemanagement laat zich omschrijven in een aantal zaken. Hieronder noem ik er een paar.

Intelligent’ betekent dat we eindelijk beseffen dat het waanidee van slechts één content opslagplaats voor alles inderdaad een waanidee was. Consolidering en simplificatie, ja. Het verwijderen en vervangen van bedrijfskritische content systemen, met als doel alles op één centrale plaats te krijgen, is voor de meeste organisaties niet meer.

Intelligent’ betekent dat bedrijven veel meer geven om wat iets is (Een contract? Een factuur? Een RFP?), dan waar het staat opgeslagen.

Intelligent’ betekent dat bedrijven informatiemanagementtools nodig hebben die eenvoudig in gebruik zijn, in te zetten zijn zonder veel ‘IT-bemoeienis’ en gemakkelijk te integreren zijn in de dagelijkse processen.

Intelligent’ betekent dat niet elk bedrijfsproces een gigantisch, bestaande uit miljoenen documenten, rechtdoorzee proces is (met andere woorden een ECM-proces). Maar al deze meer eenvoudige dagelijkse processen zijn nog steeds informatie intensief. Het automatiseren van deze processen is nog steeds een kritische voorwaarde voor de digitale transformatie van bedrijven.

Intelligent’ betekent dat informatiemanagementvereisten verschillen door proces en toepassing. De markt wil specifieke mogelijkheden aanschaffen en niet een gigantische ‘totaalsuite’ die alles bezit, dus ook overbodige mogelijkheden. Het is een gedateerde ‘ECM-gedachte’ om alles met een monolithisch systeem te ondervangen.

Intelligent’ betekent dat metadata management steeds belangrijker wordt als kerninitiator van al het bovengenoemde.

Het kunnen voeren van Intelligent Informatiemanagement vraagt om een toepassing die deze zes ‘Intelligente’ benaderingen in zich heeft. M-Files biedt bedrijven deze toegevoegde waarde. Het is niet voor niets dat M-Files het snelst groeiende informatiemanagementsysteem ter wereld is. Bent u nieuwsgierig hoe dit er in de praktijk uitziet? Ik organiseer een live online demonstratie van M-Files en toon u graag welke toegevoegde waarde M-Files voor uw organisatie kan creëren. Schrijf u in voor de online demonstratie, deze is volledig kosteloos.

 

Bastiaan Brefeld
Manager Business Development
bastiaan.brefeld@geone.nl

 

 

Back To Top