Door experts wordt voorspelt dat vanaf 2020 de hoeveelheid data binnen een organisatie per jaar 4300% zal toenemen. Tal van organisaties verdrinken op dit moment al in hun data- en documentbeheer, hoe moet dat straks vanaf 2020? En hoeveel van die data en documenten is daadwerkelijk toegankelijk, accuraat en bruikbaar?

Bij de meeste bedrijven bevinden de data en documenten die van belang zijn zich nog steeds in silo’s, in verschillende formaten en in allerlei toepassingen.

En hoe, in hemelsnaam, behoud je overzicht? Laat staan inzicht!

Het volume, de diversiteit en de complexiteit van de documenten en data blijven jaar na jaar toenemen. Nieuwe tools en toepassingen duwen organisaties in richting van een ommezwaai in hun strategie rondom hun documenten en data. Dit roept weerstand op vanuit de markt, wat ik zeer begrijpelijk vind. Veel organisaties weten gewoonweg niet waar zij moeten beginnen. Daarbij wordt de verandering vaak als te drastisch ervaren, met alle gevolgen van dien: de boel wordt de boel gelaten en die databerg wordt meer en meer onbeheersbaar.

Waar begin je dan?

Gelijk je hele strategie omgooien? Weinig organisaties lopen daar warm voor.

Dus begin klein met een schaalbare oplossing

Wist u dat 55 procent van de initiatieven op het gebied van document management, ECM en automatisering mislukt? Om te voldoen aan de steeds veranderende behoeften van de markt, hebben organisaties een oplossing nodig die gemakkelijk schaalbaar is. Dankzij een goede schaalbaarheid kan in een organisatie klein begonnen worden, bijvoorbeeld met een afdeling, team of procesgroep. Met oplossingen zoals M-Files verdampen schaalproblemen en kunnen organisaties direct met een kleine stap beginnen om vervolgens desgewenst verder te groeien. Een afdeling kan als blauwdruk dienen voor de rest van de organisatie. Bovendien worden door deze nauwe focus risico’s beperkt.

Begin klein, compact en beheersbaar. Meet het succes en maak dan de volgende stap.

360-graden-beeld levert ongekende waarde op

Met de duizelingwekkende groei van data en verschillende bronnen en -formaten, moeten organisaties de informatie die hierin schuilt benutten. Daarvoor is het nodig dat informatie, data en documenten aan elkaar gerelateerd worden. Zij hebben immers vaak een relatie, alleen is dat niet terug te zien in de opslag en verwerking van deze objecten (documenten, projecten, cases, dossiers, klanten, enz.).

Voorbeeld: klanten staan opgeslagen in een CRM-systeem.

De facturen in weer een ander systeem.

De tekeningen, plannen, adviezen (of welke dienstverlening dan ook) weer ergens anders.

Op een centrale netwerkschijf staan ook nog belangrijke documenten.

Iets snel vinden is er niet bij, bovenal geeft het niet echt een overzichtelijk beeld.

De informatiemanagers, IT-managers en eigenlijk iedereen die binnen een organisatie verantwoordelijk is voor het data- en documentmanagement zijn aan zet. Zij moeten de kloof tussen teams en afdelingen overbruggen en de data, tools en inzichten die ze gebruiken met elkaar verbinden. Toepassingen zoals M-Files bieden een 360-graden-beeld dat klant- en dossierbeeld, afdeling- en team-overstijgend is. Dat betekent dat in één opslag alle relevante informatie rondom een object (een klant, project, zaak, etc.) beschikbaar is. De gemiddelde kenniswerker verspilt zo’n 2 uur per dag aan het zoeken van informatie. Dat is met een 360-graden-beeld verleden tijd, bovendien levert het inzichten op die voorheen ontbraken.

En het mooie is, met een platform als M-Files benut je deze voordelen al binnen een afdeling, divisie of team.

De lijm tussen al je informatieobjecten

M-Files fungeert als digitale lijm tussen al deze objecten. Zie het als iemand die je een opdracht geeft. Stel je het volgende voor, je loopt een gigantisch warenhuis in (IT-landschap van de organisatie) en je bent op zoek naar een specifieke outfit. Deze outfit bestaat uit aparte kledingstukken (documenten) en is voor een specifieke gelegenheid (aanleiding). Dan kun je dat hele warenhuis afstruinen naar alle aparte kledingstukken (kost veel tijd en je weet niet of je alles ziet) of je vraagt een kledingadviseur dit te doen met de gelegenheid van je outfit als opdracht. Deze persoon haalt alle gewenste elementen bij elkaar en jij hebt de perfecte outfit. M-Files is die kledingadviseur.

Met M-Files breng je alle informatie, documenten en data eenvoudig bij elkaar op één toegankelijke en gebruiksvriendelijke plek. Daarvoor hoef je niets te migreren, alles blijft desgewenst staan waar het staat. Dus geen rigoureuze ommezwaai, maar direct de voordelen benutten zonder risico.

 

Bastiaan Brefeld
Intelligent Informatiemanagement Specialist
bastiaan.brefeld@geone.nl